Meetingraum der Zukunft: Konferenzräume von morgen verändern die Arbeitswelt

Moderne Meetingräume bringen große Vorteile

Abteilungsgrenzen gelten nicht, wenn sich alle in einem modern ausgestatteten Meetingraum treffen. Damit werden diese Ort zu Plätzen, an denen ganz neue Ideen entstehen können. Besonderer Pluspunkt: Die Mitarbeiter fühlen sich nicht nur wohler, sondern sind deutlich motivierter. Sie arbeiten verstärkt an Lösungen, gehen in den abteilungsübergreifenden Austausch und entdecken neue Wege, Projekte zu bearbeiten. Meetingräume der Zukunft sind Begegnungsstätten, an denen die Kommunikation im Fokus steht. Es geht längst nicht mehr darum, dass eine Person vor den anderen steht und einen Vortrag hält. Hilfsmittel wie Beamer und Flipchart sind natürlich willkommen und können auch jederzeit verwendet werden. Doch für kreative Treffen braucht es mehr, um spontan Projektlösungen zu finden.

Auch das ist wichtig: Der perfekte Raum für ein konstruktives Treffen ist aber nicht irgendein Raum, in dem ein Tisch und die nötige Anzahl an Stühlen stehen. Er hat eine deutlich sichtbare Funktion und folgt festen Regeln. Das heißt, dass die Nutzung planbar ist und dass dennoch spontane Treffen möglich sind. Die Verbindung aus Zeitlimit und freier Nutzbarkeit muss ermöglicht werden. Idealerweise verfügt ein Unternehmen dann über zwei Räume: Ein großer Konferenzraum wird für Meetings mit Kunden genutzt, ein weiterer Raum steht für spontane Treffen unter Kollegen zur Verfügung. Auch hier spielt wieder der Huddle Room eine große Bedeutung, denn er kann für die firmeninternen kleinen Meetings genutzt werden.

Abteilungsgrenzen gelten nicht, wenn sich alle in einem modern ausgestatteten Meetingraum treffen. ( Foto: Adobe Stock-Who is Danny )

Der Huddle Room: Kleine Besprechungsräume mit großer Wirkung

Kleine Meetingräume, die nur für die Nutzung durch wenige Personen gedacht sind, stehen derzeit im Fokus der Unternehmen, die sich mit der Einrichtung von Konferenzräumen befassen. Hier sollen informelle Zusammenkünfte ebenso möglich sein wie der Austausch in kleiner Runde. Nicht immer ist der Raum technisch umfassend ausgestattet, meist ist nur ein Flipchart oder ein Whiteboard vorhanden. Der Huddle Room ist ideal, wenn es um kurze und spontane Besprechungen zwischen zwei bis vier Personen geht.

Auch für diese Einsätze kann der kleine Meetingraum genutzt werden:

• spontanes Brainstorming
• Kurzversammlungen
• Stand-up-Meetings
• Online-Besprechungen
• Treffen mit Lieferanten

Huddle Rooms müssen nicht gebucht werden, da sie aufgrund der kurzen Dauer der einzelnen Besprechungen meist direkt wieder zur Verfügung stehen. Gleichzeitig stellen sie einen ruhigen Ort dar, in dem ohne Geräusche und Ablenkungen miteinander gesprochen werden kann. Unternehmen profitieren von solchen Räumen durch eine höhere Produktivität und Effizienz der Mitarbeitergespräche sowie durch ein flexibles und hybrides Arbeiten: Diese Räume sind ideal, um einen kurzen Videoanruf zu starten oder um Remote-Mitarbeiter in kleine Meetings einzubeziehen.

Zudem stehen Huddle Rooms für eine bessere Zusammenarbeit, eben weil sich die Gesprächspartner auf ihr Gegenüber und auf das Thema des Meetings konzentrieren. Ablenkungen finden nicht statt und die Gespräche sind lösungs- und ergebnisorientiert.

Der Raum ist vorhanden und muss nur noch eingerichtet werden? Diese Herausforderung steht sowohl für kleine Huddle Rooms als auch für große Konferenzräume. Da die meisten Unternehmen kostenorientiert arbeiten, gilt es, das Nötigste in diese Räume zu bringen und dennoch alles Wichtige für ein angenehmes Arbeitsumfeld bereit zu haben. Die Einrichtung der Konferenz- und Meetingräume muss sich an den örtlichen Gegebenheiten ebenso orientieren wie an den technischen Erfordernissen.

Der Raum ist vorhanden und muss nur noch eingerichtet werden? Diese Herausforderung steht sowohl für kleine Huddle Rooms als auch für große Konferenzräume. ( Foto: Adobe Stock- vipman4)

Einrichtung von Huddle Rooms setzt auf das Wesentliche

Der Mini-Meetingraum braucht nicht viel. Tisch und Stühle sind ausreichend, wobei viele Unternehmen verstärkt auf Stehtische setzen. Das lässt Stühle unnötig werden und bietet die Möglichkeit, ein wenig mehr Bewegung in den Büroalltag zu bringen.

