Kundenmanagement-Software: die 10 besten Tools für KMU

Beim Kundenmanagement (Software- oder Prozess-gestützt) kommt es vor allem darauf an, die Nähe zu Kunden herzustellen. Das ist aber nur möglich, wenn seine Gewohnheiten bekannt sind und wenn diese regelmäßig analysiert werden. So kann das eigene Angebot individuell angepasst werden und entspricht den Bedürfnissen der Kunden. Spezielle Lösungen, die beim Kundenmanagement – kurz CRM für Customer Relationship Management – eingesetzt werden, minimieren das Risiko für KMU, dass sich Kunden der Konkurrenz zuwenden. Allerdings bedarf es für ein erfolgreiches CRM unbedingt einiger Tools, von denen hier im Folgenden einige vorgestellt werden.

1. Sage ACT

Sage ACT gehört zu den erfolgreichsten Softwarelösungen, die für Kleinbetriebe zur Verfügung stehen. Es geht hierbei vor allem um das Kontaktmanagement und Unterstützung für den Vertrieb im Unternehmen. E-Mails werden ständig synchronisiert und es ist möglich, Termine und Aufgaben mit Google und Outlook abzugleichen. Darüber hinaus gibt es eine optionale Schnittstelle, über die sich kaufmännische Daten einbinden lassen. Einige kostenlose Apps, die zusätzlich angeboten werden, lassen die Synchronisation von Terminen und Kontakten zu.

2. Cobra Adress Plus

Eine gute CRM-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zum Kundenmanagement muss nicht teuer sein, wie Cobra Adress Plus zeigt. Das Hauptaugenmerk liegt hier auf den Bereichen Marketing sowie Kontaktmanagement. Optional können Schnittstellen genutzt werden, mit denen sich betriebswirtschaftliche Programme einbinden lassen. Somit kann zum Beispiel auch Lexware hier gekoppelt werden. Dazu kommen einige zusätzliche Module, mit denen Events, Dokumente und E-Mails verwaltet werden können.

3. Combit Adress Manager

Sehr vorteilhaft bei dieser CRM-Software ist, dass diese sehr flexibel einzusetzen ist. Darüber hinaus können die angelegten Datenbanken und das Layout entsprechend den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Sehr nützlich sind überdies die Funktionen, die für das Kontaktdatenmanagement genutzt werden können. So ist es möglich, Adressen automatisch zu übernehmen und die Daten aus der Zwischenablage anzuwenden. Sehr komfortabel ist hier die Telefonanbindung: Mit ihrer Hilfe können eingehende Anrufe nach ihrer chronologischen Reihenfolge geordnet abgearbeitet werden. Für die umfangreiche Bearbeitung von Kampagnen und Beschwerden sind ebenfalls Module enthalten. Einziger Nachteil: Wer die Software mit dem Smartphone nutzen möchte, muss sich mit der veralteten Version begnügen. Hier ist also der Einsatz der PC-Version des Combit Adress Manager die bessere Entscheidung.

4. CAS Pia Starter

Auch in der Cloud lassen sich CRM-Tools nutzen, wie das Beispiel des CAS Pia Starter hier eindrucksvoll zeigt. Der Service für das Kundenmanagement ist umfassend angelegt und bietet hilfreiche Funktionen für Service, Marketing und Vertrieb. Dazu kommen Funktionen, die die Zusammenarbeit über das Web unterstützen und beim Projektmanagement helfen. Mobil zu nutzende Apps können heruntergeladen werden und stehen für die Anwendung auf Tablets und Smartphones zur Verfügung. Außerdem ist die Integration sozialer Medien möglich.

5. Salesforce CRM

Was sich so gewaltig anhört, ist es in der Praxis auch: Bei Salesforce CRM handelt es sich wiederum um ein CRM-Tool, welches als Cloud CRM verwendet wird und die Bereiche Service, Vertrieb und Marketing stützt. Dabei gibt es verschiedene einzelne Module wie zum Beispiel den Contact Manager, der sich aber nur auf das Kontaktmanagement konzentriert. Sehr hilfreich sind die Anbindungen zu Google Mail und Outlook. Außerdem ist die Verwaltung der Dokumente inbegriffen, darüber hinaus kann das Aufgabenmanagement genutzt werden. Auch unterwegs ist das Tool einsatzbereit, denn dafür gibt es verschiedene mobile Apps.

