Outsourcing

 

Als Outsourcing wird die Verlagerung von Arbeitsprozessen der Wertschöpfungskette an ein anderes Unternehmen bezeichnet.

Outsourcing: Delegation von Aufgaben an externe Anbieter

Outsourcing ist die Auslagerung von Arbeitsprozessen auf andere Unternehmen, sodass die Wertschöpfungskette verkürzt und die eigene Firma entlastet wird. Es ist wichtig, die Rahmenbedingungen transparent vertraglich zu fixieren.

Outsourcing: Ressourcen von außen nutzen

Der Begriff Outsourcing setzt sich aus den englischen Wörtern „outside“ (außen) und „resource“ (Quelle) sowie „using“ (nutzen) zusammen und bedeutet übersetzt: „Ressourcen von außen nutzen“. Dahinter steht die Erkenntnis, dass es manchmal sinnvoll ist, sich der Leistungen anderer Firmen zu bedienen und sich selbst auf die eigenen Kernkompetenzen zu beschränken. Konzerne nutzen die Möglichkeit des Outsourcings bereits seit vielen Jahren, indem sie teilweise sehr große Bereiche der Produktion an Zulieferer auslagern. Darüber hinaus ist es möglich, Dienstleistungen an externe Anbieter auszulagern. Das betrifft meist Bereiche wie die Buchhaltung, die IT oder auch die Personalführung sowie das Recruting.

Im Folgenden wird der Begriff des Outsourcings genauer definiert, bevor auf die Vor- und Nachteile dieser Vorgehensweise eingegangen wird.

Video: Outsourcing einfach erklärt – Grundbegriffe der Wirtschaft ● Gehe auf SIMPLECLUB.DE/GO

Definition und Motivation: Welche Intention wird mit dem Outsourcing verfolgt?

Der Begriff Outsourcing bezeichnet in der Wirtschaft die Auslagerung von Teilprozessen an externe Firmen. Dabei kann es sich sowohl um Aufgaben des Produktionsbereichs handeln als auch um Dienstleistungen, die nicht unmittelbar mit der Produktion zusammenhängen. Besonders häufig werden folgende Bereiche ausgelagert:

• Steuerberatung
• Buchhaltung
• Personalwesen inklusive Recruiting
• IT-Bereich
• Marketing
• Kundenservice

Außerdem verlagern große Unternehmen oft Teile der Produktion an Drittunternehmen. Dabei wird zum einen das spezielle Know-how der Zulieferer genutzt und zum anderen die Tatsache, dass Niedriglohnländer ermöglichen, Zulieferteile wesentlich günstiger produzieren zu lassen.

Ein bekanntes Beispiel ist der schwedische Möbelkonzern IKEA, der mit mehr als 2.500 Firmen weltweit zusammenarbeitet. Bei diesen Firmen handelt es sich um Drittanbieter, die die Produkte herstellen und Logistik-Ketten, die für den Transport sowie den Zusammenbau der Möbel zuständig sind.

Welche Gründe sprechen für ein gezieltes Outsourcing?

Es stellt sich die Frage, ob es nicht einfacher wäre, Mitarbeiter für die auszulagernden Aufgaben einzustellen und beispielsweise eine eigene Buchhaltungsabteilung zu etablieren. Das betrifft sowohl kleine Firmen als auch global agierende Konzerne, die problemlos Tochterfirmen in die Konzernstruktur integrieren könnten.

Die Entscheidung für das Outsourcing wird meist aus Kostengründen getroffen, um die Leistungstiefe effizienter zu gestalten. Ein Start-up benötigt vielleicht noch keinen Mitarbeiter, der sich Vollzeit um die Buchhaltung kümmert und keine eigene Personalabteilung. Dennoch fallen die Aufgaben an und sollten professionell erledigt werden. Große Unternehmen realisieren mit dem Auslagern von Prozessen ebenfalls Kostenvorteile und profitieren außerdem von der Spezialisierung der Zulieferfirmen. Diese Gründe führen dazu, dass das gezielte, vertraglich gestaltete Auslagern von Prozessen einen wichtigen Teil der Unternehmensstrategie darstellt.

