Die Informationstechnik auslagern? Nein, lieber nicht! Viele Unternehmen sind unsicher in Bezug auf die Datensicherheit und auf den reibungslosen Datenaustausch mit einem Auftraggeber, wenn der gesamte IT-Bereich in fremde Hände übergeben wird. Dabei können IT-Dienstleistungen, die ausgelagert werden, durchaus Entlastungen bringen.
Neuland Outsourcing?
Was für Großkonzerne längst an der Tagesordnung ist, ist für viele kleine und mittlere Betriebe immer noch absolutes Neuland: Ein Outsourcing der Informationstechnik kommt von vornherein nicht infrage – es ist unbekannt und deshalb bestimmt auch unsicher – oder? Seitens der Dienstleister ist der Service des direkten Ansehens daher sehr hilfreich. Viele Unternehmen lassen ihre Kunden persönlich den Sicherheitsbereich anschauen, an dem die Daten gespeichert werden. Gerade die Sicherheitsbedenken sind es nämlich, die viele Firmen davor zurückschrecken lassen, IT-Leistungen auszulagern. Das bringt allerdings das Risiko einer totalen Überlastung mit sich und nicht selten sind die Sicherheitslücken in den Firmen sogar noch deutlich größer, als wenn der Support von außen genutzt wird.
Die Informationsflut wird in den meisten Firmen aber immer größer, daher sind Überlegungen zur Auslagerung der Prozesse in Firmen jedweder Größe sinnvoll.
Umfassende IT-Landschaft in kleinen Unternehmen
IT-Infrastruktur und IT-Betrieb erfordern komplexe Prozesse. Den Überblick behält nur, wer gut organisiert. (#1)
Die IT-Landschaft ist in allen Firmen vergleichbar, dabei spielt die Größe derselben nicht einmal die entscheidende Rolle. Fakt ist, dass dieses Landschaft bei einer kleinen Firma ähnlich komplex ist wie bei einem großen Konzern, lediglich der Umfang der gespeicherten Daten unterscheidet beide voneinander. Der Unterschied liegt aber vor allem darin, dass kleine Firmen oft gar nicht die finanziellen und räumlichen Möglichkeiten haben, eine eigene Abteilung für die Informationstechnik aufzubauen bzw. die entsprechenden Kapazitäten zur Verfügung stellen können. Der Datenaustausch mit den Kunden kann daher gestört sein – genau das ist aber die Angst vieler Unternehmer, wenn Sie den externen Support in Anspruch nehmen. Auffällig wird die unzureichende ausgebaute IT in der Firma spätestens dann, wenn doch ein größeres Projekt gestartet werden soll, das nötige Know-how dafür aber im eigenen Hause nicht gegeben ist. Die Suche nach einem Anbieter, der die entsprechenden Dienstleistungen offeriert, geht dann los und endet in der Auslagerung bei einem ausgewählten Dienstleistungsunternehmen. Dabei muss nicht die gesamte IT ausgelagert werden, sondern meist sind schon einzelne Bereiche völlig ausreichend, um eine Entlastung bzw. ausreichende Betreuung zu erzielen. Gern werden SAP-Anwendungen oder der Netzbetrieb abgegeben. Das wird als Managed Service bezeichnet, bei dem nur Anwendungen in fremde Hände gegeben werden. Personal hingegen verbleibt im eigenen Hause. Diese Variante wird seitens der Anbieter solcher Leistungen vor allem für Firmen des Mittelstands empfohlen.
Warum nur Anwendungen auslagern?