Übrigens haben die Dienste in der Cloud (CRM etc.) noch einen weiteren entscheidenden Vorteil und sind ab vier Euro im Monat zu nutzen. Dabei werden die einzelnen Dienste aber separat abgerechnet, wodurch sich ein höherer Monatspreis ergeben kann.

6. Highrise

Kommen wir zum nächsten Tool: Highrise nennt es sich und gilt als absolutes Leichtgewicht im Bereich der Tools für das Kontaktmanagement. Es richtet sich in erster Linie an Einsteiger des CRM-Bereichs und basiert auf den Entwicklungen von „37Signals“, der bekannten Softwareschmiede „strong>Basecamp“ aus Chicago. Mithilfe dieser Software können Kunden und Kontakte einfach verwaltet werden, dazu reicht der Browser aus. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit zur Verwaltung von Kundenakten und der Nutzung von Notizen und verschiedenen Werkzeugen zur Kommunikation. So ist es möglich, Chats zu führen und Kommentare zu verwalten. Der gesamte Umgang mit Kunden kann beschleunigt werden, wobei der Fokus auf den alltäglichen Prozessen liegt.

7. PipelineLeads

Dieses CRM-System stammt aus den USA und ist bislang hierzulande weniger bekannt. Es punktet vor allem mit einer hochwertigen Benutzerschnittstelle, die mit Bedacht schlicht gehalten wurde. Kundenakten, Projekte und Aufgaben können ganz einfach verwaltet werden. Dazu kommen die Kundendokumente, die ebenfalls rasch zur Verfügung stehen und zentral über den Browser genutzt werden können. PipelineLeads bietet die üblichen CRM-Features, darüber hinaus aber noch weitere Möglichkeiten. So können eigene Ziele ebenso verwaltet werden, wie spezielle Aufgaben definierbar sind.

8. Nimble

Das Tool namens Nimble stammt ebenfalls aus den USA und bietet die Möglichkeit, die sozialen Kontakte einzubringen. So arbeitet das Tool mit den Kontakten aus Facebook, Twitter, Google+ und LinkedIn. Auch Skype, Telefon und E-Mail kommen nicht zu kurz und sämtliche Daten können hier auf einfache Art verwaltet werden.

Der Import der Daten erfolgt per Schnittstelle, und zwar automatisch. Die Interaktion mit den Kunden lässt sich über das Dashboard verfolgen und zentral verwalten. Dabei ist es egal, auf welchem Weg die Kommunikation mit den Kunden stattgefunden hat bzw. welche der sozialen Medien genutzt wurde. Nützlich ist auch die Funktion der Verfolgung von Kundendiskussionen, was vor allem für den Bereich Marketing und Vertrieb dienlich ist. Hier besteht sogar die Möglichkeit, sich aktiv an den Diskussionen zu beteiligen.

9. Sprout Social

Eigentlich handelt es sich bei Sprout Social um ein Tool für den Social Media Bereich und somit nicht um ein CRM-System. Dennoch ist es ein nützliches Werkzeug, mit dem sich CRM-Prozesse sehr anschaulich darstellen und abbilden lassen. Der Dienst stammt aus Chicago und bietet ein Dashboard für Social Media Aktivitäten, über das sämtliche Accounts der verschiedenen Dienste zentral verwaltet werden können. Integriert wurden dabei Funktionsmodule für das Kundenmanagement sowie den Support. Für Unternehmen bietet sich mit diesem Tool die Chance, Kunden über soziale Netzwerke zu gewinnen bzw. die Kundengewinnung optimaler zu gestalten. Auch Bestandskunden profitieren davon, denn sie werden besser über aktuelle Aktionen und Services auf dem Laufenden gehalten.

10. Infusionsoft

Bei Infusionsoft handelt es sich um eine ganzheitliche Plattform, mit der sich Verkaufs- und Marketing-Prozesse optimaler gestalten lassen. Außerdem sollen sich diese Prozesse automatisieren lassen. Verschiedene Dienste werden vereinheitlicht bzw. auf einen Nenner gebracht: Marketing-Tools sind hier ebenso zu finden wie CRM und Kontaktmanagement. Dazu kommen Features für das E-Commerce. Infusionsoft ist daher in erster Linie für Onlinehändler geeignet, wenn diese ihre Services und Kunden besser verwalten wollen.