Sie haben den Weg in die Selbstständigkeit gewagt und sind nun auf der Suche nach einem passenden Büro? Oder haben Sie schon erste Erfolge erfahren, sodass Sie sich vergrößern wollen und auf der Suche nach größeren Geschäftsräumen sind? Ob kleines oder großes Unternehmen – sicher ist, dass jeder einen ordentlichen Raum zum Arbeiten braucht!

Viele Existenzgründer starten zu Anfang von zu Hause aus und gestalten ein Zimmer im eigenen Heim zum Arbeitszimmer um. Den Meisten fällt dabei jedoch schnell auf, dass die Dokumente bald in der ganzen Wohnung herumliegen, es schwer ist Ordnung zu halten, keine klare Linie zwischen Arbeit und Privatleben mehr gezogen werden kann und früher oder später kommt jeder an den Punkt des Platzproblems. Wir erklären euch im Folgenden, auf welche 10 Dinge ihr auf der Suche und beim Einzug in ein neues Büro auf jeden Fall achten solltet.

1. Das richtige Büro finden

Zunächst stellt sich die Frage, wie das passende Büro gefunden wird. Um eine gewerbliche Immobilie ausfindig zu machen, gibt es verschiedene Möglichkiten. Zum einen kann dazu ein Immobilienmakler herangezogen werden, der Ihnen durch sein fachkundiges Wissen viel Arbeit abnehmen kann und den Immobilienmarkt nach Ihren speziellen Anforderungen an ein Büro durchsucht. Natürlich ist es angenehm, wenn der Makler Ihnen einfach eine Auswahl an passenden Büroräumen vorstellt, jedoch ist dies auch mit einem höheren Kostenaufwand verbunden. Eine weitere Möglichkeit stellt die Kontaktaufnahme zu Gründerzentren dar. Diese gibt es mittlerweile in allen Größstädten. Gründerzentren stellen nicht nur Büroräume, sondern auch verschiedene Services zur Verfügung.

Sie suchen zunächst ein Büro auf Zeit?
Informieren Sie sich über Businesscenter in Ihrer Nähe, denn diese bieten die Möglichkeit, Büros flexibel nutzen zu können und Jungunternehmer zu fördern. Sollten Sie bei der Suche nach Ihren perfekten Räumlichkeiten nichts dem Zufall überlassen wollen, schauen Sie als letzte Option einfach selbst auf diversen Online-Immobilienplattformen wie zum Beispiel Immobilienscout24 oder Immowelt um.

2. Auswahlkriterien für das perfekte Büro

Welches das richtige Büro für Sie ist, entscheidet sich nach individuellen Vorstellungen und Kriterien, wie Branchenspezifikationen oder der Anmietungsdauer. Auf diese 5 Auswahlkriterien sollte allerdings jeder Unternehmer achten:

Größe: Die Größe Ihres Büros ist ganz klar abhängig von der Anzahl Ihrer Mitarbeiter. Beachten Sie also bei der Besichtigung, ob angemessen viel Platz für jeden Ihrer Mitarbeiter vorhanden ist und ob es ausreichend viele Büroräume gibt. Dabei sollte die Aufteilung der verschiedenen Abteilungen, die nötige Anzahl an Konferenzräumen und die Möglichkeit zur Vergrößerung des Unternehmens beachtet werden.
Kosten: Beachten Sie neben der grundsätzlichen Miete des Büros unbedingt die anfallenden Nebenkosten wie die Strom- und Wasserkosten, die Ausgaben für Telefon und Internet und die Gewerbesteuerzusätze. Eine ordentliche Finanzplanung wird Ihnen dabei helfen, einen Überblick zu bekommen.
Infrastruktur: Achten Sie darauf, dass genügend Steckdosen in den Büroräumen vorhanden sind und der Mobilfunkempfang in allen Räumlichkeiten stark genug ist. Natürlich müssen auch Festnetztelefon- und Internetanschlüsse gegeben sein. Gibt es Sanitäreinrichtungen und eine Küche? Gerade letzterer Faktor ist wichtig für Startups, da eine „häusliche“ Unternehmensatmosphäre geschaffen wird. Ein solches Kriterium wird allerdings auch immer interessanter für größere Betriebe, da Mitarbeiter sich wohl fühlen und ihre Pausen besser nutzen können.
Arbeitsatmosphäre: Sehr wichtig ist es, auf Temperatur-, Licht- und Geräuschverhältnisse zu achten. In gut isolierten und lichtdurchfluteten Räumen kann zum Beispiel Energie gespart werden und es dringen weniger Geräusche von außen ein. Dabei sollte aber auch darauf geachtet werden, dass die Sicht auf Bildschirme nicht durch zu höhe Sonneneinstrahlung von außen verhindert wird oder die Geräusche bei geöffnetem Fenster zu laut sind. Denn frische Luft und Ruhe ist wichtig für die Konzentration Ihrer Mitarbeiter!
Standort: Der letzte und sehr wichtige Aspekt, den Sie bei der Bürosuche beachten sollten, behandelt den Standort Ihrer Büroräume. Beachten Sie, dass der neue Standort Ihres Unternehmens leicht für Mitarbeiter und Kunden erreichbar ist. Natürlich sind Büros im Inneren einer Stadt meist etwas teurer, diese Investition wird sich jedoch schnell positiv bemerkbar machen, denn zum Image Ihres Unternehmens gehören auch Aspekte wie der Ort der Niederlassung.

