Smartphone vom Arbeitgeber: Das gilt für das Firmenhandy

Im Vergleich zur Zahl der Diensthandys vor zehn Jahren hat sich die Zahl der Mobiltelefone, die durch das Unternehmen vergeben werden, vervielfacht. Aber wie genau darf es genutzt werden?

Smartphone vom Chef

Um die Erreichbarkeit der Mitarbeiter sicherzustellen, hat der Chef Smartphones vergeben. Die Meinungen der Angestellten sind dazu geteilt. Während sich die einen darüber freuen, das meist neueste Modell mit Vertrag nutzen zu können, sehen die anderen die Sache skeptisch und wissen nicht so recht, welche Pflichten auf sie zukommen. Vielleicht fürchten sie auch, durch den Vorgesetzten kontrolliert zu werden und möchten das Privileg des Diensttelefons gar nicht. Doch einfach ablehnen können Sie ein Firmentelefon nicht.

Inzwischen besitzt jeder fünfte Arbeitnehmer ein mehr oder weniger modernes Handy vom Chef und nutzt dieses auch privat. Ob diese Nutzung erlaubt ist oder nicht, muss im Einzelfall mit dem Vorgesetzten geklärt werden. Wichtig sind auch die vertragliche Gestaltung und das nutzbare Datenvolumen sowie die möglichen Telefonate in andere Netze. Der Mobilfunkanbieter smartmobil.de bietet ebenso wie einige andere für die berufliche Nutzung eines Smartphones gesonderte Tarife an.

Privates Telefonieren mit dem Diensthandy

Der Chef stellt ein Smartphone zur Verfügung und Sie können damit nach Lust und Laune telefonieren? Ganz so ist es leider nicht, denn nicht jedes Endgerät ist für die private Telefonie überhaupt freigegeben. Das heißt, dass Sie mit einer Abmahnung rechnen oder sogar fristlos gekündigt werden können, wenn Sie privat mit dem Handy der Firma telefonieren.

Wurde die private Nutzung hingegen mit dem Vorgesetzten vereinbart, so kann das Telefon in allen Bereichen genutzt werden. Sie telefonieren somit auch privat mit dem Gerät, wobei die Bestimmungen des Datenschutzes unbedingt beachtet werden sollten. Firmendaten dürfen keinesfalls nach außen und an unbefugte Dritte gelangen! Tipp: Vereinbaren Sie die private Nutzung des Smartphones unbedingt schriftlich, so haben Sie später bei eventuellen Streitigkeiten etwas in der Hand und können die Vereinbarung nachweisen.

Viele Arbeitnehmer berufen sich darauf, dass der Arbeitgeber die private Nutzung stillschweigend geduldet habe. Doch diese Aussage muss nachgewiesen werden! Der Chef kann nur stillschweigend dulden, was er auch kennt und weiß.

Rund drei Viertel aller Diensttelefone sind laut Umfragen für die private Nutzung freigegeben, allerdings oft mit technischen Einschränkungen. Diese beziehen sich auf die Nutzung von Apps, die nicht grenzenlos heruntergeladen werden können oder auf die Einwahl in öffentliche Netzwerke bzw. das Verbot dazu. Nur eine komplett freie Nutzung erlaubt den privaten Einsatz ohne jedwede Beschränkung.

Was passiert aber, wenn der Chef von der privaten Nutzung erfährt, diese aber nicht vereinbart war? Er kann den Arbeitnehmer abmahnen oder ihm sogar eine Kündigung ausstellen. Ohne Einhaltung einer Frist! Beispielhaft kann hier die Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Hessen herangezogen werden, das über einen Fall zu entscheiden hatte, bei dem ein Arbeitnehmer im Urlaub das Diensthandy genutzt hatte. Mehr als 500 Euro an Roamingkosten waren angefallen, dafür bekam er die fristlose Kündigung. Das Landesarbeitsgericht sah diese für rechtens an. Generell sollte geregelt sein, wie im Falle eines Auslandsaufenthaltes zu verfahren ist. Darf das Diensthandy weiter verwendet werden?

Eine gute Lösung ist das Twin-Bill-Verfahren. Dabei enthält die SIM-Karte des Telefons zwei Rufnummern, die nach privat und geschäftlich getrennt werden können. Der Anwender schaltet zwischen den beiden Modi je nach Art des Anrufs oder der Nutzung und es werden zwei getrennte Rechnungen erstellt. Der Arbeitgeber trägt damit nur die beruflich verursachten Kosten, der Arbeitnehmer übernimmt seine privaten Gebühren und hat dennoch den Vorteil, ein neues und modernes Telefon zur Verfügung zu haben.

Video: WhatsApp auf dem Diensthandy: Muss die App jetzt gelöscht werden?

