Papierloses Büro: Buchhaltungssoftware für Unternehmen

Ein papierloses Büro bringt viele Vorteile und nur wenige Nachteile. Vor allem die Buchhaltung profitiert von der Digitalisierung. Kennen Sie das? Sie sitzen vor einem riesigen Berg von Unterlagen und wissen nicht, wo sich das gesuchte Dokument befindet. Dabei könnte alles so einfach sein, wenn Sie ein papierloses Büro hätten!

Papierloses Büro: Darum ist es sinnvoll

Mithilfe des papierlosen Büros sparen Unternehmer vor allem Zeit und Personalkapazitäten. Die Effizienz bei der Arbeit wird ebenso erhöht wie Arbeiten verringert werden. Außerdem spielt sogar der Aspekt der Nachhaltigkeit hier mit hinein, denn ein papierloses Büro ist ganz im Sinne des Umweltschutzes durch den Verzicht auf unnötige Druckdokumente.

Stattdessen werden Daten und Dokumente digitalisiert und auf ausschließlich elektronischem Wege übermittelt. Wichtig sind dafür natürlich die passenden Softwarelösungen.

Ist das Büro komplett digital eingestellt, zeigen sich die folgenden Vorteile:

• verbesserte Arbeitseffizienz
• mehr Nachhaltigkeit
• Kostenersparnis
• bessere Zusammenarbeit in Teams
• Ersparnis von Platz und Material
• zentrale Ablage mit Zugriff durch alle Berechtigten
• höhere Mobilität und Flexibilität
• verbesserte Wettbewerbsfähigkeit
• gesteigerte Produktivität des gesamten Unternehmens

Sicherlich hat das papierlose Büro nicht nur Vorteile und so ist es nur fair, auch auf die Nachteile einzugehen. Diese sind aber in einer deutlichen Minderheit! Zudem zeigt sich der größte Nachteil nicht im laufenden Betrieb, sondern bei der Einführung, denn diese ist oft holperig und dauert längere Zeit. Außerdem muss sie in der Rangfolge von oben nach unten erfolgen. Das heißt, der Chef geht mit gutem Beispiel voran und nimmt seine Mitarbeiter mit. Außerdem muss die Kommunikation im Unternehmen stimmen, was sich in der Realität leider oft als Schwachpunkt herausstellt.

Verschiedene Schritte zum papierlosen Büro

Die erste Hürde auf dem Weg zum papierlosen Büro ist genommen, wenn die Entscheidung für die Digitalisierung gefallen ist. Damit wird ein großer Schritt in Richtung Selbstmanagement getan und der Unternehmer kann mit der Umsetzung seines Vorhabens beginnen. Dafür heißt es allerdings, dass alle Dokumente eingescannt werden müssen. Das heißt, im ersten Schritt erfolgt die Umstellung der Unterlagen in Papierform in digitale Dokumente.

Dafür wird zuerst eine Art Bestandsaufnahme gemacht: Was ist vorhanden, was ist wichtig und was wird nicht mehr benötigt? Die Neuordnung bringt damit gleich frischen Wind und Ordnung ins Unternehmen, der gesamte Überblick wird besser. Nun folgt das Scannen der Daten, die für die Umstellung benötigt werden. Möglich ist es auch, erst einmal nur einen einzelnen Bereich zu digitalisieren, was beispielsweise über die Buchhaltung durchgeführt werden kann. Soll diese fortan nur noch digital ablaufen, müssen allerdings Angebote und Rechnungen, die bisher erstellt bzw. empfangen wurden, ebenfalls eingescannt werden.

In der Folge werden derartige Unterlagen direkt im Buchhaltungsprogramm erstellt. Bitte unterschätzen Sie das Scannen nicht! Je nachdem, wie lange das Unternehmen schon am Markt tätig ist, zeigen sich wahre Unmengen an Dokumenten, die eine neue Ordnerstruktur erhalten müssen. So kann es sein, dass die Anschaffung einer Scan-Workstation sinnvoll ist oder dass ein mobiler Scanner dabei hilft, die Daten auch von unterwegs einzulesen.

Achten Sie bei der Wahl des Scanners darauf, dass er die nötige Software mitbringt, mit der sich die Daten speichern und später abbilden lassen. Nur so ist es möglich, diese auch weiterhin zu nutzen und den uneingeschränkten Zugriff darauf zu gewährleisten.

