Rechnungen schreiben als Start-up: Was ist zu beachten?

Das Schreiben von Rechnungen für das eigene Start-up ist etwas Tolles. Vielleicht zum ersten Mal in ihrem Leben schreiben Gründer eine Rechnung, die rein für sie und das eigene Unternehmen und nicht den Betrieb anderer ist. Doch mit dieser Genugtuung kommen die Pflichten auf Gründer zu.

Eine Rechnung kann nicht »einfach mal so und irgendwie« geschrieben werden – zumindest nicht, wenn sie für das Finanzamt geeignet sein und den eventuell vorhandenen Steuerberater nicht in die Krise stürzen soll. Aber wie funktioniert das richtig? Dieser Artikel setzt sich mit dem Thema auseinander.

Der harte Geschäftsalltag: Es müssen allerlei steuerliche und buchhalterische Pflichten erfüllt werden. (#1)

Eine Finanzamt-konforme Rechnung

Eine Rechnung hat schriftlich zu erfolgen. Heute sieht das so aus, dass sie in digitaler Form vorhanden sein muss, also mit dem Computer erstellt wird. Es gibt Ausnahmen für Rechnungen auf Verkaufsmessen, doch selbst diese müssen in der Regel später eingescannt werden. Zudem muss die Rechnung bestimmte Punkte enthalten, um vor dem Finanzamt zu bestehen:

Versender – das Start-up muss auf der Rechnung mitsamt Name, Anschrift, Kontaktdaten, Steuernummer oder, wenn vorhanden, die Umsatzsteueridentifikationsnummer notieren. Die Umsatzsteuernummer ist der eigentlichen Steuernummer vorzuziehen.
Ausstellung – das Ausstellungsdatum ist eine Pflichtangabe.
Rechnungsnummer – die Rechnungen erhalten eine fortlaufende Rechnungsnummer. Ob diese dauerhaft fortlaufend sind oder jeweils mit dem Jahreskürzel kombiniert werden, ist unerheblich.
Anschrift – der Rechnungsempfänger wird ebenfalls mit Name, Betrieb und Anschrift aufgeführt – wie bei jeder Briefanschrift. Es ist sinnvoll, die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsempfängers ebenfalls mit aufzunehmen. Diese kommt natürlich nicht ins Adressfeld, lässt sich aber gut unter die Rechnungsnummer setzen.
Leistungen – die erbrachten Leistungen oder Lieferung müssen mit Datum, Zeitraum und Stückzahl bezeichnet werden.
Entgelt und Steuer – das Entgelt für die Leistung oder Lieferung wird zuerst netto, dann mit dem korrekten Steuersatz addiert und schließlich als Gesamtsumme auf der Rechnung ausgewiesen.
Zahlungsziel – am Ende wird ein Zahlungsziel definiert und dieses notiert.

Auch bereits geleistete Anzahlungen oder vereinbarte Rabatte müssen auf der Rechnung aufgeführt werden. Das funktioniert mitunter über eine eigene Zeile »bereits erhaltene Anzahlung«. Dieser Betrag wird natürlich von dem Gesamtbetrag abgezogen.

Bei Kleinbetragsrechnungen von bis zu 150 Euro gelten gelockerte Bedingungen. Bei ihnen braucht der Leistungsempfänger beispielsweise nicht mit einer Adresse aufgenommen werden. In der Praxis empfiehlt es sich aber, jede Rechnung gleichermaßen aufzubauen.

Gibt es Ausnahmen?

Wie bereits erwähnt, gelten für Kleinbetragsrechnungen andere Regeln. Wer als Start-up regelmäßig auf einer örtlichen Kleinmesse verkauft oder einen Stand auf einem Flohmarkt hat, der hat natürlich nicht die Möglichkeit, vor Ort Rechnungen mit dem PC zu schreiben. Dennoch sollte natürlich alles korrekt erfolgen, was gut über Rechnungsblöcke erfolgen kann. Auch auf ihnen lassen sich Empfänger, Leistung und Preis korrekt notieren – und über den Durchdruck bleibt gleich eine Quittung für die eigenen Unterlagen über, die leicht eingescannt werden kann.

Es gibt jedoch noch eine weitere Ausnahme bei der Rechnungserstellung. Hat sich der Betrieb dazu entschieden, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, hat er eine teilweise abweichende Rechnung zu schreiben:

Keine Umsatzsteuer – diese darf auf einer Kleinunternehmerrechnung nicht aufgeführt sein. Die Nettosumme der Leistung ist somit direkt die Gesamtsumme, sofern keine Vorauszahlungen oder Rabatte abgezogen werden.
Hinweis – als Kleinunternehmer hat der Gründer den Rechnungsempfänger darauf hinzuweisen, dass er die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt. Dies geschieht unter der Leistungsauflistung und kann wie folgt lauten: »Der Rechnungssteller nimmt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch und ist aus diesem Grund nicht berechtigt, die Umsatzsteuer aufzuführen.«

In allen anderen Belangen sind Kleinunternehmerrechnungen auf dieselbe Weise zu verfassen, wie Rechnungen mit Umsatzsteuerausweisung.