Diese Kosten fallen an

Geht es um die private Nutzung des Diensthandys, so steht auch die Frage nach den Kosten sofort im Raum. Generell ist es empfehlenswert, wenn Firmen zu einem Businesstarif greifen, denn dieser ist meist günstiger und bietet deutlich mehr Leistungen. Insgesamt zahlt der Chef dann die Vertragskosten für das Telefon, wobei je nach Regelung die privaten Telefongebühren durch den Angestellten zu tragen sind oder ebenfalls übernommen werden.

Der Arbeitgeber kann die durch die Nutzung des Handys entstandenen Kosten von der Steuer absetzen, denn die privaten Gespräche des Angestellten unterliegen nicht der Lohnsteuer. Genaue Kosten können an dieser Stelle nicht genannt werden, denn sie sind je nach vertraglicher Gestaltung unterschiedlich.

Angstthema Datenschutz

Schon früher war der Schutz der sensiblen Firmendaten ein Thema, das so manchen Unternehmer beschäftigte. Doch seit der Gültigkeit der neuen Datenschutzverordnung sind hin und wieder Perlen von Angstschweiß auf der einen oder anderen Unternehmerstirn zu sehen. Gerade bei der Nutzung eines Diensttelefons stellt sich die Frage, wie es um den Datenschutz bestellt ist. Dabei ist wichtig, dass für die private Nutzung des Telefons das Fernmeldegeheimnis gilt. Es geht daher niemanden etwas an, was hier gesprochen wird! Auch den Arbeitgeber nicht, der nicht mithören oder die Gespräche nachverfolgen darf. Der Arbeitnehmer wiederum muss dafür sorgen, dass keine internen Informationen und Daten nach außen gelangen.

Eine Anti-Malware-Software hilft ebenso wie eine Anti-Viren-Software dabei, für mehr Sicherheit beim Telefonieren zu sorgen. Der Arbeitnehmer kann aber zur Verantwortung gezogen werden, wenn durch seine Schuld sensible Daten an Dritte gelangt sind. Wer das Diensthandy also mitnimmt, wenn er ins Restaurant geht, und lässt es dort auf dem Tisch liegen, muss für einen eventuellen Schaden durch gestohlene Daten aufkommen.

Viele Arbeitgeber sehen die Gefahr der Datenverbreitung (ob gewollt oder ungewollt) und schließen eine Versicherung ab. Diese kann aber auch der Arbeitnehmer vereinbaren.

Ständige Erreichbarkeit gewünscht?

Das mag sich zwar manch Arbeitgeber so vorstellen, doch die ständige Erreichbarkeit des Angestellten ist nicht vorgegeben. Der Chef kann keinen gesetzlichen Anspruch dazu geltend machen, ob ein Mitarbeiter rund um die Uhr und auch an freien Tagen erreichbar ist. Anders ist es, wenn eine Rufbereitschaft vereinbart wurde, dann darf sich der Mitarbeiter nicht weigern, an sein Handy zu gehen. Zusätzlich können im Arbeitsvertrag entsprechende Punkte vereinbart werden, die die Erreichbarkeit des Mitarbeiters im Notfall gewährleisten sollen. Eine Rufbereitschaft sollte sich für den Arbeitnehmer aber finanziell auszahlen!

Video: Der Rechtstipp: Das Diensthandy

Regelungen zu Apps und E-Mails

Es gibt zahlreiche rechtliche Regelungen zum Firmenhandy und zu diesen zählen auch die folgenden Festlegungen:

1. WhatsApp
   WhatsApp mag zwar beliebt sein, ist datenschutzrechtlich gesehen aber nicht ganz unproblematisch. Denn: Wer diesen Dienst nutzt, leitet seine gespeicherten Kontakte bzw. deren Telefonnummern automatisch an das Unternehmen weiter. Das Amtsgericht Bad Hersfeld hat in seinem Urteil vom 20.03.2017 mit dem Aktenzeichen Az. F111/17 EASO festgestellt, dass damit ein Rechtsverstoß vorliegt, für den die Nutzer sogar abgemahnt werden können. Werden die Daten zu WhatsApp im dienstlichen Kontext genutzt, liegt gleich noch ein weiterer Verstoß vor. Sinnvoll ist es, sich eine schriftliche Einverständniserklärung der Kontakte geben zu lassen, damit es keine rechtlichen Probleme geben kann. Oder Sie nutzen einen anderen Messengerdienst!
2. E-Mails
   Ein Tipp: Sorgen Sie immer für getrennte berufliche und private E-Mail-Konten, denn ein versehentliches Versenden einer beruflichen Information an einen unbefugten Dritten kann ernste Konsequenzen nach sich ziehen. Kommt der Chef dahinter, dass hier per Mail Unternehmensdaten versendet worden sind, ist das ein Grund für die Abmahnung!