Papierloses Büro vorantreiben: Digitaldokumente verwalten

Wenn Sie das papierlose Büro in die Realität umsetzen wollen, brauchen Ihre Daten eine gewisse Ordnerstruktur. Das heißt, dass sie nach dem Einscannen sicher gespeichert und abgelegt werden müssen. Benennen Sie die Dateien in einer Art und Weise, die es leicht macht, sie zu finden und zuzuordnen. Vergeben Sie Schlagworte, nach denen Ihr PC die Datenmengen durchsuchen kann, ansonsten zeigt sich das neue Selbstmanagement als nicht tragfähig.

Wer ständig viel Zeit damit verbringt, Dateien zu suchen, wird das Projekt „papierloses Büro“ schnell als nicht sinnvoll erachten. Vergeben Sie sinnvolle Dateinamen und ordnen Sie die Daten den Projekten zu. Rechnungen und Angebote sollten zusätzlich zum Textnamen das Datum enthalten, eventuell hilft auch ein Schlagwort zum Inhalt bei der späteren Suche. Bedenken Sie bitte, dass beim Ablegen meist alles sehr logisch erscheint.

Wenn Sie aber in einigen Wochen oder Monaten nach den Daten suchen, können Sie sich meist nicht mehr daran erinnern, warum Sie die Ordner genauso und nicht anders genannt haben. Was heute logisch ist, muss auch noch später so erscheinen! Entscheiden Sie außerdem, ob Sie stationär speichern wollen oder ob die Nutzung der Cloud sinnvoller ist.

Die Anzahl der Anbieter von Cloudlösungen wächst ständig, dennoch müssen nicht alle wirklich gut sein. Viele bieten einen enormen Funktionsumfang, der sich aber für Kleinunternehmer oft nicht lohnt.

Entsorgung nach dem Einscannen nicht vergessen

Sie haben alles eingescannt und gespeichert. Was machen Sie nun mit den Papierunterlagen, deren Aufbewahrungsfristen noch nicht vorüber sind? Schauen Sie diese vor der Entsorgung durch und vergleichen Sie sie mit den digitalen Daten. Stimmen sie überein und sind alle nötigen Daten enthalten?

Gelten die digitalen Varianten als rechtssicher? Teilweise kann es nötig sein, die Papierunterlagen zusätzlich aufzubewahren, was beispielsweise für Steuerunterlagen oder Kontoauszüge gilt. Vernichten Sie diese nicht nach dem Einscannen, sondern warten Sie die gesetzliche Aufbewahrungsfrist ab. Führen Sie sie bis dahin einem einfachen Archiviersystem zu und ordnen Sie sie nach Datum und Projekt.

Vermerken Sie bei der digitalen Variante, wo sich die Originalunterlagen im Archiv befinden, so lassen sich beide wieder zusammenführen. Das kann beispielsweise bei einer Betriebsprüfung nötig werden. Für die tägliche Arbeit haben die Papierunterlagen in der Regel keine Bedeutung mehr, Sie werden sicherlich kaum noch darauf zugreifen und sich zukünftig einzig und allein auf die digitale Variante verlassen.

Papierloses Büro: So hilft die Buchhaltungssoftware

Unternehmer und Projektleiter müssen viele Zahlen im Kopf haben, wenn sie auf Schwankungen rasch reagieren wollen. Da das nicht möglich ist, brauchen sie ein zuverlässiges System, das ihnen jederzeit Zugang zu den benötigten Zahlen und Auswertungen ermöglicht. Sinnvoll ist es da, ein papierloses Büro zuerst mit der Buchhaltung umzusetzen.

Sie sind damit in Zukunft selbst aussagefähig und brauchen bei Finanzfragen nicht erst mit dem Steuerberater des Unternehmens Rücksprache zu halten, um herauszufinden, wie sich die Ausgaben gestalten und welche Investitionen demnächst möglich sind. Zudem kostet der Steuerberater natürlich Geld und wenn Sie ihn bitten, zwischendurch eine Auswertung oder Aufstellung auszuarbeiten, berechnet er Ihnen sein übliches Honorar. Setzen Sie daher auf eine moderne Buchhaltungssoftware, die auf der einen Seite dazu geeignet ist, die rechtlich vorgeschriebenen Buchführungspflichten zu erfüllen, auf der anderen Seite einfach, schnell und fehlerlos arbeitet.

