SmartMeeting ist das, was der Gründer braucht. Wer von Meeting zu Meeting jagt, von Mentor zu Investor, von München nach Hamburg, der kennt den Stress der ständigen Abstimmung von Meetings. Der kennt das nervige Hinterher-Telefonieren. Das Nicht-Erreichen. Damit ist jetzt Schluss, denn in diesem Jahr erhält die Welt „SmartMeeting„, eine App aus dem Hause COSYNUS. Wir waren gestern in der Show des SmartMeeting-Informationstag in Darmstadt am Europaplatz live dabei.
SmartMeeting: die neue App der COSYNUS GmbH
Die COSYNUS GmbH aus Darmstadt ist dem Mobile-Thema schon etwas länger verhaftet. Sie bietet Unified Communication- und Enterprise Mobility-Lösungen, wie sie es nennt und ihre Produkte werden täglich von cirka 25.000 Nutzer verwendet. Mit SmartMeeting begibt sich COSYNUS nun auf ein neues Feld und bietet eine App als Lösung, die nach Aussage des Geschäftsführers Michael Reibold völlig neu auf dem Markt ist. Wettbewerber gibt es keine. Na, das verspricht Fortüne. Wir wollen es für ihn hoffen. Verdient hat er es, hat er doch sehr viel Zeit in Planung und Entwicklung gesteckt.
Absprache von Terminen in Sekunden
Was ist so neu an SmartMeeting? Es ist die Verkürzung der Dauer der Abstimmung bei Meetings. Wer sich mit fünf Partnern zu einem Meeting verabreden möchte, kennt den langwierigen Abstimmungsprozess. Als Initiator eines Meetings muss man sich vor allem mit externen Meeting-Teilnehmern oft lange über freie Timeslots unterhalten, bis man schließlich zu einem passenden Termin gefunden hat. Einmal kann der Eine nicht, dann liegt es dem Anderen zu dicht an einem anderen Termin. Aber das kann man ja auch nicht riechen. In einer Untersuchung hat COSYNUS herausgefunden, dass man im Schnitt 23 Minuten pro Meeting für die Termin-Koordination im herkömmlichen Verfahren verwendet. Wer pro Woche zehn oder mehr Meetings anstößt, wird schnell merken, dass er so schnell einen halben bis ganzen Tag nur mit der Koordination verbringt.
Analoge Alternative zu SmartMeeting: die Sekretärin
Die Sekretärin ist routiniert im Abstimmen der Meetings. Sie weiß, dass Stefan morgens weder für eine Terminabstimmung ansprechbar ist, noch dass er überhaupt über ein Meeting „mitten in der Nacht“ nachdenken würde. Dafür sitzt er auch gerne abends länger im Konfi und trägt im Meeting Gutes bei. COSYNUS-Geschäftsführer Michael Reibold hütet sich, dieses Informationszentrum im Unternehmen ersetzen zu wollen. Aber die nervige Last der Terminabstimmung ein wenig erleichtern, wenn nicht sogar von den hübschen Schultern nehmen, das möchte er schon… SmartMeeting kennt die Meeting-Gewohnheiten von Stefan. SmartMeeting greuft auf Stefans Exchange-Kalender zu und weiß daher auch, wann Stefan bereits in Meetings steckt. So ermittelt SmartMeeting für den Meeting-Initiator – oder dessen Sekretärin – nur sinnvolle Terminvorschläge. Wenn Stefan dann so gegen Elf, wenn er ins Office reinkommt, auf seinem iPhone den Terminvorschlag vorfindet, kann er eigentlich nur noch zustimmen und den Button klicken. Das ist auch für ihn schon wesentlich angenehmer als ein „Der müsste doch wissen, dass ich da nie kann…„.
Okay, ich für meinen Teil rede lieber mit Menschen. Und ich lege derlei lieber in die Hände von Julia, die mir dann auch noch sagt, dass ich dem Stefan an dem Tag noch ein kleines Präsent mitbringen sollte, da er uns letzten Monat etwas Gutes getan hat. Aber das ist nur meine persönliche Meinung.
Digitale Alternative zu SmartMeeting: Outlook / Exchange?
