Effiziente Prozessabläufe sind existenziell wichtig für ein Unternehmen. Da spätestens seit den 2010er Jahren das Bündeln von Wissen eine zentrale Rolle in den Arbeitsabläufen spielt, stellt sich die Frage nach einer geeigneten Lösung für die Optimierung der unternehmerischen Vorgänge.
Ihre Mitarbeiter haben durch verschiedene Einflüsse ein individuelles Knowhow erworben. Zudem kommunizieren sie miteinander über mehrere Kanäle (u. a. E-Mail, „Flurfunk“ oder Telefon). Daraus ergibt sich eine unstrukturierte Basis für das Unternehmenswissen. Niemand weiß genau, wer welchen Kenntnisstand hat und wo spezielle Lösungen bereits bekannt sind. Für die Prozessabläufe in Ihrem Betrieb ist dies ein enormes Problem, das Sie mit einem effizienten Wissensmanagement lösen können.
Was ist Wissensmanagement (WiM)?
Der Begriff selbst ist ein Paradoxon, denn Wissen ist von Natur aus nicht managebar. Unter WiM wird daher vielmehr das Schaffen eines Umfeldes verstanden, in dem das Knowhow und die Erfahrungen aller Mitarbeiter miteinander vernetzt werden. Wissen entsteht durch die individuelle Deutung und Wahrnehmung von Informationen, die ihrerseits einen sinnvollen Zusammenhang einzelner Daten darstellen. Für diese Interpretationen greifen Ihre Mitarbeiter im Wesentlichen auf die folgenden Faktoren zurück:
- selbst gelernte Fakten
- eigene Recherchen
- eigene Erfahrungen
- Austausch mit Kollegen und anderen wichtigen, themenrelevanten Personen
- Einholung von Expertenmeinungen
Das so entstehende implizite Wissen kann nur die jeweilige Person selbst abrufen. Ein Wissensmanagement muss diese bündeln und zu einer zentral für alle zugänglichen Stelle transferieren, wo die Summe aller impliziten Kenntnisse zu einem umfangreichen expliziten Wissen werden. Entscheidend für das Gelingen ist ein ständiger Austausch der für Sie arbeitenden Frauen und Männer untereinander, was eine von allen Beteiligten koordiniert durchgeführte Teamarbeit voraussetzt.
Wissensmanagement zur Prozessoptimierung in Unternehmen
In Ihrem Unternehmen müssen die Prozesse effizient ablaufen. Das bedeutet im Wesentlichen, Ihre Prozesse müssen schnell und qualitativ hochwertig zugleich abgewickelt werden. Dafür benötigen Sie neben einer großen Anzahl an Standardvorgängen flexibel gestaltete Verfahrensstrukturen. Das ist nur dann möglich, wenn das komplette Wissen allen Mitarbeitern zentral zur Verfügung steht.
Kommt das Wissen aus verschiedenen Quellen, wird das Resultat stets unbefriedigend sein. Ein Prozess kann nur effizient ablaufen, wenn das vorhandene Know-how gebündelt von allen eingesetzt wird. Ansonsten fehlt immer etwas, und wichtige Teilarbeiten werden mehrfach oder gar nicht gemacht.
Unterschiedliche Konzepte und Tools für den Einsatz des WiM
Es gibt mehrere unterschiedliche Konzepte für den Einsatz. Am bekanntesten ist das SECI-Modell der Japaner Nonaka und Takeushi, dem die Punkte Sozialisation, Externalisierung, Kombination und Internalisierung zugrunde liegen. Viele kleine und mittelständische Unternehmen haben noch kein effizientes Wissensmanagement eingeführt, obwohl sie um deren Bedeutung für den Erfolg wissen. Da sie aus der Vielzahl an WiM- Methoden nicht das für sie geeignete Hilfsmittel heraussuchen können, trauen sich die Geschäftsführungen nicht an das Thema heran. Für Sie ist es wichtig, aus den vielen Angeboten eine individuell auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtete Anwendung zu finden.
Optimale Synergieeffekte mit zentraler Datenhaltung und Wissensmanagement
Neben der expliziten Aufbereitung der individuellen Kenntnisse Ihrer Mitarbeiter optimiert eine zentrale Datenhaltung Ihre Prozessabläufe ebenfalls. Wenn alle Beteiligten nicht nur den gleichen Kenntnisstand besitzen, sondern auf dieselben Informationen und Daten zugreifen, verkürzen sich nicht nur die Arbeitsschritte. Die Geschäftsleitung kann beispielsweise bei einer wichtigen Entscheidung auf aktuelle Fakten zurückgreifen und muss nicht auf die von der Sachbearbeitung ausgearbeiteten Daten zurückgreifen, die im Moment der finalen Entscheidungsvorlage meistens längst wieder veraltet sind. Auch die Interpretationen und Umdeutungen der Bereichs- und Abteilungsleiter fallen weg. Ein weiterer Pluspunkt sind spezielle Synergieeffekte. Da alle Mitarbeiter tagtäglich auf die zentrale Datenablage zugreifen, können sich dadurch die Akzeptanz und damit die Bereitschaft erhöhen, aktiv an den Vorgängen des Wissensmanagements teilzunehmen.
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