Wer weiß es nicht aus eigener Erfahrung: Frisch nach der Firmengründung sind viele Ressourcen zumeist knapp. Weder viel Zeit noch viel Geld kann für die Büroeinrichtung investiert werden. Die gute Nachricht lautet: Muss es auch gar nicht! Mit einem durchdachten Plan, ein wenig Einrichtungsgeschick und einigen essenziellen Möbelstücken kann das Büro schnell, preiswert und schick eingerichtet werden.
Büromöbel: Schreibtisch, Stuhl und Co – aber bitte bequem!
Sparen, ja bitte – aber nicht bei der wirklich wichtigen Büroausrüstung. Wer mehrere Stunden täglich sitzt, weiß, wie wichtig ein hochwertiger Stuhl mit ergonomisch anpassbaren Lehnen, einstellbarer Höhe und einer guten Polsterung ist. Bei allen Möbel- und Einrichtungsstücken, die jeden Tag benutzt werden und die für die Arbeit notwendig sind, sollten keine Kompromisse eingegangen werden. Spätestens nach zwei Wochen Arbeit meldet sich der Körper: Ein schlechter Stuhl, unzureichende Beleuchtung und ein schlecht eingestellter Computerbildschirm machen sich sowohl im Nacken als auch im Rücken und durch eine eingeschränkte Sehkraft bemerkbar. Aus diesem Grund gilt: Sparen Sie auf keinen Fall bei Schreibtisch, Lichttechnik und Bürostuhl. Dennoch gibt es einige Tricks, mit welchen die wirklich wichtige Büroausstattung dennoch nicht zu teuer gerät.
Heutzutage kann man keinen Start-up ohne Computer beginnen (#09)
Zunächst sollte einmal ein Plan aufgestellt werden, welches Mobiliar benötigt wird. Auf der Liste kann dann eine Klassifikation nach Relevanz aufgestellt werden. Während der Bürostuhl und der Schreibtisch sehr wichtig sind (‚A‘), sind Regale, Aktenschränke und weitere Möglichkeiten zum Organisieren nicht so wichtig (‚B‘ oder ‚C‘). Bei dieser Liste sollte ebenfalls notiert werden, in wie vielfacher Ausführung die genannten Büromöbel angeschafft werden müssen. Wer Mitarbeiter hat, tut gut daran, ihnen ein bestmögliches Arbeitsumfeld zu schaffen – ein ergonomischer Arbeitsplatz beugt chronischen Rückenproblemen vor und kommt auch dem Arbeitgeber im Umkehrschluss wieder zugute: Die Angestellten fühlen sich wohler, haben weniger Krankheitszeiten und können bessere Leistung erbringen. Es rentiert sich also, vorzudenken und präventiv zu handeln!
Der Arbeitsplatz besteht unteranderem aus dem richtigen Bürostuhl
Ist die Liste mit den notwendigen Büromöbeln erstellt, sollten zunächst die gängigen Anlaufstellen im Handel angesteuert werden. Angebote einholen ist das A und O! Bei der Abnahme von größeren Mengen gibt es in der Regel einen Rabatt. Wer keine Mitarbeiter hat und lediglich für sich selbst ein Büro einrichtet, sollte sich dennoch einmal umhören, ob vielleicht andere Unternehmen bzw. andere Gründer ebenfalls auf der Suche nach passender Büroeinrichtung und Büroausstattung sind – hier können Synergien perfekt genutzt werden und auf diese Weise bares Geld gespart werden.
Günstiger an die Einrichtung für mein Büro kommen, ein Insolvenzverkauf könnte helfen
Eine weitere Option besteht darin, einmal zu recherchieren, ob es in nächster Nähe vielleicht einen Insolvenzverkauf gibt. Viele Unternehmen, die Insolvenz anmelden müssen, haben noch relativ gute Büroeinrichtung, die dann für günstiges Geld erstanden werden kann. Selbstverständlich sollen hierbei nicht alte, ausgesessene Bürostühle und gebrauchte Lampen erworben werden – es geht vielmehr um den Erwerb benutzter, aber relativ neuwertiger Büroausstattung von anderen Unternehmen. Nicht nur im Bereich der Büroausstattung haben sich Insolvenzverkäufe bewährt: Besonders Werkstattbedarf gibt es bei solchen Verkäufen richtig günstig zu erstehen – recherchieren lohnt sich also!
Technisches Equipment: Bereits in die Finanzplanung einkalkulieren
Wer ein Unternehmen gegründet hat, der hat in der Regel bereits alles gut durchkalkuliert. Schon bei der Erstellung des Businessplans mussten auch die Kosten für die Büroeinrichtung mit angegeben werden. Die überschlagenen Kosten aus der Liquiditätsplanung sollten auf jedem Fall im Hinterkopf behalten werden, wenn es darum geht, die Büroeinrichtung und die Büroausstattung anzuschaffen.