Kein papierloses Büro kommt ohne eine gute Software für die Buchhaltung aus, genau genommen stellt diese den Startpunkt für die Umstellung auf ein papierloses Büro dar. Sie ermöglicht es, Belege zu erfassen und die zugehörigen Buchungen digital vorzunehmen. Einnahmen und Ausgaben werden sicher verwaltet, die Buchhaltung wird rechtssicher und nachvollziehbar. Eine Betriebsprüfung lässt sich damit deutlich leichter meistern!

Außerdem übernimmt die Software viele kaufmännische Aufgaben und ist dafür mit verschiedenen Modulen ausgestattet:

• Buchführung
• Kassenbuch
• Erstellung von Rechnungen und Angeboten sowie Mahnungen
• Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Anlagenverwaltung
• Erstellung des Jahresabschlusses
• Datenexport via Schnittstelle zu ELSTER und DATEV

Wichtig ist, sich nicht nur auf den guten Ruf einer Buchhaltungssoftware zu verlassen, sondern nach den benötigten Modulen zu schauen und zu entscheiden, was Sie in Ihrem Unternehmen wirklich brauchen. Außerdem sollte die Software kostenlos zu testen sein und einen guten Support mitbringen.

Papierloses Büro und Alleskönner Buchhaltungssoftware

Die Buchhaltungssoftware ist für ein Büro, das völlig ohne Papierdokumente geführt werden soll, unverzichtbar, denn sie ermöglicht es Ihnen, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Genau darum geht es beim papierlosen Büro: Sie sollen effizienter arbeiten können, das gesamte Unternehmen soll besser und produktiver werden. Die größten Anforderungen an die Software bestehen daher darin, dass diese möglichst schnell und effizient, dabei aber jederzeit richtig arbeiten soll.

Wer nun denkt, dass die Software für die Buchhaltung Personal ersetzt, irrt sich. Höchstens den Steuerberater, wobei auch dieser nicht gänzlich überflüssig wird. Er braucht lediglich nicht mehr ganz so häufig angerufen werden, denn Buchungen und Auswertungen übernimmt die Software ganz eigenständig. Es lassen sich Belege erfassen und speichern, sie können einzelnen Vorgängen zugeordnet werden und stehen jederzeit für den Zugriff durch Berechtigte bereit.

Damit wird die gesamte Organisation im Unternehmen deutlich leichter, denn lange Suchvorgänge nach Papierdokumenten gehören der Vergangenheit an.

Mit Candis Workflows lassen sich zudem Rechnungen und Belege importieren per Mail und bewilligte Belege in den DATEV-Account exportieren. Wichtig ist aber, dass auch neue Projektunterlagen korrekt zugeordnet werden, daher ist eine Schulung der Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten sollen, wichtig.

Fazit: Papierloses Büro als Investition in die Zukunft

Nahezu alle Unternehmen versuchen, am Markt zu bleiben und wettbewerbsfähig zu sein. Auch wenn dafür alte Strukturen aufgebrochen und neu geordnet werden müssen, in der Regel geht es immer darum, effizienter zu arbeiten. Ein papierloses Büro ist der erste Schritt in diese Richtung und ermöglicht eine sicherere Zukunft für das Unternehmen. Der Kreislauf aus einer verbesserten Übersicht über die eigene Lage, schnelleren Entscheidungen und vor allem fundierteren Entscheidungen schließt sich mit einer besseren Auftragslage und mehr Einnahmen.

Ein papierloses Büro ermöglicht Ihnen genau die Übersicht über den Status Ihres Unternehmens, sodass Sie entscheiden können, ob und wie Sie weiterhin agieren. Investitionen hängen davon ab, wie die aktuelle Lage des Unternehmens ist. Sie müssen sich schnell entscheiden? Über den direkten Zugriff auf wichtige Daten ist das kein Problem. Außerdem wird die Arbeit im Team leichter, denn wenn alle Beteiligten auf die nötigen Daten zugreifen können, lassen sich Projekte besser realisieren, Rückfragen von Kunden und Projektpartnern beantworten und wichtige Entscheidungen treffen.

Jederzeit ist der Überblick über ein spezielles Projekt garantiert, weil alle nötigen Daten sicher gespeichert sind. Niemand muss sich mehr mit dem Ablagesystem eines Einzelnen auseinandersetzen, wenn ein Dokument gesucht wird, das momentan entscheidend ist. Die Investition in ein papierloses Büro mag auf den ersten Blick mit zahlriechen Umständen und sicherlich auch Kosten verbunden erscheinen, doch es ist eine Investition in die Zukunft des Unternehmens und lässt sich im Zuge der Digitalisierung der meisten Wirtschaftsbereiche kaum noch vermeiden.

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