Ein integriertes Kassensystem ist die erste Wahl für alle, die Effektivität, intuitive Bedienung und Mehrwert zu schätzen wissen. Anwender haben dank der Systeme vor allem für eine Sache Zeit: für die Bedienung ihrer Kunden.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Mehr als eine einfache Kasse: Integrierte Kassensysteme bringen Vorteile
Ein integriertes Kassensystem gilt als Nachfolger der konventionellen Registrierkassen und kann weit mehr als nur das eingenommene Bargeld aufbewahren. Hard- und Software sind bei einem solchen System kombiniert und unterstützen den Geschäftsalltag effektiv. Dabei sind Kassensysteme für Friseure ebenso vorteilhaft für Gastronomen oder für den Einzelhandel. Ein besonderes Plus bringen dabei digitale Kassensysteme mit, die ein Warenwirtschaftssystem ebenso beinhalten wie die Kundenverwaltung oder Terminbuchungen. Wer die berühmte „Eier legende Wollmilchsau“ sucht, ist mit einem integrierten Kassensystem gut beraten, zumal sich die anfänglich höheren Investitionskosten rasch amortisieren.
Vorteile integrierter Kassensysteme
Einst gab es eine einfache Kasse, in die das Bargeld gelegt wurde. Der Kunde bezahlte, das Geld wanderte in die Kasse, Wechselgeld wurde herausgegeben. Doch ein modernes Kassensystem kann weit mehr und erweist sich im Alltag als deutlich praktischer. Die integrierten Systeme sind intuitiv zu bedienen und erfordern damit lediglich eine kurze Einweisung der Mitarbeiter. Sie kommen mit einem kompletten Softwarepaket in das Unternehmen und stellen diverse Funktionen sicher. Unter anderem lassen sich mit dem System die folgenden Bereiche abdecken:
- Warenwirtschaft
- Terminbuchung
- Kundenverwaltung
- Personalplanung
- Steuer- und Finanzberechnungen
Spezielle Software-Tools sind damit nicht mehr nötig, Schnittstellen zu anderen Softwares entfallen. Das erleichtert nicht nur die Abrechnung (auch gegenüber dem Finanzamt), sondern es spart auch noch Kosten, da keine Lizenzen gekauft werden müssen. Somit rentiert sich die Investition in ein solches System schon binnen kürzester Zeit.
Einst gab es eine einfache Kasse, in die das Bargeld gelegt wurde. (Foto: AdobeStock – 536694883 panuwat)
Integrierte Kassensysteme entsprechen den gesetzlichen Anforderungen
Es gibt bestimmte Rahmenbedingungen, die der Gesetzgeber vorschreibt und an die sich die Anwender eines Kassensystems zu halten haben. Nennenswert sind hier die Kassensicherungsverordnung, die seit dem 1. April 2021 für alle elektronischen Registrierkassen gilt, und die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE).
Letztere wird auch als „digitaler Manipulationsschutz“ bezeichnet und besteht aus zwei Komponenten: einer Speicher- und einer Sicherheitskomponente. Sie werden auf einem speziellen Modul oder in der Cloud betrieben. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) stellt durch eine Zertifizierung den gefahrlosen Betrieb des Kassensystems sicher.
Maßgeblich ist dafür das TR-03153-Verfahren, dem das Gesamtsystem unterzogen wird. Das BSI gibt regelmäßig Auskunft darüber, welche Systeme zertifiziert sind und somit sicher eingesetzt werden können.
Zur Erklärung: Die technische Sicherheitseinrichtung legt die Transaktionen der Kasse in einem internen Speicher ab. Dieser ist nicht veränderbar. Nun schickt die TSE einen Code an die Kasse, der wiederum auf dem Kassenbon erscheint. Der Beleg muss seit 2020 ausgedruckt und dem Kunden übergeben werden. Auch eine elektronische Übermittlung an den Kunden ist möglich.
Neben den Anforderungen, die durch die Kassensicherheitsverordnung gestellt werden, müssen die entsprechenden Systeme zudem den Vorgaben der DSGVO und der GOBD genügen. Hierin wird alles zur elektronischen Führung und Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten geregelt.
Investition in ein integriertes Kassensystem: Darauf kommt es bei der Auswahl an
Ob Friseur, Gastronom oder Einzelhändler: Integrierte Kassensysteme sind aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Sie sind mit verschiedenen Ausstattungsvarianten erhältlich und damit ideal für individuelle Einzelfälle anzupassen. Bei der Auswahl des Kassensystems sind verschiedene Kriterien relevant und es kommt unter anderem auf die leichte Bedienbarkeit und das Vorhandensein diverser Schnittstellen an. Zudem sollte vorab die Frage, ob das Kassensystem in der Cloud genutzt werden soll, beantwortet werden.
Checkliste für die Auswahl des passenden Kassensystems
Die folgende Checkliste kann bei der Auswahl eines neuen Kassensystems herangezogen werden und führt durch das mittlerweile breite Angebot hin zum individuell passenden System:
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Support:
Auch wenn das Kassensystem intuitiv zu bedienen ist, kann es dennoch technische Probleme oder Fragen geben. Der Support des Herstellers sollte telefonisch erreichbar und kostenlos sein und das nicht nur in der Testphase der Kasse. Bei der Auswahl sollte daher nicht nur das Kassensystem näher betrachtet werden, sondern es muss auch um den Kundensupport gehen.
