Startup: Welche Büroartikel braucht man wirklich?

Das Business ist angelaufen, die Büroräume gefunden und angemietet – jetzt fehlt nur noch die Einrichtung. Gerade ein junges Startup hat oftmals nicht allzu viel Geld für die Erstausstattung im Büro übrig. Das Büro ist jedoch essentiell für effizientes und effektives Arbeiten – was ist also der beste Weg das Büro einzurichten? Ganz einfach: auf das Wesentliche konzentrieren. Damit nicht an der falschen Stelle gespart wird, hier ein kleiner Guide zum Thema: welche Büroartikel braucht man wirklich?

Büro-Mobiliar: Tische, Stühle, Schränke

Das Büro-Mobiliar muss den Anforderungen entsprechen, denen es gerecht werden soll. Hier kommt es darauf an, ob es sich um ein reines Büro mit Schreibtischtätigkeit handelt, oder einen Geschäftsraum, in dem auch Kundenkontakt stattfindet. Ist Letzteres der Fall, sollte auch an das entsprechende Aussehen gedacht werden – ansonsten geht es primär um die Funktionalität.

Bei den Möbeln zählt natürlich der Komfort: es sollte daran gedacht werden, dass diese mindestens acht Stunden am Tag in Gebrauch sind. Unbequeme Stühle sind hier nicht das Richtige.

Hier gilt: wer nicht richtig kauft, kauft zweimal.

Deswegen gerade bei den Stühlen nicht sparen. Alternativ kann natürlich nach gebrauchten Stücken geschaut werden, insofern diese noch voll funktionsfähig, nicht ausgeleiert oder durchgesessen sind.

Die Schreibtische haben eine ähnlich wesentliche Rolle wie die Stühle – ohne kann kaum gearbeitet werden. Lampen sind neben Lichtspendern auch Stimmungsmacher, also sollte hier auf eine angenehme Lichtfarbe geachtet werden. Schränke oder Regale für Archivierungszwecke sind ebenfalls wichtig – all diese Sachen können jedoch getrost gebraucht gekauft werden, insofern sie den gewünschten Qualitätsstandards entsprechen.

Falls Kunden in das Büro kommen, sollte auf das entsprechende Erscheinungsbild geachtet werden. Ein Konferenztisch oder Raum kann nie schaden, zumal auch unter den Mitarbeitern das ein oder andere Mal Gesprächsbedarf bestehen wird. Sich hier an einen Tisch zusammensetzen zu können, ist in diesem Fall viel Wert und sorgt für mehr Wohlbefinden als ein Stuhlkreis.

Bürotechnik: Telefon, Rechner, Drucker

Bei der Bürotechnik gibt es ebenfalls Kernstücke, die nicht fehlen dürfen:

• Telefon
• Internetfähige Rechner
• Drucker
• Kopierer

Die Telefone sollte nach Möglichkeit sowohl eine interne als auch eine externe Verbindung möglich machen, sowie Weiterleitungen ermöglichen und eine Nummernanzeige haben. Diese Features erleichtern die Kommunikation untereinander und nach außen. Die Rechner sollten reibungsfrei laufen und über eine schnelle Internetverbindung verfügen. Während es privat nämlich bereits sehr nervig sein kann, auf einen Download zu warten, ist das während der Arbeitszeit meistens noch schlimmer. Das verringert außerdem die Effizienz.

Beim Drucker sollte überlegt werden: wie viel wird gedruckt? Soll es ein Tintenstrahl oder Laserdrucker sein? Wird ein Fax benötigt, oder ein Scanner – ist vielleicht ein Multifunktionsgerät besser? In jedem Fall ist es hier sinnvoll, sich mit verschiedenen Anbietern auseinander zu setzen und zu schauen, womit am Ende die günstigste und bequemste Lösung geschaffen wird. Eine Möglichkeit zu sparen, ist einen Händler für verschiedene Bedarfs-Artikel zu finden. Da hier festgelegt werden kann, welche Drucker vorhanden sind, geht die Bestellung schneller und es wird jeweils nur eine Bestellung benötigt, um den ganzen Bedarf abzudecken, was am Ende Versandkosten spart.

