Wenn ein Kunde eine Rechnung nicht bezahlt, kann eine Zahlungserinnerung dabei helfen, die Forderungen einzuziehen. Mit einer Vorlage gestalten Sie dieses Schriftstück ganz einfach und wirkungsvoll.
Zahlungsrückstand: Ein häufiges Problem für Unternehmer
Wenn ein Unternehmen einen Auftrag erfüllt hat, dann sendet es dem Kunden eine Rechnung. Man sollte davon ausgehen, dass damit der letzte Bearbeitungsschritt abgeschlossen ist und dass wenige Tage später das Geld auf dem Konto verbucht wird. Das ist jedoch häufig nicht der Fall. In vielen Fällen begleicht der Kunde die Rechnung nicht fristgerecht. Das zeigt folgende Tabelle:
Aus diesen Werten geht hervor, dass beispielsweise im Jahre 2016 39 Prozent der Geschäftskunden ihre Rechnung erst nach dem Fälligkeitstermin beglichen. Das zeigt, dass der Zahlungsverzug für die Unternehmen in Deutschland ein sehr großes Problem darstellt. Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht begleicht, dann können Sie selbstverständlich ein Mahnverfahren einleiten.
Ein erster Schritt besteht jedoch in der Regel darin, eine freundliche Zahlungserinnerung zu schicken. Mit einer passenden Vorlage erstellen Sie diese ganz einfach selbst.
Das Problem der überfälligen Zahlungen ist nicht in allen Branchen gleich ausgeprägt. Je nach Tätigkeitsbereich des Unternehmens kann es dabei zu erheblichen Unterschieden kommen. (#01)
Zahlungsverzug: Gerade für Kleinunternehmer ein großes Problem
Das Problem der überfälligen Zahlungen ist nicht in allen Branchen gleich ausgeprägt. Je nach Tätigkeitsbereich des Unternehmens kann es dabei zu erheblichen Unterschieden kommen.
Das zeigt die folgende Tabelle:
| Zahlungsverzug in Tagen Verlage und Druckereien | 8,5 | |
| Versicherungen | 8,5 | |
| Pharma | 7,8 | |
| Handwerk | 7,4 | |
| Automobilindustrie und Zulieferer | 6,8 | |
| Telekommunikation | 6,7 | |
| Behörden | 6,3 | |
| Groß- und Einzelhandel | 6,2 | |
| Maschinenbau | 6 | |
| Transport und Logistik | 5,8 | |
| Baugewerbe | 5,5 | |
| Banken | 4,3 | |
An erster Stelle stehen dabei Verlage und Druckereien. Hierbei kommt es zu einem durchschnittlichen Zahlungsverzug von 8,5 Tagen. Besonders stark leiden jedoch Handwerksbetriebe unter diesem Phänomen. Diese stehen in dieser Statistik mit einem durchschnittlichen Verzug von 7,4 Tagen zwar nur an vierter Stelle, doch wirkt sich dieses Problem hierbei besonders schwerwiegend aus. Der Grund dafür besteht darin, dass es sich bei diesen Betrieben überwiegend um Kleinunternehmen handelt.
Diese verfügen meistens über eine geringe Liquidität. Wenn es nun bei einem großen Auftrag zu einem erheblichen Verzug kommt, dann hat das schwere Folgen. Wenn die Zahlung nicht fristgerecht erfolgt, reduziert das die ohnehin geringe Liquidität weiter. In manchen Fällen kann der Zahlungsverzug sogar dazu führen, dass ein eigentlich gesundes Unternehmen seine eigenen Rechnungen nicht mehr begleichen kann und daher Insolvenz anmelden muss.
In manchen Fällen wird aus dem Zahlungsrückstand nach einiger Zeit eine nicht einziehbare Forderung. Das bedeutet, dass es nicht mehr möglich ist, das Geld vom Kunden einzufordern – nicht einmal wenn das Unternehmen ein Mahnverfahren anstrebt.(#03)
In manchen Fällen wird aus dem Zahlungsrückstand nach einiger Zeit eine nicht einziehbare Forderung. Das bedeutet, dass es nicht mehr möglich ist, das Geld vom Kunden einzufordern – nicht einmal wenn das Unternehmen ein Mahnverfahren anstrebt.
