Das Rechnungswesen ist für viele Unternehmer eine lästige Pflicht. Dabei wird gern vergessen, dass über Buchhaltung und Co. die wichtigsten Daten zum Unternehmen bereitgestellt werden.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Rechnungswesen im Unternehmen: Begriffe und Aufgaben
Über das Rechnungswesen eines Unternehmens werden alle Daten zu Einnahmen und Ausgaben, zu Forderungen und Verbindlichkeiten erfasst. Damit dienen diese Daten zum einen der Auskunft gegenüber Dritten, zum anderen aber auch gegenüber dem Unternehmen und der Geschäftsleitung selbst.
Die finanzielle Lage des Unternehmens wird somit ständig dargelegt, die Kontrolle über die aktuelle Finanzlage ist jederzeit gegeben. Für jeden Gründer ist es daher wichtig, das Rechnungswesen verstehen und als Unternehmer anwenden zu können.
Die verschiedenen Begriffe des Rechnungswesens kurz erklärt
Im Bereich des Rechnungswesens gibt es verschiedene Begriffe, die gern synonym angewendet werden. Doch sie meinen eben nicht alle dasselbe. Zum besseren Verständnis daher hier eine kurze Übersicht zu den wichtigsten Begriffen aus dem Bereich des Rechnungswesens:
Externes Rechnungswesen
Bestandteil des externen Rechnungswesens ist die Finanzbuchhaltung. Über diese wird die finanzielle Situation des Unternehmens nach außen hin dargestellt. Verschiedene Instrumente werden dabei angewendet, zu denen unter anderem die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die Gewinn-und-Verlust-Rechnung oder auch die Bilanz zur Gewinnermittlung gehören.
Das betriebliche Rechnungswesen kann weit mehr als nur Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen. (Foto: Adobe Stock-Andrey Popov)
Buchhaltung
Die Buchhaltung ist keine Unterart des Rechnungswesens, sondern bezeichnet lediglich eine Abteilung innerhalb des Unternehmens, in der die Buchführung vorgenommen wird.
Internes Rechnungswesen
Planung, Koordination von Unternehmensprozessen und Kontrolle gehören zum internen Rechnungswesen, welches auch als Controlling bezeichnet wird. Mit seiner Hilfe sollen objektive Entscheidungen im Management getroffen werden können. Angewendet werden hier unter anderem die Kosten- und Leistungsrechnung, die Selbstkosten-, Investitions- oder Kostenartenrechnung.
Buchführung
Die Buchführung ist einer der Begriffe, die häufig mit dem Rechnungswesen gleichgesetzt werden. Enthalten ist hier aber nur die Finanzbuchführung aus dem externen Rechnungswesen. Die Aufzeichnungen für eine korrekte Buchführung, der übrigens alle Unternehmer verpflichtend unterliegen, sind in einer bestimmten Form zu tätigen und unterliegen den Regelungen zur Steuergesetzgebung.
Aufgaben des betrieblichen Rechnungswesens
Das betriebliche Rechnungswesen kann weit mehr als nur Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen. Vielmehr werden die wichtigsten Informationen über den derzeitigen Unternehmenszustand gegeben. Kennzahlen, die Selbstständige benötigen, werden hier gesammelt und ausgewertet, damit die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens korrekt beurteilt werden kann.
Danach wiederum bemessen sich wichtige Entscheidungen für die Zukunft der Firma. Um nun Buchhaltung und Rechnungswesen für Anfänger zu erklären und die Notwendigkeit der ordnungsgemäßen Buchführung (neben der gesetzlichen Vorschrift dazu) zu erkennen, ist es wichtig, die jeweiligen Aufgaben zu kennen.
Die Buchführung ist einer der Begriffe, die häufig mit dem Rechnungswesen gleichgesetzt werden.(Foto: Adobe Stock-Andrey Popov)
Dazu gehören folgende:
- Aufzeichnung aller wirtschaftlichen Vorfälle im Unternehmen
- Auswertung der wert- und mengenmäßig erfassten Wirtschaftsvorfälle
- jederzeitiger Überblick über die aktuelle Finanzlage des Unternehmens
- Auskunftsfähigkeit gegenüber Dritten (u. a. Steuerbehörden)
- Entscheidungsgrundlage für wirtschaftliche Entscheidungen
- Planbarkeit des weiteren Unternehmenswegs
Die 5 besten Tipps zum Rechnungswesen für Gründer und Start-ups
Viele junge Unternehmer können sich an das Rechnungswesen aus der Berufsschule, vom BWL-Studium oder wenigstens vom Hörensagen erinnern. Nicht alle Gründer haben die gleichen Voraussetzungen, was die Vorkenntnisse angeht. Dennoch ist es wichtig, dass sich alle mit dem Thema Buchführung und Rechnungswesen auseinandersetzen.
Gründer und Start-ups sollten die folgenden fünf Tipps kennen, mit denen das Rechnungswesen kein Buch mit sieben Siegeln mehr ist:
Die Spielregeln des Rechnungswesens beherrschen
Deutschland ist bekannt für seine Bürokratie – man legt unheimlich großen Wert auf korrekte Abläufe. Für alles gibt es genaue Vorschriften, die einem Unternehmer bekannt sein müssen. „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht!“ Diesen Spruch sollten auch Unternehmer beherzigen. Jeder sollte wissen, wann welche Dokumente mit welcher Frist und wo vorliegen müssen. Das kann durchaus eine Herausforderung sein, sorgt aber auch dafür, dass die Geschäfte reibungslos laufen.