Arbeitsatmosphäre: Sehr wichtig ist es, auf Temperatur-, Licht- und Geräuschverhältnisse zu achten. In gut isolierten und lichtdurchfluteten Räumen kann zum Beispiel Energie gespart werden und es dringen weniger Geräusche von außen ein. (#02)

3. Augen auf beim Vertrag

Bei der Anmietung von Geschäftsräumen muss unter anderem darauf geachtet werden, dass alle Wirtschafts- und Rechtsinteressen gwahrt werden. So gibt es bei der Raummiete für Unternehmen beispielsweise keinen vergleichbaren Schutz zum gesetzlichen Mietrecht für Privatmieter, wodurch es sogar zum wirtschaftlichen Existenzverlust kommen kann. Achten Sie also immer genau auf die Vertragsbedingungen, bevor Sie den Vertrag zum Mieten eines neues Büros unterschreiben.

Schriftform: Normalerweise werden Mietverträge, die einen Gewerberaum betreffen, für einen fest bestimmten Zeitraum abgeschlossen. Beträgt die Mietdauer mehr als ein Jahr, muss ein schriftlicher Vertrag geschlossen werden, der von einem Notar unterzeichnet werden muss. Informieren Sie sich dazu näher, was es mit der gesetzlichen Schriftform auf sich hat. Sollte die Schriftform nicht beachtet worden sein, ist der Vertrag zwar nicht ungültig, jedoch haben sowohl Mieter als auch Vermieter das Recht, ihn, unter Einhaltung der gesetzlichen Frist, vorzeitig aufzulösen.
Mietgegenstand: Bestimmen Sie im Mietvertrag ganz genau, welche Mietgegenstände, also welche Flächen, Räume und welches Inventar, vermietet wird. Fügen Sie dem Vertrag einen Grundrissplan und eine Liste des gegebenenfalls mitgemieteten Iventars hinzu, um auf Nummer sicher zu gehen.
Geschäftszweck: Legen Sie in Ihrem Gewerberaummietvertrag den Zweck fest, für den Sie die Räume anmieten. Dabei wird zum Beispiel zwischen der Nutzung als Lagerraum oder als Büro unterschieden.
Konkurrenzschutz: Je genauer der Geschäftszweck im Mietvertrag beschrieben ist, desto weniger Möglichkeiten geben Sie dem Vermieter, weitere Büros an einen Konkurrenten zu vermieten.
Klausel zur Mietanpassung: Achten Sie auf die Mietanpassungsklausel im Vertrag, denn Sie wollen ja schließlich nicht, dass der Vermieter einseitig die vereinbarte Miete erhöht.
Untervermietung: Der Mieter darf die Büroräume nur nach ausdrücklicher Gestattung des Vermieters untervermieten. Sollte es einmal zu diesem Fall kommen ist es sinnvoll, wenn Notwendigkeiten und Pflichten beider Parteien schon vorab vertraglich festgehalten sind.

Sobald Ihr Unternehmen aus mehr als nur einer Person besteht ist gesetzlich vorgegeben, dass Sozialräume innerhalb der Firma geschaffen werden müssen. Ihre Mitarbeiter müssen zwischendurch die Möglichkeit haben, sich zurückziehen zu können. (#03)

4. Büros sinnvoll einteilen

Die richtige Verteilung der einzelnen Büros auf die vorhandenen Abteilungen, wie beispielsweise HR, IT und Marketing, ist unbedingt von Nöten. Ordnen Sie die Büros von Anfang an sinnvoll zu, das wird Ihnen viel Arbeit und auch Rumgerenne innerhalb des Unternehmens ersparen. So sollte zum Beispiel die Abteilung, die für die Kundenbetreuung zuständig ist, ihr eigenes Büro haben, damit andere Mitarbeiter nicht durch Telefonate gestört werden.