Büroartikel: Ordnen, Schreiben, Senden

Bei den klassischen Büroartikeln darf hinterfragt werden – was wird tatsächlich benötigt? Grundsätzlich wird unterteilt in:

• Ordnungsmittel
  • Ordner, Hefter, Büroklammern, Hüllen, Ablagen, Etiketten
• Schreibmittel
  • Stifte, Textmarker, Tipp-Ex, Papier, Blöcke, Post-It’s, Quittungsblock
• Versandmittel
  • Briefpapier, Umschläge, Markenvorrat, Paketband

Wenn die meiste Kommunikation über Email stattfindet und hauptsächlich am PC gearbeitet wird, werden zum Beispiel nicht zwangsläufig Blöcke benötigt. Dann hingegen ist es sinnvoll, dass die Mitarbeiter eventuell einen Laptop nutzen, damit bei Meetings zum Beispiel mitgeschrieben werden kann. Bei den Ordnungsmitteln ist die Frage, ob eine tatsächliche Ablage organisiert werden soll, oder lieber ein papierloses Büro eingerichtet wird. Dann hingegen, sollte auf genügend Sicherung auf Servern oder externen Festplatten geachtet werden: bestimmt Dinge müssen nämlich zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Es wird deutlich, dass sich das Büro vor allem den individuellen Gegebenheiten anpassen und zum Unternehmen und der Arbeitsweise passen muss – dabei sollte das Material sich den Abläufen anpassen und nicht die Abläufe dem Material, sonst wird bei der Effizienz gespart.

Sonstiges

Außer den schlicht notwendigen Dingen für die Arbeit werden ebenfalls Sachen benötigt, die das leibliche und seelische Wohl betreffen und sich nicht zwangsläufig nur um die Arbeit drehen. Denn im Büro werden täglich viele Stunden verbracht – in einer Papierwüste zu sitzen, ist da wenig ansprechend. Kleine Dinge zur Dekoration machen viel aus, wie Pflanzen und Bilder. Auch ein Kühlschrank macht Sinn, um auch Verpflegung aufbewahren zu können. Neben der Arbeit ist es nämlich wichtig, dass Mitarbeiter sich am Arbeitsplatz auch wohlfühlen können – denn zufriedene Mitarbeiter sind produktiver.

Grundsätzlich gilt: Sammelbestellungen machen den Einkauf günstiger.

Aber bevor blind drauf los bestellt wird um den Preis so niedrig wie möglich zu halten, lieber gewählt kaufen und eventuell nachbestellen was noch fehlt. Dafür sollte zwischendurch bei den Mitarbeitern nachgehakt werden, was noch gebraucht wird, oder auch einer der Mitarbeiter grundsätzlich zum Materialbeauftragten erklärt werden, der diesen Job übernimmt.

Eine gründliche Büroplanung im Vorfeld erleichtert die Budgetierung außerdem, so dass konkret geschaut werden kann, wofür wie viel Geld zur Verfügung steht. Mithilfe einer Ranking-Liste können dann zuerst die Dinge besorgt werden, ohne die es nicht geht. Zweitranginge Sachen könne dann organisiert werden, wenn noch Budget übrig ist oder wieder Geld reingekommen ist. So ist sichergestellt, dass sich Startups bei der Büroeinrichtung finanziell nicht verausgaben und sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Fazit

Mit einer ausführlichen Planung und anfänglicher Recherche zu Preisen und benötigten Dingen, lassen sich Kostenfallen bei der Einrichtung eines ersten Firmenstandortes leicht vermeiden.

Um mit der Arbeit starten zu können werden in jedem Fall benötigt:

• Praktische Schreibtische mit genügend Platz
• Komfortable, verstellbare Stühle
• Regale oder Schränke zur Ablage (ruhig gebraucht kaufen!)
• Lampen
• Telefone, Drucker, Computer
• Ordnungsmittel, Schreibmittel, Versandmittel
• Verpflegungsmöglichkeit wie Kühlschrank und Kaffeemaschine

Diese Liste kann je nach Art des Business natürlich noch erweitert oder anderweitig angepasst werden. Es ist in jedem Fall sinnvoll das Budget erst einmal für die Dinge zu planen, ohne die ein effizientes Arbeiten nicht möglich ist. Dabei sollte in keinem Fall an der falschen Stelle gespart werden – das Büro und die entsprechenden Möbel sollen schließlich eine Weile erhalten bleiben, genauso wie die technischen Geräte wie Drucker und PCs.

Je nach Zweck des Büros muss natürlich auf die Qualität und den allgemeinen Look geachtet werden. Für den Fall dass Kunden oder Geschäftspartner in das Büro kommen ist das wichtig, um den gewünschten Eindruck zu hinterlassen. Auch unabhängig von möglichem Kundenkontakt lohnt es sich, das Büro mit den vorhandenen Mitteln ansprechend zu gestalten, um den Mitarbeitern Raum zum Wohlfühlen zu schaffen.

Mit der Attraktivität des Arbeitsplatzes steigt nämlich die positive Grundstimmung und somit auch die Produktivität der Mitarbeiter – und in diese zu investieren, lohnt sich immer.

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