Das Abstimmen von Meetings geht auch digital. Microsoft Exchange / Outlook bieten Möglichkeiten zum Führen von Kalendern. Diese lassen sich auch übereinander legen, so dass man freie Time-Slots schnell erkennt. Wozu also braucht die Welt SmartMeeting? Nun, wer noch immer Outlook und Exchange (oder ein ähnliches System ) nutzt, führt die Abstimmung immer noch persönlich. Der Vorschlag eines Termins für das Meeting berücksichtigt nicht die Belegt-Informationen der anderen Meeting-Teilnehmer. Genau das aber leistet SmartMeeting. SmartMeeting greift auf die Terminkalender aller Teilnehmer-Aspiranten zu und sucht nach möglichen Plätzen für das gewünschte Meeting. So kommt es gar nicht erst zu ungünstigen Vorschlägen und die vergeblichen Gespräche um einen solchen vermeintlichen Termin. Alle Teilnehmer von SmartMeeting müssen der App nur den Schreib- und Lese-Zugriff auf ihren Kalender erlauben, und schon kann es losgehen.
Die Abstimmung per Exchange / Outlook hat für mich persönlich einen kleinen, feinen Vorzug. Das sind zum Beispiel die Einwahl-Daten für eine Telko, (wenn das Meeting rein virtuell stattfindet) die sich leider doch fast jedes Mal ändern. Über meinen Kalender habe ich diese dann doch immer just in time griffbereit. Aber vielleicht sind da andere wesentlich besser organisiert und haben solcherlei Zahlendrachen in ihrem Hirn fest verankert.
SmartMeeting: Erfahrungsberichte und Test
Die Entwicklung von SmartMeeting ist bald abgeschlossen und COSYNUS-Geschäftsführer Michael Reibold hat gut daran getan, das Produkt einer Gruppe von Test-Nutzern zur Verfügung zu stellen. Wichtiges Feedback wurde so generiert, welches dazu verwendet werden konnte, SmartMeeting weiterzuentwickeln. Aus dem ursprünglichen Produkt wurde so ein Tool, welches die Workflows der Test-User perfekt abbildet. Das Tool SmartMeeting kann bereits in Apples AppStore heruntergeladen werden. Allerdings: man muss sich dann noch manuell freischalten lassen. Zuviel Öffentlichkeit ist derzeit noch nicht erwünscht. Aber das ist nachvollziehbar. Wenn das Produkt Marktreife erreicht, wird das sicher anders. Bis dahin zieht man noch reichlich Nutzen aus den Erfahrungsberichten der ersten Test-Nutzer.
Einige der Erfahrungsberichte kann man auf der Produkt-Webseite von SmartMeeting einsehen. Ralf Baumann, Steuerberater in der Baumann & Baumann GbR, schätzt die Meeting-zentrische Ansicht. Er kann bestätigen, dass SmartMeeting seine Terminvereinbarung vereinfacht. Andre Peters wiederum, er ist Inhaber von Andre Peters · Media Consulting, weiß die dynamischen Meeting-Anfragen von SmartMeeting zu schätzen.
Ausblick: quo vadis SmartMeeting?
SmartMeeting ist ein nettes Tool, welches ganz gut in die Landschaft der Organisations-Apps passt. SmartMeeting bindet derzeit bereits neben Outlook / Exchange auch Tobit / David an. Die Kalender Google und Apple werden sicher bald folgen. Wer also bereit ist, einer weiteren App auf seinem SmartPhone Kost & Logis zu bieten, wird sich sicher mit einer Vielzahl von Geschäftspartnern leichter abstimmen können.
SmartMeeting als WhatsApp-Plugin?
Welche andere App hat eine ähnliche Verbreitung wie WhatsApp? Im privaten wie im geschäftlichen Bereich ist die WhatsApp auf diesem Planeten „gesetzt“. Wäre es nicht schön, die SmartMeeting-App als Plugin in WhatsApp einzuklinken? Man nutzt das dortige Verzeichnis der Kontakte, muss nicht eine weitere Oberfläche hinzunehmen, erweitert Bekanntes nur. Zudem käme so eine Chat-Möglichkeit für die Meeting-Teilnehmer hinzu.
Unser Fazit
SmartMeeting hat durchaus das Zeug, sich in der Organisationslandschaft einen festen Platz zu erobern. Sobald dies geschieht, wird sich COSYNUS natürlich gegen andere Marktteilnehmer durchsetzen müssen. Das Thema Meeting-Abstimmung wird nicht zum ersten Mal gedacht, wenn auch nicht exakt so wir bei SmartMeeting. Wir bleiben am Ball und beobachten den Produktlaunch. Nach Ablauf des 100-Tage-Fensters nach dem Launch werden wir sicher Zeit für ein Interview mit COSYNUS-Geschäftsführer Michael Reibold finden, der uns über seine Erfahrungen beim SmartMeeting-Launch berichten wird.
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