Welche Möglichkeiten des Outsourcings werden unterschieden?

Das Auslagern von Prozessen kann unterschiedlich erfolgen, sodass man in der Wirtschaft verschiedene Arten des Outsourcings unterscheidet:

• Complete Outsourcing
• Business Process Outsourcing (BBO)
• Outtasking
• Transitional Outsourcing
• Managed Services
• Business Transformation Outsourcing (BTO)
• Application Service Providing (ASP)
• Out-Servicing
• Offshore-Outsourcing (Offshoring)
• Complete Outsourcing

Bei dieser Variante werden ganze Unternehmensteile ausgelagert. Meist handelt es sich um den Personalbereich und vor allem den IT-Bereich. Derzeit lagern 27,8 Prozent der Unternehmen mit IT-Aufwendungen von mehr als zehn Millionen Euro den kompletten IT-Bereich aus. Bei Firmen, deren IT-Aufwendungen unter zehn Millionen Euro liegen, beträgt der Anteil 11,5 Prozent.

Business Process Outsourcing (BPO)

Diese Form der Auslagerung betrifft bestimmte Geschäftsprozesse und schließt deren Kontrolle ein. Häufig werden das Personalwesen, das Recruiting, die Logistik sowie das Finanz- und Rechnungswesen an externe Dienstleister ausgelagert.

Video: Outsourcing – Vorteile und Nachteile

Outtasking

Hierbei handelt es sich um die Auslagerung klar umgrenzter „Tasks“, also einzelner Aufgaben. Dazu zählen das Webdesign, die Digitalisierung von Informationen, der Druck von Werbematerialien sowie die Software-Entwicklung.

Transitional Outsourcing

Bei der Umstellung auf eine neue Technologie kommt es zum Stillstand des betreffenden Bereichs. Für die meisten Firmen wäre das fatal, sodass sie für diese Zeit eine Übergangslösung in Anspruch nehmen und die von der Umstellung betroffenen Prozesse an Drittunternehmen auslagern, die bereits mit der neuen Technologie arbeiten. Auf diese Weise werden finanzielle Verluste der Umstellung minimiert.

Managed Services

Drittunternehmen übernehmen klar definierte Leistungen im IT-Bereich für den Auftraggeber. Diese Form des Outsourcings wird oft eingesetzt, wenn Krisensituationen Ad-hoc-Maßnahmen erforderlich machen. Die Dienstleister garantieren eine schnelle Umsetzung der Maßnahmen und erleichtern somit die Bewältigung der Krisensituation. Außerdem dienen die Managed Services dazu, die IT-Abteilung von Aufgaben wie der Konfiguration der Storage-Umgebungen oder der Server-Sicherheit zu entlasten. Die IT-Dienstleister stellen sicher, dass die IT-Infrastruktur stets reibungslos funktioniert. Die Personal- oder Infrastrukturressourcen werden jedoch nicht ausgelagert.

Business Transformation Outsourcing (BTO)

Dies ist eine Kombination aus Unternehmensberatung und Outsourcing. BTO wird eingesetzt, wenn ein neues Geschäftsmodell oder ein innovativer Geschäftsprozess implementiert werden soll. Es handelt sich also eigentlich um zwei Outsourcing-Projekte, die parallel durchgeführt werden. Geschäftsprozesse werden neu entwickelt und in Betrieb genommen und die IT-Infrastruktur wird währenddessen ebenfalls vom Drittanbieter betreut. Mit dieser Art des „transformierenden Outsourcings“ werden Unternehmen am tiefgreifendsten verändert.

Application Service Providing (ASP)

Wenn Anwendungsdienstleister Softwaredienste zur Verfügung stellen, spricht man vom Application Service Providing. Die Auftraggeber können dann eine Software nutzen, ohne diese auf den eigenen Rechnern zu installieren. Diese Variante des Outsourcings umfasst außerdem die Bereitstellung der Dienstleistungen für die Wartung, Datenverarbeitung und Datensicherung.

