ERP-Systeme für Start-ups: Warum sich der Einsatz lohnt?

Start-ups fangen klein an und wollen hoch hinaus. Deswegen müssen sie nach der Gründung mit den Kosten haushalten und sich zunächst den Aufgaben widmen, die ihnen besonders wichtig erscheinen. Dabei geht es vor allem um die Entwicklung der eigenen Produkte, Dienstleistungen oder Lösungen. Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, aber auch Controlling werden dabei stiefmütterlich behandelt, sind doch noch überschaubare Datenmengen vorhanden, die so mancher Gründer dank einer Excel-Tabelle selbst im Blick hat.

Wächst das Unternehmen, müssen mehr Aufgaben abgearbeitet oder an neue Mitarbeiter delegiert werden. Diese Zunahme an Daten und Informationen sind dann nicht mehr mit einer einfachen Tabellenkalkulation handhabbar. Der Überblick geht verloren, die Fehlerquote steigt und die Abläufe können so nicht optimiert werden. Dabei ist es dank ERP-System einfach, alle Prozesse im Blick zu behalten und zu steuern, um das Start-up effektiv und nachhaltig aufzubauen.

ERP-System: Was ist das eigentlich?

Ein ERP-System ist eine Software, die innerhalb eines Unternehmens für eine optimale Ressourcenplanung sorgt. ERP ist dabei die Abkürzung für Enterprise-Resource-Planning. Diese soll Unternehmen dabei helfen, Daten und Informationen aus allen Bereichen des Betriebes zu synchronisieren und miteinander zu verbinden.

Dadurch kann das Unternehmen die wirklich wichtigen Entscheidungen treffen, die das gesunde Wachstum maßgeblich vorantreiben. Die Basiskomponenten eines ERP-Systems wie zum Beispiel Produktionsplanung oder Auftragsabwicklung variieren je nach Betreiber, lassen sich aber nach den Vorgaben der Unternehmen um weitere benötigte Module erweitern.

Im Folgenden werden mögliche Teilbereiche eines Unternehmens vorgestellt und kurz erklärt, wie ein ERP-System unterstützend zum Einsatz kommen kann.

1. Materialwirtschaft
   Mit einem ERP-System können Unternehmen die Materialversorgung optimieren, egal ob es darum geht Bestellmengen zu planen, Warenein- wie ausgänge zu überwachen oder den tatsächlichen Bedarf zu ermitteln. Dank technologischer Unterstützung funktioniert die Unternehmenslogistik reibungslos und effizient.
2. Produktion und Fertigung
   Ein umfassendes ERP-System behält alle Prozesse von Produktion bis Fertigung im Blick. So kann das Unternehmen beispielsweise auch auf sich schnell verändernde Rahmenbedingungen, wie neue Kundenanforderungen, reagieren. Das ERP-System nimmt dabei Bezug auf Produktionssteuerung, Produktionsplanung, Kostenkalkulation oder Kommissionierung und unterstützt bei der Planung, Kalkulation, Disposition und Dokumentation.
3. Einkauf
   Auch der Einkauf muss systematisch und prozessoptimiert gesteuert werden. Allein die unzähligen Abstimmungsprozesse mit Lieferanten nehmen eine Menge Zeit in Anspruch. Hier kann ein ERP-System dabei unterstützen diese Beschaffungsprozesse zu optimieren. Per Modul lassen sich zudem Lieferantenportale direkt an das System anbinden und übersichtlich verwalten.
4. Personal
   Vor allem größere Unternehmen suchen nach Lösungen, wie sie den Überblick über Personaldaten, Gehälter und Urlaubstage behalten können. Dank eines ERP-Systems lässt sich dies für die HR-Abteilung vereinfachen. Mit der integrierten Software haben die Verantwortlichen in der Personalabteilung alle Daten zu jedem einzelnen Mitarbeiter und können effizienter deren Einsatz planen.
5. Finanzbuchhaltung
   Materielle wie finanzielle Ressourcen eines Unternehmens müssen mit großer Sorgfalt verwaltet wie auch gesteuert werden. Eine vollintegrierte Finanzbuchhaltung in ERP-Systemen ist ein wichtiges Werkzeug für Unternehmen, um Ärgernisse mit dem Finanzamt bzw. Rechtsstreitigkeiten vorzubeugen.
6. Vertrieb und Marketing
   Ein ERP-System bietet dem Vertrieb eines Unternehmens umfangreiche Daten zu Kunden bzw. Interessenten, die es ihm ermöglichen die Kommunikation ganz individuell auf deren unterschiedliche Präferenzen abzustimmen. Darüber hinaus können auf Grundlage dieser Daten Marketingaktionen wie zum Beispiel E-Mail-Kampagnen rund um Weihnachten strategisch geplant und durchgeführt werden.
7. Controlling
   Das Controlling-Modul ist ein wesentlicher Bestandteil eines ERP-Systems und dient dem Unternehmen dabei, die wirklich richtigen geschäftlichen Entscheidungen zu treffen. Das Modul überwacht die Planung, vergleicht die Planung mit den Ist-Zuständen und analysiert, wie man den gewünschten Soll-Zustand erreicht.

Welche Vorteile bringt eine ERP-Software für Start-ups?