Professionelle Rechnungen mit Buchhaltungssoftware schreiben

Jetzt stellt sich natürlich die Frage, wie die Rechnung besonders gut und einfach zu erstellen ist. Start-ups sollten möglichst gleich zu Beginn mit einem entsprechenden Buchhaltungsprogramm arbeiten, welches die Rechnungserstellung, Buchhaltung und letztendlich die Steuern vereinfacht. Es gibt auch spezielle Rechnungsprogramme, die die Rechnungen selbst in einem professionellen Design ausgeben. Ein Überblick über die Leistungen von entsprechender Buchhaltungssoftware:

Erstellung – in den Softwares können für jeden Kunden eigene Datenblätter eingegeben werden, sodass sämtliche wichtigen Daten stets verfügbar sind. Gerade bei wiederkehrenden Rechnungen ist dies ein enormer Zeitvorteil. Zudem lassen sich Besonderheiten des Kunden notieren – teilweise hat dessen Rechnungsabteilung besondere Vorstellungen, die sonst gerne vergessen werden.
Leistungen – die Leistungen können gleich im Programm hinterlegt werden. Nun ist es ein Einfaches, sie fix aus einer Liste auszuwählen und Leistungen rechnungsübergreifend stets gleich zu beziffern. Welcher Gründer weiß schon, ob er den letztjährigen Weihnachtsmann mit rosa Glitzerhut auf diese Weise oder doch als »Weihnachtsmann mit rosa Hut und Glitzer« bezeichnet hat?
Buchung – mit dem Programm werden die Rechnungen auch gleich korrekt gebucht. Da sich die Softwares mit dem Geschäftskonto verknüpfen lassen, werden auch Zahlungseingänge schnell zugeordnet und gebucht.
Mahnwesen – ist alles an einem Platz, ist das Mahnwesen wesentlich leichter. Die offenen Posten können gleich eingesehen und entsprechend bearbeitet werden.
Eingangsrechnungen – auch Start-ups haben Rechnungen zu bezahlen. In die Buchhaltungssoftware werden sie ebenfalls eingescannt oder integriert und entsprechend gebucht.
Kleinrechnungen – wer via Verkaufsstände verkauft, hat die Möglichkeit, die Quittungen einzuscannen und nun in der Buchhaltungssoftware unter einem eigenen Punkt zu buchen.

Zuerst mag die Buchhaltungssoftware übermächtig und viel zu groß für den eigenen Betrieb erscheinen. Im Endeffekt lohnt sich die Anschaffung jedoch, da die Buchhaltung wesentlich einfacher wird und Gründer Zeit sparen können. Besonders im Hinblick auf Umsatzsteuervoranmeldungen, Einnahme-Überschuss-Rechnungen oder die jährliche Steuererklärung sind die Programme Gold wert. Anstatt zig Belege, Rechnungen und Zahlungseingänge umständlich suchen zu müssen, ist direkt alles auf einen Blick vorhanden. Vorausgesetzt natürlich, die Software wird das Jahr über auch korrekt genutzt. In einem Buchhaltungssoftware-Vergleich lassen sich zudem verschiedene Angebote unter die Lupe nehmen, um die passende Software für den eigenen Betrieb zu finden.

Das stellt sicher, dass von Anfang an alles korrekt läuft und nicht – wenn auch aus Unwissenheit – in eine Falle getappt wird. Und noch einen weiteren Vorteil hat eine gut zu überblickende Buchhaltung: Es ist stets klar, wie viel ausgegeben, eingenommen wird und somit auch an Gewinn zurückbleibt. Da gerade Startups hier immer wieder Schwierigkeiten haben und sich am Anfang gerne mal verkalkulieren, ist es besonders wichtig hier stets alles im Blick zu halten um nicht am Ende pleite zu sein und das Geschäft in der Misere enden zu lassen.

Auch wenn die Regelungen der Buchhaltung kleinlich wirken, müssen sie eingehalten werden. (#2)

Fazit – eine der schöneren Pflichten

Buchhaltung klingt zunächst grauenhaft langwierig, langweilig und so, als könnte hier keiner durchblicken. Dennoch ist es nötig – und dazu sei gesagt: Das Rechnungsschreiben gehört für Gründer sicherlich zu den schönsten Pflichten. Immerhin kommt Geld für das eigene Unternehmen hinein und eine Rechnung bedeutet, dass ein Kunde die eigenen Dienste in Anspruch genommen hat und nun dafür auch entlohnt. Wer sich das Leben vereinfachen will, der setzt trotzdem auf eine Buchhaltungssoftware und sorgt dafür, dass garantiert nichts schiefläuft, keine Rechnungen angepasst und korrigiert werden müssen und das Finanzamt zufriedengestellt wird. Eine gute Software ist zwar eine Investition, sie bietet jedoch auch direkt die Grundlage, gleich von Beginn an solide Grundsteine zu legen und sich das buchhalterische Leben zu vereinfachen.