Das private Handy nutzen

Möglich ist auch die umgekehrte Variante und Sie bekommen das Smartphone nicht vom Arbeitgeber gestellt, sondern sollen ihr eigenes, privates Handy beruflich nutzen. Die Sache scheint vor allem für den Arbeitgeber gut zu sein, denn dieser mus keine Handyverträge für seine Mitarbeiter abschließen. Doch auch der Angestellten profitiert von dieser Regelung, denn viele Chefs bieten den Kauf des Smartphones an. Sie erhoffen sich dadurch mehr Produktivität bei ihren Mitarbeitern. Auch beim privaten Handy im Büro sollte eine saubere Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Nachrichten vorgenommen werden, damit es nicht zu einer Vermischung und zu Verstößen gegen das Datenschutzgesetz kommt.

Der Chef sagt: „Her mit dem Telefon!“

Auf diese Aufforderung fragt sich der Arbeitnehmer mit großer Wahrscheinlichkeit, ob der Chef das überhaupt darf. Kann er die Herausgabe des Telefons verlangen? Zuerst einmal ist das Smartphone ein Arbeitsmittel und zählt zum Eigentum des Unternehmens. Es steht einem PC oder dem Drucker in nichts nach und muss auch wie diese übrigen Arbeitsmittel behandelt werden. Das Unternehmen darf sein Eigentum zurückverlangen, ein Angestellter hat kein Recht auf Einbehaltung des Handys. Verweigert ein Arbeitnehmer die Herausgabe, so darf ihm fristlos gekündigt werden. Zumindest ist das Landesarbeitsgericht Köln dieser Meinung und bekräftigte sie im Urteil mit dem Aktenzeichen Az. 7 Sa 312/11.

War das Gerät aber nicht nur für dienstliche Zwecke vorgesehen, sondern durfte es auch privat genutzt werden, so muss dem Mitarbeiter genügend Zeit für die Sicherung seiner privaten Daten gegeben werden. Er darf das Handy bis zum Ende der Kündigungsfrist weiter verwenden. Eine Ausnahme gilt für Mitarbeiter in Führungspositionen. Sie sollen meist keine Gelegenheit bekommen, sensible Daten zu sichern oder weiterzugeben und müssen daher ihr Telefon direkt bei Aushändigung der Kündigung herausgeben.

Kontrolle durch den Arbeitgeber

Viele Angestellten befürchten eine starke Kontrolle durch den Arbeitgeber und fragen sich, ob dieser dazu überhaupt berechtigt ist. Hier gilt, dass der Chef zwar bezahlen darf, mithören kann er aber nicht. Jeder Mitarbeiter genießt das Recht auf „informationelle Selbstbestimmung“ und das gilt nicht nur für den Angestellten selbst, sondern auch für seinen Gesprächspartner. Der Chef macht sich strafbar, wenn er Gespräche heimlich mitschneidet und darf auch den Standort des Mitarbeiters nicht über GPS ermitteln. Dieser Vorgehensweise müsste der Mitarbeiter zustimmen.

Die Befugnisse des Arbeitgebers sind relativ weitreichend, wenn es sich um ein dienstlich genutztes Telefon handelt. Hier darf der Chef prüfen, ob Sie sich an die Vorgaben halten und kann die Einzelverbindungsnachweise nach privaten Nummern durchsehen. Er kann auch den E-Mail-Verkehr überwachen und hat Zugriff auf die von Ihnen besuchten Internetseiten. Er kann sogar gespeicherte Fotos ansehen! Nutzen Sie das Smartphone allerdings auch privat, gilt das Fernmeldegeheimnis und der Arbeitgeber darf nichts kontrollieren.

Das Diensthandy ist weg

Die Befürchtung hegt wohl jeder, der ein Smartphone oder Handy nutzt: Es könnte weg sein! Richtig unangenehm wird die Sache, wenn es sich um ein Diensthandy handelt, denn hier muss der Arbeitnehmer die Verantwortung dafür übernehmen. Allerdings gilt die Einschränkung, ob eine Fahrlässigkeit vorlag oder nicht. Wird das Diensttelefon aus der Jacke gestohlen oder fällt es herunter, liegt keine Fahrlässigkeit vor und der Mitarbeiter muss nicht haften.

Lässt er es aber in einer Bar oder anderswo liegen (dazu noch entsperrt oder mit beiliegendem PIN), gilt dies als fahrlässig. Problematisch sind die sensiblen Daten des Unternehmens, die auf dem Telefon gespeichert sind. Kommt es dadurch zu Schäden für das Unternehmen, muss der Mitarbeiter sowohl für das abhandengekommene Telefon als auch für den Schaden im Unternehmen zahlen.

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