Praxis-Guide rund ums Thema Messeplanung

Startup-Unternehmen. Produkt. Dienstleistung. Vertrieb. Marketing. Personal. Umsatz. Wer hinter all diese Punkte bereits einen gedanklichen Haken setzen kann, könnte nun eine weitere Hürde anvisieren, die jedem Startup irgendwann einmal bevorsteht: Der erste Messeauftritt. Die folgenden Tipps helfen dabei, dass eben dieser ebenso gelingt wie das bisherige Startup-Abenteuer.

Tipp 1: Rahmenbedingungen festlegen. Auf welche Messe soll es gehen und wann?

Welche Messe die „Richtige“ ist, kann nie pauschal ausgesagt werden. Je nach Produkt oder Dienstleistung ist die branchenspezifische Nischenmesse, die sich beispielsweise rund ums Thema Food oder noch spezieller um die Unterkategorie Patisserie dreht, eine gute Adresse. Auch kann eine saisonale Messe, wie beispielsweise eine Frühjahrsmesse, dazu dienen, einen perfekt vorbereiteten Produktlaunch zur rechten Zeit zu platzieren. Ein Beispiel: Gartenequipment ist immer dann, wenn es potentielle Kunden wieder in den Garten zieht, zur rechten Zeit platziert.

Ein Blick in den Messekalender hilft nicht nur inhaltlich, sondern vor allem auch mit Blick auf die Terminplanung, denn: Die Vorbereitung für einen Messeauftritt braucht Zeit. Apropos: Noch vor der Anmeldung zur Messe sollten Startups durchrechnen, ob es zeitlich möglich ist, die Vorbereitungen für den Messeauftritt bis zum Messetermin zu bewerkstelligen. Achtung: Die Messeplanung ist umfangreich und zeitintensiv.

Steht fest, welche Messe es sein soll und, dass die Vorbereitungen bis dahin abgeschlossen sind, müssen diese planerischen Schritte erfolgen:

Zeitplan erstellen, der alles dokumentiert, was bis zur Messe erledigt werden muss. Bereits in dieser Phase sollten Verantwortliche dokumentiert werden (vgl.
Tipp 3).
Rahmenbedingungen festlegen. Zur Messezeit herrscht in den Messestädten meist Hochkonjunktur. Daher ist es wichtig, direkt mit der Anmeldung zur Messe auch den Transport zur Messe und zurück zu managen. Ggf. sollte auch direkt eine Unterkunft gebucht werden, falls die Messe zu weit vom Unternehmen entfernt liegt.
Budgetplanung aufstellen. Zunächst muss die Finanzierung des Messestandes stehen. Dann erfolgt die finanzielle Planung des Personals sowie der Nebenkosten. Auch an Versicherungen ist in diesem Planungsschritt zu denken.
Wer plant auf eine Messe zu gehen, kommuniziert dies auch: Auf der Homepage, in den sozialen Netzwerken, im Newsletter usw. Das hat den Sinn und Zweck, dass Kunden, Lieferanten, Kooperationspartner oder potentielle Mitarbeiter erfahren, wo sie direkt mit dem Unternehmen ins Gespräch kommen können.

Video: Messetraining

Tipp 2: Intention klären. Welche Pläne hat der Gründer für den Messeauftritt?

Bereits die Wahl des Messeevents bedingt die Ziele des jeweiligen Messeauftritts. Wer sich für einen Auftritt bei einer Fachmesse für Heimwerkerbedarf entscheidet, sollte ein Produkt oder eine Dienstleistung vorstellen, die für Heimwerker interessant ist. Der Gründer legt damit fest, dass er seine Dienstleistung oder das von ihm initiierte Produkt publik machen möchte. Wer sich als Startup für einen Messestand bei einer Ausbildungsmesse entscheidet, der sucht nicht nach Kunden, sondern nach künftigen Fachkräften, die idealerweise direkt im eigenen Unternehmen ausgebildet werden. Dieser Messeauftritt impliziert auch Werbung für das Unternehmen – und zwar in seiner Funktion als Ausbildungsbetrieb.

Entsprechend den Zielen, die erreicht werden sollen, und der Zielgruppe, die in diesem Zusammenhang zu adressieren ist, ist auch der Messestand zu gestalten und das Messematerial aufzubereiten. Ein Beispiel: Als Ausbildungsbetrieb geht es heute darum, sich als junges, dynamisches Unternehmen zu präsentieren. Klassische Werbeflyer sind hier eher nicht angebracht. Ein pfiffiges Promotion-Video mit einem Azubi, der bereits im Unternehmen arbeitet, kommt hingegen gut bei der jungen Zielgruppe an.

Wer hingegen eher potentielle Kunden ansprechen möchte, sollte Messeangebote kalkulieren oder ggf. bereits im Vorfeld eine Mailing-Aktion starten, mit der Bestandskunden direkt zur Messe eingeladen werden. Verbunden mit einer Gewinnaktion – „Gewinne können am Messestand abgeholt werden“ – lässt sich sogar der Erfolg der Mailing-Aktion auswerten.