Das ERP-System ist das zentrale Instrument eines Unternehmens: Abläufe werden gesteuert, Prozesse laufen koordiniert ab und greifen nahtlos ineinander über, wie in einem Zahnrad. Wichtig ist dabei, dass die Daten zentral gespeichert werden. Ein manueller Transfer der Daten ist daher nicht mehr notwendig. Je nach Unternehmensgröße können auch spezielle Zugriffsrechte verteilt werden.

Mithilfe übersichtlicher Dashboards lassen sich relevante Aktivitäten mit den wichtigsten Kennzahlen und Informationen in Echtzeit verfolgen. So können Start-ups rechtzeitig eingreifen, Prozesse optimieren und ihr Geschäft effizient und effektiv ausbauen. Sollte das Wachstum andere bzw. weitere Anforderungen durch eine neue Zielgruppe oder Investoren mit sich bringen, lässt sich die Software flexibel an die geänderten Umstände anpassen.

Wann kommt eine ERP-Software zum Einsatz?

Sobald ein Start-up mit digitalen Informationen arbeitet, kann es vom Einsatz einer ERP-Software profitieren. Zu Beginn halten die Gründer noch alle Fäden in der Hand, doch das Wachstum eines Unternehmens bringt neue Aufgabenbereiche und ein Mehr an Personal mit sich. Jede Abteilung sollte nun auf die ERP-Software zugreifen, um die eigenen Prozesse fortlaufend zu beobachten, zu analysieren und schlussendlich zu optimieren.

Ein Projektmanager benötigt zum Beispiel Daten, aufgrund derer er den finanziellen wie personellen Bedarf eines Projekts planen kann. Im Vertrieb oder Marketing lassen sich dank DSGVO-konform gesammelter Kundendaten personalisierte Mailings verschicken. Ist das Start-up im produzierenden Gewerbe tätig, werden mit Hilfe der ERP-Software Produktionslinien gesteuert, analysiert und optimiert.

On-premises oder cloudbasiert: Welches ERP-System eignet sich für Start-ups?

Man unterscheidet in der Regel zwei verschiedene Arten von ERP-Systemen. On-premises-ERP-Systeme werden inhouse installiert, verwaltet und betrieben. Dabei wird eine einmalige, aber relativ hohe Zahlung für die Nutzungslizenz der Software fällig. Das Start-up selbst ist damit auch für die Daten und die IT verantwortlich, das heißt es muss weitere Kosten für Personal, Server und Serverräume einplanen. Ein Zugriff auf das ERP-System von außen ist bei einer on-premises-Lösung nicht möglich.

Anders verhält es sich bei den cloudbasierten ERP-Systemen wie diesem: Start-ups stellen sich ihre ERP-Software nach den gewünschten Funktionen individuell zusammen. Der Hersteller verlangt monatliche Abokosten, je nach Umfang der ERP-Software. Weitere Module lassen sich beliebig und nach Bedarf flexibel zubuchen. Zudem werden die Kosten für Personal und Verwaltung der IT eingespart, da der Betreiber die Updates und Backups einspielt und die Serververwaltung komplett übernimmt.

Der Zugriff auf die Daten von außen aus dem Homeoffice oder Coworking-Space ist gegeben. Das ist besonders zum Start des Unternehmens günstig, um sich die Miete teurer Büroräume zu sparen. Nachteile der cloudbasierten Lösung sind laufende Kosten durch das Abonnement, steigende Kosten durch die Buchung weiterer Funktionen der ERP-Software sowie die Frage nach der IT-Sicherheit wie auch dem Standort der Server.

Was sollten Start-ups bei der Wahl der ERP-Software beachten?

1. Start-ups sollten gleich zu Beginn ganz strategisch den Einsatz einer ERP-Software durchplanen, denn ein späterer Wechsel des Systems ist nicht nur mit hohen Kosten, sondern auch extremen Aufwand durch das Einspeisen der großen Datenmengen verbunden. Auch eine Ausweitung des Geschäftsmodells sowie eine Internationalisierung sollten bei der Strategie und der Wahl für eine ERP-Software nicht vernachlässigt werden.
2. Je früher die ERP-Software im Einsatz ist, desto besser lassen sich die internen Prozesse und Abläufe optimieren. Bei steigendem Bedarf werden dann einfach entsprechende Module zugebucht.
3. Bestehende Zusatzmodule zur eigenen ERP-Software sollten wirklich erst zum benötigten Zeitpunkt gebucht werden, um unnötige Kosten zu vermeiden und liquide zu bleiben.

Fazit: Start-ups sollten schon früh auf die richtige (cloudbasierte) ERP-Software setzen

Start-ups profitieren generell von ERP-Systemen. Dabei bringen cloudbasierte ERP-Systeme eine Menge Vorteile mit, da sie flexibel mitwachsen, kostengünstig und skalierbar sind und dabei helfen die gegebenen Unternehmensressourcen effektiv zu managen. Bevor die Software für reibungslose wie effektive Arbeitsabläufe sorgen kann, müssen die Daten sorgfältig gemanagt und gepflegt werden.

Dabei gilt: Je später der Zeitpunkt, desto aufwändiger ist die Datenpflege. Deswegen sollten Start-ups gleich zur Unternehmensgründungüber den Einsatz einer ERP-Software nachdenken. Auch die Wahl des Anbieters muss mit unternehmerischer Weitsicht getätigt werden: ERP-Systeme können um weitere Module erweitert werden. Können diese nicht vom Anbieter der ERP-Software zur Verfügung gestellt werden, müssen sie unter Umständen von einem Fremdanbieter sehr umständlich in das vorhandene ERP-System integriert werden.

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