Faxgerät eines von vielen Geräten die man für den Start up braucht
Nachdem die essenziellen Möbelstücke bereits angeschafft wurden, dürfen natürlich auch die entsprechenden technischen Geräte nicht fehlen. Zur Büroeinrichtung gehört nämlich nicht nur das Mobiliar, sondern auch alle elektronischen Geräte, die für die Arbeit notwendig sind: Telefon, Drucker, Computer, Laptops und Dockingstations zählen ebenso dazu wie ein Fax oder ein Scanner. Neben dem technischen Equipment zählt zur Büroeinrichtung auch alles, was für die Organisation und das Tagesgeschäft notwendig ist: Ob Druckerpapier, Post-it oder Aktenordner – steuertechnisch kann auch all dies als Büroeinrichtung klassifiziert werden. Darüber hinaus sind auch gewisse Dekoartikel Teil der Büroeinrichtung: Bilder, Pflanzen oder eine dekorative Pinnwand – all dies muss ebenfalls in die (Finanz-) Planung mit einbezogen werden.
Bromaterial: Oft werden die Kleinigkeiten unterschätzt
Technisches Equipment ist für den reibungslosen Ablauf der Büroorganisation mehr als wichtig. Auch hierbei sollte nicht unnötig gespart werden – dennoch gibt es einige Tipps, die auch dabei helfen, etwas kostengünstiger wegzukommen. Generell ist es ratsam, auf Kombigeräte zu setzen: Oftmals sind Drucker, Scanner und Fax ohnehin in einem Gerät zusammengefasst. Dabei gilt es auch zu beachten, in welchem Business man tätig ist. Wer viele Rechnungen druckt oder sogar Entwürfe oder Ähnliches ausdrucken muss, der sollte einen hochwertigen Drucker mit allem Drum und Dran anschaffen. Wer jedoch einen Drucker nur für das Notwendigste braucht und insgesamt weniger druckt, benötigt nicht unbedingt ein Multifunktionsgerät der besten Sorte – abwägen und die individuellen Bedürfnisse herausfinden lautet die Devise!
Besonders Drucker müssen nicht zwangsläufig selbst gekauft werden. Viele Unternehmen haben sich darauf spezialisiert, Büroeinrichtung zu Leasingtarifen bereit zustellen. Diese monatlichen Fixkosten sind in der Regel gut kalkulierbar und das Beste am Druckerleasing ist, dass oftmals auch die Wartung des Geräts inklusive ist. Bevor ein Angebot in Anspruch genommen wird, sollten auch hierbei die Preise und die Services verglichen werden – große Unterschiede sind oft im Kleingedruckten zu finden.
Drucker: Das absolute muss für den Start-up
Wer sich dafür entscheidet, das technische Equipment zu kaufen, der sollte immer im Hinterkopf behalten, wie die Abschreibezeiten für die einzelnen Geräte sind. § 6 Abs. 2 Satz 1 EStG regelt klar, welche Wirtschaftsgüter als Betriebsvermögen angesetzt werden können und in welchem Zeitraum abgeschrieben werden können. Wer sich im Dschungel der Steuer noch nicht zurecht findet, kann sowohl im Internet als auch bei diversen Steuervereinen oder dem Steuerberater Auskunft einholen.
Ausstattung im eigenen Unternehmen: Schränke und Sitzgelegenheiten
Sind der Arbeitsplatz einmal eingerichtet und alle technischen Geräte installiert, kann es mit der Arbeit eigentlich schon losgehen. Weniger wichtig sind in der Regel Regale, Aktenschränke und Sitzgelegenheiten für Gäste oder Kunden. Wer hier Geld sparen möchte, der kann mit der Anschaffung der restlichen Büroeinrichtung noch etwas warten. Selbstverständlich sollten genügend Sitzgelegenheiten für Kunden vorhanden sein, wenn es regelmäßigen Kundenverkehr gibt. Dies lässt sich bereits vorab in der genannten Liste festhalten und entsprechend klassifizieren.
Discounter: Auch hier könnte man günstige Möbel für den Start-up bekommen
Büromöbel, die nicht unbedingt angeschafft werden müssen, können genau dann gekauft werden, wenn es irgendwo besonders gute Angebote gibt. Es gilt also, das Internet und die Zeitungen im Auge zu behalten. Bei der Einrichtung eines kleinen Büros können auch durchaus die Discounter tolle Optionen bereithalten. Immer wieder gibt es bei Lebensmittelhändlern spezielle Aktionen, wo es neben Bürobedarf ebenfalls günstige Büromöbel zu kaufen gibt.
Für den Start-up könnte es doch auch Vintage sein
Eine tolle Möglichkeit für die Einrichtung des eigenen Büros sind auch Vintage-Möbel. Einrichtungsstücke im Retrolook sind absolut in und machen aus dem eigenen Büro ein richtiges Unikat. Es lohnt sich also, auch bei Secondhand-Kaufhäusern einmal vorbeizuschauen oder in der Freizeit einmal im Internet, auf dem Dachboden der Großeltern oder auf dem Flohmarkt zu stöbern. Kommoden aus den 1970er-Jahren sehen super aus und können im Büro perfekt als Schrank für Aktenordner genutzt werden.
Aus Alt mach Neu für den Start-up
In diesem Zusammenhang bietet sich auch Upcycling an. Dieser Begriff bedeutet, dass scheinbar nutzlose Gegenstände zweckentfremdet werden und dann wieder für neue Zwecke zur Hand werden können. Wer etwas kreativ ist, der kann beispielsweise ein altes Klettergerüst als Garderobe umfunktionieren. Ein ehemaliger Bilderrahmen wird mit etwas Bastelgeschick außerdem zur schönen Pinnwand – originelle und praktische Einrichtungsstücke im Büro müssen nicht immer kostenintensiv sein!
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