Outsourcing oder Insourcing? Was wird im Hause erledigt und was soll ausgelagert werden? Und – ist das überhaupt sinnvoll? (#2)
Großkonzerne denken und agieren anders, sie geben auch die Kontrolle über einzelne Prozesse in sichere und erfahrene Hände. Das ist bei Unternehmern aus dem Mittelstand oft anders, denn sie geben die Kontrolle ungern ab. Das heißt, sie möchten zumindest einen gewissen Teil der Kontrolle über verschiedene Prozesse behalten und entscheiden sich dann nach eingehender Beratung lieber dafür, nur einzelne Anwendungen der IT in fremde Hände zu legen. Dabei legen die Firmen den größten Wert darauf, dass sie ihre Prozesse jemandem anvertrauen, der sich mit diesen Dingen auskennt – Neulinge haben es als Dienstleister nicht selten sehr schwer, wenn sie nicht bereits aus früheren Tätigkeiten entsprechende Referenzen mitbringen bzw. vorzeigen können. Der Dienstleister muss schon im Rahmen der Beratung erfahren, was dem Klienten besonders wichtig ist. Welche Abläufe sind relevant? Welche Software wird eingesetzt und ist diese eventuell durch eine andere auszutauschen? Sofern bezüglich der gewünschten Leistungen und Prozesse keine Klarheit besteht, kann es allerdings sogar sein, dass das Geschäft durch die Auslagerung geschädigt wird. Von einer Steigerung der Effizienz kann dann keine Rede mehr sein.
Video: Verbesserungsmöglichkeiten der IT-Kompetenz in kleinen und mittleren Unternehmen
Was zählt für Unternehmer?
Unternehmer, die über die Auslagerung der IT nachdenken, suchen einen Dienstleister, der in erster Linie eine sehr gute Qualität seiner Services bietet. Dabei geht es in erster Linie um das Tempo bei der Bearbeitung einzelner Aufträge sowie der alltäglichen Aufgaben. Ausfallzeiten müssen ein Tabu sein, auch wenn sie nur einen halben Tag lang dauern. Selbst solche Zeiten sind für die meisten Firmen völlig inakzeptabel und stören den gesamten Betriebsablauf. Außerdem muss der Dienstleister so schnell wie möglich vor Ort sein, wenn einmal Not am Mann ist. Gerade Existenzgründer und Jungunternehmer suchen daher nach Anbietern, die eine regionale Ausrichtung haben. Denn was nutzt der beste Dienstleister der Branche, wenn dieser Hunderte von Kilometern weit weg seinen Sitz hat? Wenn er im Ernstfall eben nicht schnell genug zur Stelle ist und das Geschäft für Stunden oder sogar Tage zum Erliegen kommt? Viele Kunden haben kein Verständnis dafür, wenn es IT-Probleme gibt und wenden sich rasch dem Wettbewerber zu. Das muss natürlich verhindert werden, daher ist verständlich, dass die Ansprüche an die IT bzw. an eine professionelle Betreuung hoch sind.
Bemerkenswert ist, dass inzwischen viele große Dienstleistungsunternehmen um die Gunst der Mittelständler buhlen, doch diese fühlen sich von den Angeboten oft überfordert. Sie fühlen sich bei mittelständischen IT-Unternehmen oft besser aufgehoben als bei einem großen Konzern wie IBM oder Hewlett-Packard. Eine Partnerschaft auf Augenhöhe lässt sich so scheinbar besser realisieren.
Neben dem Sitz des Unternehmens, welches mit der Auslagerung der IT betraut werden soll, sowie neben der Größe desselben ist natürlich die Qualität der Services entscheidend. Lange Zusammenarbeiten sind erwünscht, schließlich möchte niemand mit all seinen Daten und Prozessen ständig umziehen müssen. Die Leistungen sollen so reibungslos wie möglich ausgeführt werden und wenn es Probleme gibt, erwartet man schnelle und direkte Lösungen. Wichtig ist, dass es auch zwischenmenschlich stimmt, denn Abstimmungen und Beratungen zu einzelnen Dienstleistungen und wichtiger Software sind immer wieder nötig. Wer sich als Unternehmer nicht gut aufgehoben fühlt, sollte sich bei anderen Anbietern umsehen.
Wer sich nun dafür interessiert, worauf es bei der Auslagerung der Prozesse ankommt, der findet unter dem folgenden Link eine umfassende Beratung. Vor allem Gründer sollten sich zu diesem Thema unbedingt näher informieren, denn die Auslagerung kann für sie tatsächlich gewinnbringend sein, auch wenn sie erst am Anfang der Karriere als Unternehmer stehen.
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