Out-Servicing

Bei dieser Art des Outsourcings übernimmt ein Drittunternehmen den gesamten Kundendienst. Oft handelt es sich dabei um Callcenter, die mit der Kommunikation mit den Kunden betraut werden. Eine andere Form des Out-Servicings ist die Nutzung eines Wartungs-Centers, das technische Serviceaufgaben für die Kunden übernimmt.

Offshore-Outsourcing (Offshoring)

Das Offshoring ist Teil der Unternehmensstrategie vieler Konzerne. Dabei werden ganze Prozesse in andere Länder verlagert. Sehr oft ist die Zielsetzung des Offshorings das Ausnutzen des Lohngefälles der Niedriglohnländer. Bauteile und Vorprodukte werden dort hergestellt, wo die Löhne für qualifizierte Arbeitskräfte wesentlich geringer sind. Niedriglohnländer ermöglichen die Senkung der Herstellungskosten und das trägt zu einer Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bei.

Vorteile des Outsourcings

Das Auslagern von Dienstleistungen oder Produktionsprozessen hat in den letzten Jahrzehnten an Bedeutung gewonnen und ist in vielen Firmen Teil der Unternehmensstrategie. Im globalisierten Wettbewerb ist die Realisierung von Kosteneinsparungen eine Grundvoraussetzung, um das Überleben einer Firma zu sichern. Die Wertschöpfungstiefe zu reduzieren, hat sich dabei als sinnvolle Strategie erwiesen. Grundlegende Prämisse für das Auslagern von Geschäftsprozessen ist das Vorhandensein moderner Logistik- und Produktionsprozesse (beispielsweise Just in Time), sodass es möglich wird, die Vorlieferanten in die eigene Wertschöpfungskette einzubinden.

Folgende Vorteile werden mit dem Outsourcing realisiert:

• Reduzierung der Kosten
• Minimierung des Risikos
• Realisierung von Zeitersparnissen
• Steigerung der Qualität
• Konzentration auf die Kernkompetenzen
• Reduzierung der Kosten

Dies ist sicherlich der wesentliche Vorteil, den Unternehmen im Blick haben, die das Auslagern von Aufgaben zum Teil ihrer Unternehmensstrategie machen. Vorlieferanten und spezialisierte Dienstleistungsunternehmen realisieren Größenvorteile und produzieren kostengünstiger. Dieser Vorteil ist im Zeitalter der Globalisierung sehr wichtig. Darüber hinaus benötigt man einige Dienstleistungen, wie die Steuerberatung, nur sporadisch. Dennoch sollte man dafür die Unterstützung eines Experten in Anspruch nehmen, muss diesen jedoch nicht selbst anstellen.

Minimierung des Risikos

In Zeiten der konjunkturellen Abschwächung ist die Flexibilität größer, wenn einige Prozesse ausgelagert wurden. Die eigene Belegschaft muss bei kleineren Konjunkturdellen nicht direkt reduziert werden, sodass es dem Unternehmen leichter fällt, die Krise zu überstehen.

Realisierung von Zeitersparnissen

Das Einarbeiten in einen neuen Bereich ist meist mit viel Zeit verbunden und stellt Gründer und Selbstständige häufig vor große Probleme. Mit Hilfe des Outsourcings kann man sich auf andere Bereiche der Geschäftstätigkeit konzentrieren und stellt sicher, dass die ausgelagerten Tätigkeiten in hoher Qualität von Experten erledigt werden.

Steigerung der Qualität

Ausgelagerte Tätigkeiten werden von Experten durchgeführt, was zu einer verbesserten Qualität der Produkte und Dienstleistungen führt. Teilweise entstehen dadurch seltsame Kooperationen: Mercedes-Benz verbaute einige Zeit einen Diesel-Motor des Konkurrenten Renault und Apple nutzt Zulieferteile seines schärfsten Konkurrenten Samsung.