Gerade in puncto Buchführung gibt es einige Dinge zu beachten und Aufgaben zu erfüllen, die bei Nichterledigung mit empfindlichen Strafen einhergehen können. Die „Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen“ müssen beachtet werden. Auch der Datenschutz ist relevant, Zuwiderhandlungen können Strafen nach sich ziehen.
Auch wenn die Finanzbuchhaltung als Teil des Rechnungswesens besonders wichtig ist, spielt die DSGVO dennoch eine große Rolle und ihre Vorgaben müssen strikt beachtet werden. Unternehmer sollten sich diesbezüglich selbst auskennen und sich nicht nur auf Mitarbeiter verlassen. Denn: Im Schadensfall sind sie selbst haftbar zu machen!
Die wichtigsten Begrifflichkeiten kennen
Gründer und Start-ups sehen sich häufig absolutem Neuland entgegen, wenn sie sich mit der Buchführung und dem Rechnungswesen befassen. Ein wenig erinnert das Herantasten an das neue Aufgabenfeld dem Erlernen einer Fremdsprache. Im Grunde sollte es auch so gesehen werden, denn das Rechnungswesen kennt seine eigenen Vokabeln. Zu Beginn sind bloße Definitionen auswendig zu lernen, die jeweiligen Begrifflichkeiten können dann schon bald in der Praxis angewendet werden.
Der gute Überblick über alle Begriffe und deren Bedeutung ist wichtig, auch wenn ein Steuerberater die wichtigsten Dinge erledigt. Wer keinen Missverständnissen unterliegen will und mit Finanzfachleuten auf Augenhöhe kommunizieren möchte, muss sich mit den Vokabeln auskennen.
Gründliches Arbeiten als Voraussetzung
Um die Buchführung als ordentlich bezeichnen zu können, muss sie regelmäßig durchgeführt werden. Es hilft nicht, alle Belege zu sammeln und sich einmal im Monat oder in noch längeren Abständen hinzusetzen, um sämtliche Buchungen zu erfassen. Je nach Rechnungsaufkommen ist es weitaus sinnvoller, sich regelmäßig und hier am besten täglich mit der Buchführung zu befassen. Damit werden auch wirtschaftliche Entscheidungen in ihrer Richtigkeit deutlich, ebenso lassen sich Fehlentscheidungen früher erkennen.
Durch die Daten wird direkt deutlich, wann sich das Unternehmen von seinem gesetzten Umsatzziel entfernt. Am Monatsende sollte eine Erfolgsprüfung anstehen, außerdem muss wenigstens einmal monatlich alles daraufhin überprüft werden, ob Buchungen ordnungsgemäß und vollständig sind. So werden schlaflose Nächte kurz vor der Gewinn-und-Verlust-Rechnung am Ende des Geschäftsjahres vermieden.
Rechnungsprogramme nutzen
Neben der Buchung der Rechnungen ist es wichtig, diese überhaupt erst einmal korrekt zu schreiben. Dafür müssen Unternehmen die genauen Daten kennen, die auf eine Rechnung gehören. Sind diese nicht vollständig, kann sich der Rechnungsempfänger sogar weigern, die Rechnung zu bezahlen. Kleinunternehmer können dabei eine vereinfachte Form der Rechnung nutzen. Wer sich nicht manuell mit der Rechnungslegung auseinandersetzen möchte, sollte sich um ein gutes Rechnungsprogramm bemühen.
Die Vorteile der Anwendung derartiger Programme liegen auf der Hand: Die Rechnungsstellung wird einfacher, rechtlich sicher und innerhalb kürzerer Zeit möglich. Außerdem werden die Steuersätze jeweils automatisch richtig berechnet, zudem kann ein Überblick über bereits gestellte Rechnungen und noch offene Zahlungen erstellt werden. Auch die Stellung einer Mahnung ist per Knopfdruck möglich. Angebote, Rechnungen und Mahnungen können im Programm miteinander verknüpft werden.
Neben der Buchung der Rechnungen ist es wichtig, diese überhaupt erst einmal korrekt zu schreiben. (Foto: Adobe Stock-Andrey Popov)
Digitales Rechnungswesen einführen und nutzen
Unternehmern wird empfohlen, sich von der manuellen Buchführung zu entfernen und in Zukunft das digitale Rechnungswesen zu nutzen. Dabei können die jeweiligen Daten in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden. Diese kommen nicht mehr verzögert beim Unternehmer an, sondern sind jederzeit mit aktuellem Stand abrufbar.
Die finanzielle Lage des Unternehmens wird zum Zeitpunkt x deutlich und es müssen keine mehrtägigen Verzögerungen hingenommen werden. Es ist zudem ersichtlich, ob und wann ein Kunde seine Rechnungen bezahlt hat, wann sein Geld auf dem Unternehmenskonto verbucht wurde und welchen Stand das Konto derzeit hat. Die Vorteile der Buchführung in Echtzeit sind klar: Die Informationsqualität ist besser, Fehlentscheidungen zu Investitionen werden vermieden. Außerdem ist die Entscheidungsfreiheit größer, weil auch spontane Entscheidungen getroffen werden können.
Insgesamt wird das Arbeiten effektiver und nachhaltiger möglich. Nachhaltigkeit wird hier nicht nur auf die Unternehmensentscheidungen bezogen, sondern auch auf den Verzicht auf Papier, weil die digitale Buchführung keine Ausdrucke der Daten mehr erfordert.
