Spesensatz für Freiberufler: Wissenswertes zum Steuerrecht

Der Spesensatz für Freiberufler im Hinblick auf Reisekosten, Übernachtungskosten und Fahrtkosten ist für Sie ein Buch mit sieben Siegeln? Wir klären auf, welche Kosten Sie als Freiberufler oder Unternehmer bei der Steuer für eine Reise geltend machen können.

Was ist der Spesensatz für Freiberufler?

Unter die Bezeichnung Spesen fallen solche Ausgaben, die ein Freiberufler oder selbstständiger Unternehmer im Rahmen einer Reise zu einem Kunden oder potentiellen Kunden hat. Pauschalen helfen dabei, die Reisekosten mit möglichst wenig bürokratischem Aufwand als Spesensatz für Freiberufler geltend zu machen.

Der Aufwand für die Verpflegung während einer Reise ist nun deutlich höher bemessen und einfacher als pauschale Leistung steuerlich geltend zu machen. (#01)

Der Verpflegungsmehraufwand bei Reisen

Während die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand über einen längeren Zeitraum unverändert waren, gab es zum 1. Januar 2016 eine Änderung der Berechnungsgrenzen und damit einen Vorteil beim Spesensatz fürFreiberufler. Der Aufwand für die Verpflegung während einer Reise ist nun deutlich höher bemessen und einfacher als pauschale Leistung steuerlich geltend zu machen. Die neue Regelung sieht folgende Pauschalen vor:

Bei ganztägiger Abwesenheit während einer Dienstreise können pauschal 24 Euro geltend gemacht werden.
Für den Tag der An- und Abreise liegt der Betrag bei 12 Euro.
Tage mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden, werden pauschal mit 12 Euro berechnet.

Da es sich hierbei um pauschale Kosten handelt, sind sie unabhängig vom tatsächlichen finanziellen Aufwand während einer Geschäftsreise. Sollte die Verpflegung also nur 10 Euro statt 24 Euro bei ganztägiger Abwesenheit gekostet haben, wird trotzdem der pauschale Satz von 24 Euro steuerlich geltend gemacht.

Ein Nachweis über die tatsächlichen Ausgaben ist daher nicht erforderlich. Andere Sätze gelten beim Verpflegungsmehraufwand, wenn sich der Freiberufler im Ausland aufhält. Hier unterscheidet sich die Höhe je nach Land oder Stadt:

Land oder Stadt	8 bis 24 Stunden	mindestens 24 Stunden	Übernachtungskosten
Belgien	28 Euro	41 Euro	135 Euro
Frankreich allgemein	29 Euro	44 Euro	81 Euro
London (Großbritannien)	38 Euro	57 Euro	160 Euro
Italien allgemein	23 Euro	34 Euro	126 Euro
Polen allgemein	18 Euro	27 Euro	50 Euro
Russland allgemein	14 Euro	21 Euro	78 Euro
Genf (Schweiz)	41 Euro	62 Euro	174 Euro

Diese Pauschalbeträge können jährlich neu berechnet werden. Daher ist beim Spesensatz für Freiberufler ein Blick in die aktuelle Tabelle für die Absetzbarkeit von Reisekosten wichtig.

Für den Spesensatz für Freiberufler hinsichtlich der Übernachtungskosten gilt, dass diese uneingeschränkt als Werbungskosten aufgeführt werden. (#02)

Spesensatz für Freiberufler bei Übernachtungs- und Fahrtkosten

Wenn Sie als Freiberufler für einen längeren Zeitraum bei einem Auftraggeber weit abseits Ihrer eigentlichen Tätigkeitsstätte arbeiten, können Sie die Übernachtungskosten steuerlich geltend machen. Für den Spesensatz für Freiberufler hinsichtlich der Übernachtungskosten gilt, dass diese uneingeschränkt als Werbungskosten aufgeführt werden. Möglich ist das für eine Dauer von maximal 48 Monaten.

Dabei ist unerheblich, ob Kosten für ein Hotel oder die Miete einer zweiten Wohnung aufgeführt werden. Nach Ablauf der Dauer von 48 Monaten gilt die Regelung der doppelten Haushaltsführung mit den entsprechenden steuerlichen Vorgaben. Gleiche Rechte wie Freiberufler haben selbstverständlich auch selbstständige Unternehmer bei der Steuer. Damit keine Probleme entstehen, müssen Sie als Unternehmer die Quittungen, Rechnungen und Belege aufbewahren und die Höhe der Übernachtungskosten bei der Steuer nachweisen.

Beim Spesensatz für Freiberufler bezüglich der Fahrtkosten gilt, dass pro gefahrenem Kilometer 30 Cent geltend gemacht werden können. Ein Fahrtenbuch dokumentiert die tatsächlich zurückgelegten Kilometer. Ein solches Fahrtenbuch ist besonders wichtig, wenn ein Fahrzeug nicht nur geschäftlich sondern auch privat genutzt wird. Hier ist die exakte Buchführung unerlässlich, um spätere Probleme bei der Steuer zu vermeiden.

Video: Betriebsausgaben, Kassenbeleg, Reisekosten, Fahrtkosten – Rechnungswesen, Buchhaltung

Gut zu wissen: Kunden die Spesen in Rechnung stellen

Auslagen für eine Geschäftsreise zum Kundentermin können Sie nicht nur als Spesensatz für Freiberufler steuerlich geltend machen. Sie lassen sich stattdessen auch direkt beim Auftraggeber in Rechnung stellen. Das erfordert selbstverständlich eine vorherige Absprache.

Die Aufwendungen für Fahrten zum Kunden und weitere Spesen stellen Sie dann zusammen mit der geleisteten Arbeit in Rechnung. Falls erforderlich, fügen Sie Quittungen Ihrer Auslagen bei. Die Originale von Rechnungen und Kassenbelegen sollten in Ihrer Buchhaltung bleiben.