Konzentration auf die Kernkompetenzen

Wenn nicht alle Tätigkeiten selbst durchgeführt werden, ist es möglich, sich auf die Kernkompetenzen des Unternehmens zu konzentrieren. Dadurch werden einerseits die Effektivität und Qualität gesteigert und andererseits Ressourcen frei, um Innovationen zu entwickeln.

Welche Nachteile sind mit dem Outsourcing verbunden?

Ob das Auslagern von einzelnen Bereichen oder Prozessen nachteilig wirkt, hängt vor allem von der Umsetzung des Outsourcings ab. Mögliche Risiken sind:

• Abhängigkeit
• Verschlechterung des Betriebsklimas
• Probleme mit dem Datenschutz
• Verlust von Kompetenzen
• Erhöhter Koordinationsaufwand
• Abhängigkeit

Je größer das Ausmaß der Auslagerung ist, desto größer wird die Abhängigkeit vom Vorlieferanten. Kann dieser aufgrund einer Krise nicht liefern, drohen Produktionsausfälle und steigende Kosten. Die Gefahr der Abhängigkeit besteht insbesondere dann, wenn die Zusammenarbeit mit Verträgen geregelt ist, die eine lange Laufzeit beinhalten. In diesem Fall ist ein Wechsel des Anbieters nicht einfach möglich.

Verschlechterung des Betriebsklimas

Mitarbeiter sehen die Auslagerung von Prozessen oder ganzen Bereichen eher kritisch. Zum einen schürt dies die Angst, dass der eigene Bereich selbst irgendwann ausgelagert wird und zum anderen wird das Gefühl vermittelt, dass andere Firmen die Aufgaben besser erfüllen. Das kann wiederum zu einem Loyalitätsverlust führen, der in Zeiten des Fachkräftemangels problematisch ist.

Probleme mit dem Datenschutz

Die enge Zusammenarbeit im Rahmen des Outsourcings führt dazu, dass es notwendig wird, interne Informationen weiterzugeben. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, den Datenschutz sicherzustellen, damit keine sensiblen Daten an die Konkurrenz oder die Öffentlichkeit weitergegeben werden.

Video: Die 10 häufigsten Fragen zu IT Outsourcing

Verlust von Kompetenzen

Je mehr ausgelagert wird, desto weniger Expertise ist im eigenen Unternehmen vorhanden. Bei einem Anbieterwechsel verliert man die Erfahrungen, die in diesem Bereich gemacht wurden. Zudem entfällt die Entwicklung von Qualifikationen im eigenen Unternehmen, was beispielsweise bei einer Auslagerung des IT-Bereichs dazu führt, dass die Firma nicht für die Herausforderungen der Digitalisierung gerüstet ist.

Erhöhter Koordinationsaufwand

Die Kommunikation mit Vorlieferanten gestaltet sich schwieriger als innerhalb eines Unternehmens. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, gleich zu Beginn der Zusammenarbeit Kommunikationskanäle zu implementieren und einen regelmäßigen Austausch zu initiieren.

Bedeutung des Outsourcings

Die Bedeutung der Auslagerung von Bereichen und Prozessen wird im Zusammenhang mit der Globalisierung und Digitalisierung wahrscheinlich weiter zunehmen. Um die Vorteile zu erreichen und die Nachteile weitestgehend zu minimieren, ist einiges zu beachten. Unternehmen sollten sich die Outsourcing-Angebote ganz genau ansehen und die Wahl des Partners sorgfältig treffen. Außerdem ist es wichtig zu überlegen, welche Bereiche ausgelagert werden können, ohne dass Qualifikationen verlorengehen oder Wettbewerbsnachteile entstehen. Die Absprachen müssen sowohl intern als auch extern klar formuliert werden, damit Einigkeit und Transparenz darüber herrscht, welche Leistungen in welchem Umfang ausgelagert werden und wie die Ergebniskontrolle gestaltet wird. Alle Rechte und Pflichten sollten dann in einem unmissverständlich formulierten Outsourcing-Vertrag fixiert werden.

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