Die folgende Tabelle zeigt an, wie hoch der Anteil der nichteinziehbaren Forderungen an den gesamten erstellten Rechnungen ist.
| Nicht einziehbare Forderungen (in Prozent) | 2012 | 0,7 |
| 2013 | 1,7 | |
| 2014 | 0,4 | |
| 2015 | 0,7 | |
| 2016 | 0,8 |
Nichteinziehbare Forderungen: Hohes Risiko für die Unternehmen
Die Werte mögen auf den ersten Blick zwar nur gering erscheinen. Wenn man jedoch berücksichtigt, dass die meisten Unternehmen Hunderte Rechnungen pro Jahr stellen, dann wird deutlich, dass fast alle Betriebe mehrmals jährlich mit diesem Problem konfrontiert sind. Der Totalausfall einer Forderung kann jedoch insbesondere Kleinunternehmer vor erhebliche Probleme stellen. Daher ist es wichtig, frühzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
Der häufigste Grund für einen Zahlungsverzug besteht in mangelnder Liquidität des Kunden. Das bedeutet, dass nicht genügend Reserven zur Verfügung stehen, um alle Forderungen zu begleichen. Wenn sich die Situation verschärft, führt das häufig zur Insolvenz. Das ist einer der wesentlichen Gründe dafür, dass die Forderungen nicht mehr einziehbar sind.
Wenn man diese Entwicklung betrachtet, liegt es auf der Hand, dass es wichtig ist, die Forderungen geltend zu machen, bevor es zur Insolvenz kommt. Durch eine rechtzeitige Zahlungserinnerung nach unseren Vorlagen erhöhen Sie die Chancen erheblich, rechtzeitig an Ihr Geld zu kommen.
Video: Kunde zahlt nicht? Wann und bei welchen Kunden eine Mahnung sinnvoll ist!
Zahlungserinnerung: Der erste Schritt bei rückständigen Forderungen
Wenn Sie einen Auftrag abgeschlossen oder ein Produkt an einen Kunden gesendet haben, dann erstellen Sie dafür zunächst eine Rechnung. Hierfür ist es sinnvoll, eine passende Rechnungsvorlage zu verwenden, um alle wichtigen Punkte darin aufzuführen. Wenn der Kunde darauf jedoch nicht reagiert, ist es notwendig, Ihre Ansprüche geltend zu machen. Dafür können Sie verschiedene Methoden wählen. Sie können dem Gläubiger sofort eine Mahnung mit Mahngebühren und Zinsforderungen senden.
Es ist sogar möglich, sich direkt an ein Mahngericht zu wenden, um ihre Forderungen gerichtlich durchzusetzen. Das ist jedoch nur in Ausnahmefällen zu empfehlen. In der Regel besteht der erste Schritt darin, eine Zahlungserinnerung zu senden. Erst wenn dieses Erinnerungsschreiben keinen Erfolg bringt, ist es sinnvoll, Mahnungen zu versenden oder ein entsprechendes Verfahren einzuleiten. Das Erinnerungsschreiben können Sie anhand einer Vorlage erstellen und dem Kunden per Post schicken.
Es ist zwar auch möglich, die Zahlungserinnerung mündlich, telefonisch oder per E-Mail zu übermitteln. Da es bei diesen Methoden jedoch schwierig ist, einen Nachweis über die Zustellung zu erbringen, ist es stets sinnvoll, den postalischen Weg zu wählen.
Zu welchem Zeitpunkt sollte man eine Zahlungserinnerung schreiben?
Eine wichtige Entscheidung besteht darin, den passenden Zeitpunkt für die Zahlungserinnerung zu wählen. Dafür ist es sinnvoll, zunächst das Datum der Fälligkeit der Rechnung zu betrachten. Eine Rechnungsvorlage enthält in der Regel immer ein spezifisches Datum, zu dem die Zahlung erfolgen soll.
Haben Sie keinen konkreten Zeitpunkt angegeben, ist davon auszugehen, dass der Kunde die Rechnung innerhalb von 30 Tagen nach der Erstellung bezahlen soll. Sobald der Zahlungstermin überschritten ist, können Sie eine passende Vorlage suchen und das Erinnerungsschreiben aufsetzen. Allerdings ist es nicht empfehlenswert, dieses gleich am ersten Tag nach Ablauf des Termins zu verschicken.
- Zum einen kommt es immer wieder vor, dass der Kunde sich selbst an die Rechnung erinnert und sie mit ein oder zwei Tagen Verspätung begleicht. In diesem Fall ist es sinnvoll, eine entsprechende Kulanz zu gewähren.