Fachmessen sind beliebt. Wer sich als Startup zum ersten Mal auf das Abenteuer „Messeauftritt“ einlässt, sollte die Tipps aus diesem Praxis-Guide verinnFachmessen sind beliebt. Wer sich als Startup zum ersten Mal auf das Abenteuer „Messeauftritt“ einlässt, sollte die Tipps aus diesem Praxis-Guide verinnerlichen. (#01)

Tipp 3: Verantwortliche benennen. Wer kümmert sich um den Messestand?

Mag sein, dass so mancher Gründer diese Frage mit einem lapidaren „natürlich ich“ beantworten möchte, doch Achtung: Einen Messestand vorzubereiten, ist eine Mammutaufgabe, die – neben der Mammutaufgabe Startup – kaum zu managen ist. Deswegen ist es durchaus sinnvoll, den Zeitplan mit seinen diversen Aufgaben direkt mit Namen zu versehen, die die einzelnen Aufgaben übernehmen.

Tipp: Der Grafiker, der mit dem Gründer gemeinsam das Corporate Design aufgesetzt hat, sollte sich um die Gestaltung des Messestands kümmern. Dabei muss natürlich zunächst feststehen, wie groß dieser sein wird. Das ist bereits bei der Anmeldung zur Messe der Fall. Die Mini-Variante ist der Promotionstand. Der Leucht-Messestand im XXL-Format ist hingegen eine der größten Messestand-Varianten. Ebenfalls gut beim Grafiker angesiedelt ist der Entwurf der Messeunterlagen, die zu jedem guten Messeauftritt dazugehören.

Wer sich um das Komplettpaket aus Messestand sowie Messeunterlagen kümmern soll, muss sowohl das Corporate Design des Unternehmens verinnerlicht haben als auch die Fähigkeit besitzen, zielgruppenorientiertes Material zu konzipieren. Wirbt das Unternehmen um Fachkräfte, müssen die Vorteile einer Mitarbeit im Unternehmen deutlich werden. Das können flache Hierarchien aber auch die kostenlose Mitgliedschaft im Fitnessstudio sein. Geht es um ein Produkt, das es zu bewerben gilt, müssen die Vorteile des Produkts im Fokus stehen.

Video: Gespräch am Messestand – Fehler & wie man sie vermeidet

Tipp 4: Personal suchen und schulen. Wer ist als Standpersonal geeignet?

Nicht nur im Vorfeld, sondern auch während der Messe ist Zuarbeit das A und O. Dabei raten Profis davon ab, nur für den Messeauftritt Promotion-Mitarbeiter zu beauftragen. Diese können zwar Häppchen reichen und Informationsmaterial verteilen, aber nicht inhaltlich beraten. Wer die Chance hat, Personal im Messestand zu platzieren, das auch inhaltliche Fragen zum Produkt oder zur Dienstleistung beantworten kann, der kommt bei den Kunden gut an. Ein kompaktes Training für das Standpersonal im Messestand ist im Vorfeld auf jeden Fall sinnvoll.

Ein professionelles Messeteam …

ist fit, ausgeruht und freut sich auf die „Arbeit“ mit Menschen.
sieht gepflegt aus, ist angemessen gekleidet und trägt ein Namensschild am Revers.
hält sich am Stand bereit für ein Gespräch. Körperhaltung, Gestik und Mimik sind offen.
überbrückt Wartezeiten ohne Smartphone-Spielerei. Besser: Messestand ordnen.
dokumentiert Messekontakte möglichst detailliert inkl. Hinweisen, was folgen soll.

Video: Wie Sie Messekontakte in Kunden verwandeln

Tipp 5: Rund um die Messe. Wie viel Zeit ist für Vor- und Nachbereitung?

Die Vor- und Nachbereitung des Messeauftritts hat eine große Bedeutung. Die Vorbereitungszeit schlägt sich in der Professionalität des Messestandes und der Unterlagen nieder. Die Nachbereitung ist nötig, um nicht nur einen Haken hinter das Erlebnis „Messeauftritt“ zu machen, sondern auch – mit Blick auf die gesetzten Ziele – einen Schritt voranzukommen.

Nach dem Messeauftritt geht es darum, „Kassensturz“ zu machen. Nicht etwa, weil ein Produkt verkauft wurde, sondern weil es auch darum geht, zu eruieren, ob der Messestand den gewünschten Effekt hatte. Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Dokumentation und Nachhaltung von geknüpften Kontakten. Kunden, die am Messestand um ein Angebot gebeten haben, müssen dieses erhalten. Interessenten müssen ins ERP-System eingepflegt werden mit der Kennung „Messekontakt“. Ergibt sich daraus im Laufe der Zeit ein Geschäft, ist das auch ein Indiz dafür, dass der Messeauftritt durchaus von Erfolg gekrönt war.

Wie lange die Vor- und Nachbereitungen einer Messe dauern, hängt vom Unternehmen ab und kann niemals pauschal beantwortet werden. Wohl aber wird sich zeigen, ob es grundsätzlich sinnvoll ist, einen Messeauftritt ins Marketing-Portfolio aufzunehmen. In diesem Zusammenhang gilt es zu eruieren, welche Kosten entstanden sind und welcher Nutzen daraus resultierte.