Zudem ist es je nach Größe des neuen Gewerberaums vielleicht sinnvoll, zwei Abteilungen in ein gemeinsames Office zu setzen. Machen Sie sich darüber Gedanken, welche Verteilung sinnvoll ist! Dabei ist natürlich auch immer die Mitarbeiteranzahl in den jeweiligen Abteilungen zu beachten. Vergessen Sie zu guter Letzt nicht, mindestens einen Konferenzraum auszuwählen, um Meetings zu halten oder Kunden und Geschäftspartner einzuladen.

5. Aufenthaltsräume einrichten

Sobald Ihr Unternehmen aus mehr als nur einer Person besteht ist gesetzlich vorgegeben, dass Sozialräume innerhalb der Firma geschaffen werden müssen. Ihre Mitarbeiter müssen zwischendurch die Möglichkeit haben, sich zurückziehen zu können. Dazu gehören nicht nur Sanitäranlagen, sondern auch eine Küche und ein Gemeinschaftsraum mit verschiedenen Ausstattungsutensilien.

Sie haben Bedenken, dass Ihre Mitarbeiter vergessen zu arbeiten? Keine Sorge, mit einer ordentlichen Pause und dem Gefühl zwischendurch mal richtig abschalten zu können, arbeitet es sich gleich viel besser! In vielen Startups ist es mittlerweile sogar Gang und Gebe, eine Freizeitaktivität wie einen Kickertisch zu stellen, welchen die Mitarbeiter in ihrer Pause nutzen können. Schaffen Sie genügend Sitzmöglichkeiten an Tischen, sodass Ihr Team zusammen die Pause genießen kann.

6. Büromöbel und Geschäftsausstattung bewusst auswählen

Wer auf der Suche nach dem ersten Büro ist, der hat wahrscheinlich noch ein knappes Budget und möchte nicht so viel Geld für die Büroeinrichtung ausgeben. Sie sollten jedoch nicht am falschen Ende sparen, denn eine hochwertige Einrichtung ist in vielerlei Perspektiven von Interesse: Zum einen ist Ihr Büro Ihr Aushängeschild, wenn Geschäftspartner, Bewerber oder potenzielle Kunden vorbeikommen. Zum anderen sollen sich Ihre Mitarbeiter wohlfühlen und vor allem auch ein gutes Arbeitserlebnis erfahren. Sorgen Sie durch die richtigen Bürostühle, Tische und Lampen für einen ergonomischen Arbeitsplatz, sodass Ihre Mitarbeiter gesund und zufrieden bleiben.
Erstellen Sie sich eine Rangliste und beginnen Sie mit den wichtigsten Gegenständen, die Sie noch einkaufen müssen.

Dabei sollten neben Bürostühlen und Arbeitstischen auf keinen Fall Aktenregister, Lagerschränke, Regale und sonstiger Bürobedarf (Papier, Stifte, Büroklammern, Locher etc.) fehlen. Haben Sie einen Empfangsbereich? Eine Empfangstheke macht einen tollen ersten Eindruck und kann gleichzeitig als Steh-Besprechungsmöglichkeit genutzt werden. An technischen Geräten dürfen natürlich kein Drucker, Kopierer, Scanner (meist 3 in 1 zu kaufen), ein Fax und Telefone fehlen. Als letztes unumgängliches Ausstattungsteil im Büro sind natürlich Computer und Notebooks zu nennen, die in der Büroarbeit heute nicht mehr wegzudenken sind.

7. Computer kaufen oder leasen?

Die Anschaffung der technischen Geräte ist natürlich die kostenspieligste Angelegenheit. Deswegen stellt sich für viele Jungunternehmer oft die Frage, ob sie die PC’s besser leasen anstatt kaufen sollen. Wie bei so vielen Sachen gibt es auch in diesem Fall Vor- und Nachteile: Wenn Sie Gegenstände leasen, dann werden Ihnen diese für einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung gestellt. Im Gegenzug wird ein entsprechendes Entgelt an den Leasing-Geber gezahlt. Bei beispielsweise Reperaturen muss dieser die Kosten auch übernehmen, sodass Sie klar definierte und somit überschaubare Ausgaben haben.

Die Leasingraten können Sie zudem voll von der Steuer absetzen. Allerdings sollten Sie sich darüber bewusst sein, dass die Gesamtkosten der Leasing-Raten insgesamt höher sind, als wenn das Leasing-Gut fremdfinanziert gekauft wird. Als Existenzgründer können Sie den Kaufpreis des Gutes sogar über die Abschreibungs-Tabelle (Vorsteuer) monatlich abschreiben. Alles in allem muss immer individuell ausgerechnet werden, welche Variante für Sie am sinnvollsten ist. Grundsätzlich ist jedoch ein Kauf mit Finanzierung meist die bessere Option, da Sie die Geräte nicht wieder zurück geben müssen.