- Zum anderen ist es möglich, dass er die Rechnung bereits beglichen hat.
Da Überweisungen jedoch in der Regel mit einem oder zwei Tagen Verzögerung eintreffen, ist es sinnvoll, noch etwas abzuwarten. Allerdings ist es nicht zu empfehlen, allzu viel Zeit verstreichen zu lassen. Denn je länger Sie warten, desto geringer wird die Zahlungsmoral. Ein sinnvoller Zeitpunkt für das Erstellen der Zahlungserinnerung ist eine Woche nach Ablauf des Zahlungstermins.
Eine wichtige Entscheidung besteht darin, den passenden Zeitpunkt für die Zahlungserinnerung zu wählen. Dafür ist es sinnvoll, zunächst das Datum der Fälligkeit der Rechnung zu betrachten. Eine Rechnungsvorlage enthält in der Regel immer ein spezifisches Datum, zu dem die Zahlung erfolgen soll.(#02)
Zahlungserinnerung oder Mahnung: Worin bestehen die Unterschiede?
Offiziell bestehen zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung keine Unterschiede. Wenn es zu einem Verfahren kommt, werden beide Schriftstücke gleich behandelt. Wenn Sie sich die Vorlagen dafür betrachten, dann stellen Sie jedoch fest, dass die Muster für die Zahlungserinnerung deutlich freundlicher verfasst sind als Mahnungen. Die Vorlage enthält in der Regel weder Mahngebühren noch Drohungen, ein Mahnverfahren einzuleiten.
Freundlich aber bestimmt: die Grundsätze für ein gute Zahlungserinnerung
Es kommt immer wieder vor, dass ein Kunde tatsächlich vergessen hat, seine Rechnung fristgerecht zu begleichen. Auch betriebsinterne Gründe – beispielsweise wenn der dafür verantwortliche Mitarbeiter gerade krank ist – können dafür verantwortlich sein. Wenn Sie nun bereits im ersten Schreiben Drohungen aussprechen und Mahngebühren fordern, empfinden das die Kunden als unfreundlich.
Das kann dazu führen, dass sie sich beim nächsten Auftrag dazu entschließen, einen anderen Auftraggeber zu wählen. Um das zu vermeiden, ist die Vorlage für die Zahlungserinnerung stets freundlich formuliert und stellt heraus, dass Sie davon ausgehen, dass es sich beim Verzug um ein Versehen ohne böse Absicht handelt.
Allerdings ist eine derartige Vorlage dennoch bestimmt. Denn manche Kunden bezahlen die Rechnung bewusst nicht, da sie wissen, dass nicht alle Unternehmen ihre Forderungen gerichtlich durchsetzen. Es ist dennoch nicht empfehlenswert, gleich Drohungen auszusprechen. Aber wenn die Vorlage einen dezenten Hinweis darauf enthält, dass sie die Zahlungseingänge auch weiterhin genau kontrollieren werden, kann das die Wirksamkeit unterstützen.
Welche Angaben sind beim Verfassen der Zahlungserinnerung wichtig?
Eine Vorlage für die Zahlungserinnerung enthält alle wichtigen Angaben zur entsprechenden Rechnung.
Von besonderer Bedeutung sind dabei:
- die Rechnungsnummer,
- das Rechnungsdatum
- und das ursprüngliche Fälligkeitsdatum.
Darüber hinaus ist es notwendig,
- sowohl die vollständige Anschrift des Kunden,
- Ihre Firmenadresse
- sowie das Datum des Erinnerungsschreibens hinzuzufügen.
Außerdem sollten Sie angeben, bis wann Sie die Zahlung erwarten – beispielsweise „umgehend“ oder „innerhalb einer Frist von 7 Tagen“.
Einfach und praktisch: Zahlungserinnerung mit einer Vorlage erstellen
Eine Zahlungserinnerung zu verfassen, die der Kunde nicht als unfreundlich empfindet, die aber dennoch Ihre Forderungen klar zum Ausdruck bringt, ist keine einfache Aufgabe. Vielen Unternehmern fällt es daher schwer, die richtigen Worte zu finden. Daher ist es empfehlenswert, eine Vorlage zu nutzen. Diese enthält bereits den kompletten Text. Sie müssen nur noch die Anschriften des Kunden und Ihres Unternehmens sowie die Daten zur Rechnung einfügen. Mit diesem Muster verfassen Sie innerhalb weniger Minuten eine wirksame Zahlungserinnerung.
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