Eine Videokonferenzlösung, um kabellos Inhalte zu teilen, sollte ebenfalls vorhanden sein. Ein kleiner LCD-Monitor zur Präsentation von Projektergebnissen oder für andere Darstellungen ist hilfreich.

Häufig wird auch ein All-in-One-Gerät eingesetzt, sodass Lautsprecher, Kamera, Bildschirm und Rechner in einem vorhanden sind. Auch in kleinsten Besprechungsräumen ist damit eine ausreichende Ausstattung möglich, um ein effizientes Arbeiten zu erlauben.

Große Konferenzräume einrichten

Was braucht ein großer Konferenzraum? Was muss bei seiner Ausstattung anders sein als bei der Einrichtung eines Huddle Rooms? Auch hier sind tisch und Stühle wichtig, allerdings wird niemand auf Stehtische setzen. Im großen Konferenzraum werden Gäste zugegen sein, die es möglichst bequem haben sollen. Neben den komfortablen Sitzgelegenheiten und dem ausreichend großen Tisch kommt es auf die moderne Medientechnik an.

Wifi für alle Teilnehmer, ein leistungsfähiger Beamer sowie gut lesbare Displays sind Voraussetzungen dafür, dass Konferenzen und große Meetings erfolgreich verlaufen. Interessant ist, dass sich gerade drei große Trends zeigen, die für die Gestaltung von Meeting- und Konferenzräumen relevant sind.

Manche Treffen werden lange im Voraus geplant, was die Buchung eines Konferenzraums erleichtert. ( Foto: Adobe Stock-dit26978 )

Sie folgen der Erkenntnis, dass moderne Büros und flexible Gebäudelösungen die Zukunft weisen:

Smarte Meetingräume

Manche Treffen werden lange im Voraus geplant, was die Buchung eines Konferenzraums erleichtert. Andere wiederum finden spontan statt und erfordern die Bereitstellung eines Raumes ohne lange Buchungszeiten.

Gefragt sind daher intelligente und integrierte Konferenzsysteme, mit denen Meetingräume flexibel gebucht werden können. Automatisch werden verfügbare Ressourcen angezeigt, zudem gibt es sofort Meldungen, wenn Treffen vorzeitig beendet worden sind. Smarte Meetingräume erlauben es, dass sich die Teilnehmer untereinander drahtlos verbinden.

Kabelsalat unter und auf dem Tisch war gestern und auch das Umschalten verschiedener Displayeingänge im Raum ist nicht mehr aktuell. Neuere Raumtools sind sogar in der Lage, Beleuchtung und Jalousien mit einzubeziehen, sodass der Raum mit all seinen Möglichkeiten genutzt werden kann.

Agile Meetingräume

Dass jeder sein einzeln abgeschlossenes Büro hat, ist heute längst nicht mehr modern. Die verfügbaren Büroflächen schrumpfen mehr und mehr, privater Raum ist nicht mehr oder kaum noch vorhanden. Unternehmen müssen kreativ sein, wenn sie separate Räume für Besprechungen finden wollen.

Der voll ausgestattete Konferenzraum steht meist zur Verfügung, doch er ist für kurze, spontane Treffen mit wenigen Personen meist überdimensioniert.

Huddle Rooms sind die Lösung. Auch Meetingraum-Kits, die unter anderem als Zoom Rooms bekannt sind, können genutzt werden.

Diese Räume können ohne umfassende Schulungen der Nutzer verwendet werden, lassen sich leicht installieren und sind für einen Einsatz in einer anderen Umgebung rasch verfügbar.

“Wolkige“ Meetingräume

Nein, sie haben nichts mit dem Wetter zu tun und dennoch mit den Wolken: Meetingräume von morgen nutzen die Cloud und die dort verfügbaren Dienste für ein effizientes Arbeiten. Die Verteilung von Updates über die Cloud ist ebenso möglich wie der leichte Anschluss neuer Geräte, über die die Kommunikation sicher und schnell abgewickelt werden kann.

Zeit gilt als eine der wichtigsten Ressourcen und gerade diese wird durch den Einsatz der Cloud gespart. Selbst geschäftskritische Aufgaben können schneller und besser erledigt werden, wenn alle Teammitglieder Zugriff auf die Daten bekommen.

Meetings, die Cloud-basierte Systeme nutzen, erlauben schnellere Absprachen, Anpassungen und ein besseres Nutzererlebnis.

Fazit:

Die Bereitstellung der Räumlichkeiten ist nur eine kleine Teilaufgabe des Unternehmens. Weitaus wichtiger ist es, die Konferenzräume der Zukunft technisch hochwertig und mitarbeiterfreundlich auszustatten. Davon ist ein Arbeitsergebnis abhängig, das Projekte voranbringt.