Moderne Kommunikationstechnik ist heute in jedem Unternehmen ein Muss! Dazu müssen Sie sich zwischen klassischen DSL- und ISDN-Anschlüssen oder einem kombinierten DSL-Anschluss mit Telefonie oder einem Internetanschluss über einen Kabelanbieter entscheiden. (#05)

8. Telefon- und Internetanbieter

Neben dem festen Telefonanschluss stellt das Voice over IP (VoIP) eine gute Alternative für Gründer dar, da Sie unabhängig vom Standort mit der Firmenrufnummer telefonieren können. Mittlerweile gibt es eine Großzahl an Anbietern verschiedenster Lösungen. Um also den besten Vertrag für Sie zu finden, sollten Sie sich einen ausführlichen Vergleich der Tarife im Internet anschauen oder sich beraten lassen.

9. Schaffen Sie von Anfang an Ordnung

Sparen Sie sich eine Menge Arbeit und Zeit, indem Sie sich gleich zu Beginn Gedanken über ein geeignetes Ordnungssytem machen. Stellen Sie Regal- und Schranksysteme in die Büros, die langfristig genügend Stauraum bieten und in die Sie alle Unterlagen einordnen können. Entwickeln Sie ein weiteres Sytem, in das Sie alle Rechnungen, Kundendaten und die Post unkompliziert ablegen.

Im Sinne des Datenschutzes sollte es Sicherheitsschränke geben, die nicht für alle frei zugänglich sind und in welchen die personenbezogenen und sensiblen Daten aufbewahrt werden. Neben dem Fakt, dass Sie sich viel Suchen und nachträgliches Aufräumen durch ein Ordnungssystem ersparen, denn gerade bei Dokumenten verliert man schnell den Überblick, schafft Ordnung den Eindruck von Seriösität und dies wirkt sich natürlich auch auf das Image Ihres Unternehmens aus.

Arbeitnehmer sollen sich wohlfühlen

Wenn Ihre Mitarbeiter sich wohlfühlen, wird sich das auch ganz klar im Arbeitsergebnis und in der Motivation bemerkbar machen. Dazu gehört natürlich zum einen die Gestaltung des Büros, welche sich durch die Büroräume an sich und die Auswahl der Möbel ergibt, zum anderen aber durch Ordnung und Sauberkeit beeinflusst wird. Instruieren Sie Ihre Mitarbeiter zum Einzug in die neuen Räume, dass der eigene Arbeitsplatz sauber und aufgeräumt bleiben muss. Nutzen Sie auch die Gruppenräume und veranstalten zum Beispiel Team-Events, damit die Arbeitsstelle auch mit Erinnerungen außerhalb der eigentlichen Arbeit verknüpft wird.

So fühlen sich nicht nur Ihre Arbeitnehmer, sondern auch Sie sich als Arbeitgeber wohler. Allerdings sollten diese Teamevents nicht in gemeinsamen Aufräum- und Putz-Aktionen enden, da dies für mehr als lästig empfunden wird und weniger Spaß bereitet. Sauberkeit muss natürlich trotzdem ganz groß im Unternehmen geschrieben werden, da sonst ein Unwohlsein aufkommt und Mitarbeiter sich wahrscheinlich auch in Sachen Ordnung schneller gehen lassen.

Damit Ihre Sanitäranlagen oder zum Beispiel die Küche trotzdem immer sauber sind, gibt es heute Dienstleistungsanbieter. Über die Online-Plattform können Sie Reinigungskräfte buchen, die in regelmäßgen Abständen Ihre Büroräume putzen. Verwenden Sie Ihre wertvolle Zeit und die Ihrer Mitarbeiter für wichtige Dinge und lassen sich zum persönlichen Wohlbefinden aller, kleine, aber wichtige, Aufgaben abnehmen.

Wie Sie gesehen haben, gibt es vielerlei Dinge, die es bei der Suche und beim Einzug in neue Geschäftsräume zu beachten gilt: Haben Sie die Suche und den Prozess des Anmietens überstanden, gilt es das Büro einzurichten und neben einer guten Arbeitsatmosphäre auch einen Platz zum Wohlfühlen für Sie und Ihre Mitarbeiter zu schaffen. Denn letztendlich soll der große Schritt ja nicht nur von kurzer Dauer sein.

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