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Intuitive Bedienbarkeit:
Niemand möchte vor der Nutzung eines neuen Kassensystems eine umfassende Schulung durchführen oder an einer solchen teilnehmen müssen. Die intuitive Bedienung des Systems ist daher eine Grundvoraussetzung. Die Kasse darf nicht zum Zeitfresser werden! Ganz im Gegenteil: Es sollte möglich sein, dass auch neue Mitarbeiter schnell und effizient eingearbeitet werden können.
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Testphase:
Im besten Fall kann das integrierte Kassensystem vor dem endgültigen Kauf ausprobiert werden. Die Testphase sollte mehrere Tage umfassen.
Ein Kassensystem muss den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen sowie sämtliche Daten sicher verwahren. (Foto: AdobeStock – 502546396 Renata Hamuda)
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Finanzamtskonformität:
Ein Kassensystem muss den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen sowie sämtliche Daten sicher verwahren. Zudem muss es vor Manipulationen geschützt sein. Um finanzamtskonform zu sein, ist zudem eine Verfahrensdokumentation wichtig. Darüber hinaus ist die bereits beschriebene TSE notwendig.
Die Finanzamtskonformität ist ein besonders wichtiger Punkt, denn der Gesetzgeber prüft Unternehmen streng, um zu vermeiden, dass ihm Steuern entgehen. Hier gilt die sogenannte Fiskalisierung, deren Ziel es ist, dass alle Transaktionen an einer Kasse lückenlos erfasst werden. Der Schutz vor Manipulationen der Daten sowie deren sichere Archivierung gehört ebenfalls dazu.
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Idealer Funktionsumfang:
Die Kasse soll den Alltag im Geschäftsleben erleichtern. Daher ist es wichtig, dass der Funktionsumfang bei dem ausgewählten Kassensystem stimmt: Das Anlegen von Produkten sollte ebenso möglich sein wie die Anzeige von Preisen und Rabatten, von Statistiken und Auskünften zum Lager. Zudem muss die Kasse in der Lage sein, den Kassenbon auszugeben, zumal die Belegausgabepflicht schon seit mehreren Jahren gilt.
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Einbindung von Zusatzgeräten:
Je nach System und Branche sollte es möglich sein, Zusatzgeräte einzubinden: Barcode-Scanner, Kundendisplay und Bondrucker gehören dazu. Wichtig ist, vor dem Kauf des neuen Kassensystems zu prüfen, ob bereits vorhandene Geräte kompatibel dazu sind.
Datenübertragung in die Cloud ermöglichen
Kann ein sicheres Kassensystem in der Cloud betrieben werden?
Das Wichtigste vorab: Ja, ein sicheres Kassensystem kann auch über die Cloud betrieben werden, die Daten sind dort sicher vor Manipulationen zu speichern. Eine Cloud-Kasse setzt dabei auf die Kommunikation über spezielle Internetverbindungen, die mittels TLS-Verschlüsselung abgesichert sind.
TLS steht hier für Transport Layer Security, was so viel wie Transportschichtsicherheit bedeutet. Gemeint ist damit ein Verschlüsselungsprotokoll, das der sicheren Datenübertragung dient. Auf die Daten können nur noch berechtigte Personen zugreifen.
Die Speicherung der Daten in einem modernen Rechenzentrum entspricht den gängigen Sicherheitszertifzierungen und wird auf dem neuesten Stand der Technik vorgenommen.
Sie sind dort sowohl physisch als auch digital bestens vor dem Zugriff Unbefugter geschützt. Innerhalb des Kassensystems hingegen erfolgt die Absicherung durch TLS-Verschlüsselung und ein spezielles Verfahren zur Authentifizierung.
Auch wenn sich in einem Einzelhandelsunternehmen oder bei einem Dienstleister vieles um die Einnahmen dreht, steht doch der Kunde im Mittelpunkt. (Foto: AdobeStock – 645168339 Phoophinyo)
Viele Kassen, die als Tabletkassen betrieben werden, haben nicht die Möglichkeit zum Anschluss weiterer Hardware. Auch sie setzen auf die Nutzung der Cloud, um Daten sicher und dennoch abrufbar zu speichern.
Fazit: Integrierte Kassensysteme lassen Zeit für das Wesentliche
Auch wenn sich in einem Einzelhandelsunternehmen oder bei einem Dienstleister vieles um die Einnahmen dreht, steht doch der Kunde im Mittelpunkt. Damit dieser die nötige Aufmerksamkeit bekommen kann, muss die Verbuchung der Einnahmen sowie die Abrechnung praktisch aufwandsfrei ablaufen. Möglich wird das mit einem integrierten Kassensystem, das alle gängigen Abläufe im Unternehmen abbilden kann. Die einfache Bedienung lässt eine sofortige produktive Nutzung der Kasse zu, das Vorhandensein aller wichtigen Schnittstellen erlaubt den Verzicht auf zusätzliche Hard- und Software.
