Ob man ein neues Unternehmen gründet oder eine Unternehmensnachfolge antritt: Als Freiberufler oder Selbständiger muss man die Buchhaltung im Auge behalten. Doch was bedeutet die sogenannte einfache Buchführung für Kleinunternehmer?
Von Anfang an die einfache Buchführung richtig angehen
Kleinunternehmer sind nicht dasselbe wie ein Großkonzern. Was offensichtlich erscheint, ist bei der steuerlichen Betrachtung längst nicht selbstverständlich. Glücklicherweise hat der Gesetzgeber aber Möglichkeiten geschaffen, die für Existenzgründer im Bereich der Klein- und Kleinstunternehmen die Abwicklung der Buchhaltung erleichtern. Insbesondere die einfache Buchführung ist hierbei von Bedeutung. Wer aber als Gründer erstmals mit diesen Fragen konfrontiert ist, kann schnell Fehler machen.
So gelten unabhängig von den Rechtsformen der Unternehmen fast immer die gleichen Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Rechnungen. Dies soll sicherstellen, dass bei Haftungsfragen oder im Rahmen einer steuerlichen Prüfung durch das Finanzamt Geschäftsvorfälle auch nach Jahren noch vollständig nachvollziehbar bleiben. Schon zu Beginn sollte man also darauf achten, alle Briefe, Belege, Rechnungen und andere relevante Dokumente ordentlich zu archivieren.
Heutzutage kann das durchaus auch online geschehen, was den Vorteil hat, dass es in der Regel übersichtlicher ist und bei Speicherung auf Cloud-Servern der großen Anbieter eine Datensicherheit gewährleistet ist, die man bei der händischen Aufbereitung oder der Speicherung auf eigenen Datenträgern so nicht hat.
Eine gute Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer ist daher eine der wichtigsten Anschaffungen überhaupt. Auch die Nutzung einer vernünftigen Geschäftsvorlage für die Erstellung von Rechnungen oder der professionellen Korrespondenz per Brief ist wichtig. Dabei muss eine Vorlage nicht immer kostenpflichtig sein, es gibt durchaus auch gute kostenlose Alternativen. In der Regel sind die Komplettpakete von Anbietern, die auch Software für die einfache Buchführung erstellen, einfacher zu handhaben als eine zusammengestückelte Sammlung unterschiedlicher Vorlagen. Doch klären wir zunächst mal ein paar Fakten zur Unternehmensgründung in Deutschland.
Ob man ein neues Unternehmen gründet oder eine Unternehmensnachfolge antritt: Als Freiberufler oder Selbständiger muss man die Buchhaltung im Auge behalten. Doch was bedeutet die sogenannte einfache Buchführung für Kleinunternehmer?(#01)
Die einfache Buchführung wird für immer mehr Gründer interessant
Die Größe von Unternehmen bestimmt, in welche Kategorie sie einzustufen ist. Das dient nicht nur statistischen Zwecken, sondern auch der steuerlichen Unterscheidung. Generell gelten folgende Regeln für die Einstufung der Unternehmensgröße, die sich natürlich nach der Gründung je nach Entwicklung des Geschäftsmodells auch ändern kann.
- Kleinstunternehmen: unter 10 Beschäftigte, unter 2 Mio. Euro Umsatz
- Kleine Unternehmen: unter 50 Beschäftigte, unter 10 Mio. Euro Umsatz und kein Kleinstunternehmen
- Mittlere Unternehmen: unter 250 Beschäftigte, unter 50 Mio. Euro Umsatz und kein kleines Unternehmen
- Großunternehmen: ab 250 Beschäftigte oder mehr als 50 Mio. Euro Umsatz
Quelle: https://www-genesis.destatis.de/genesis/online/link/tabelleErgebnis/48121-0001
In den vergangenen zehn Jahren ist die Zahl der Kleinstunternehmen von rund 1,5 Mio. Betrieben auf über 2 Millionen angestiegen. Kleine und mittlere Betriebe gibt es rund 2,5 Millionen. Zum Vergleich: Großunternehmen gibt es in Deutschland nur rund 18.000. Das bedeutet, dass über 99 % der Unternehmen in den Bereich der kleinen und mittleren Unternehmen fällt. Außerdem beschäftigen somit KMU mehr als 60 Prozent aller berufstätigen Personen in Deutschland.
Der Begriff „Kleinstunternehmen“ bedeutet also nicht, dass diese Firmen weniger bedeutend für die Wirtschaft sind als Großkonzerne. Selbst bei den Exporten legen die kleinen und mittleren Unternehmen stetig zu und haben mit über 20 Prozent bereits einen erheblichen Anteil am Export von Waren ins Ausland.
- 2016 waren fast 80 % aller Unternehmen im Dienstleistungsbereich tätig
- 2015 arbeiteten 61 % aller Beschäftigten bei kleinen und mittleren Unternehmen
- 2016 waren 23 % der Unternehmen im Bereich E-Commerce tätig
Quelle: https://www.destatis.de/DE/Publikationen/StatistischesJahrbuch/ProdGewerbeDienstleistungen.pdf?__blob=publicationFile
Bei der Gründung eines kleinen Unternehmens wollen viele erst einmal eine Art Versuchsballon starten. (#02)
Was bedeutet einfache Buchführung für Kleinunternehmer?
Bei der Gründung eines kleinen Unternehmens wollen viele erst einmal eine Art Versuchsballon starten. Solche Firmen starten nicht selten als Nebenerwerb, bis sie sich von selbst tragen können. Dieses Risikobewusstsein ist gut, denn auf diese Weise fällt der Schritt in die Unternehmensgründung oder der Unternehmensnachfolge viel leichter. Wer aber nun glaubt, dass man bei einem Versuchsballon, bei dem nur wenig Umsatz erzielt wird, keine steuerlichen und andere Pflichten hat, der irrt. Tatsächlich muss sich jedes Unternehmen unabhängig von der Größe an die Regeln halten, egal welche Rechtsformen gewählt werden. Um die Sache zu beschleunigen, gibt es die Möglichkeit, die einfache Buchhaltung in Anspruch zu nehmen.
Sie gilt prinzipiell für Kleinunternehmer, die
- selbständig
- gewerblich oder
- freiberuflich
tätig sind. Wichtig dabei: Es gelten bestimmte Umsatzgrenzen für die einfache Buchhaltung, die nicht überschritten werden dürfen. Solche Kleinunternehmer weisen auf der Rechnung keine Umsatzsteuer aus, muss also auch keine an das Finanzamt abführen. Im Umkehrschluss werden diese Steuern aber selbstverständlich auch nicht erstattet. Diese Art der Buchführung erleichtert also vor allem den Kleinstunternehmen und kleineren Betrieben die Alltagsarbeit, weil weniger Aufwand für die Buchhaltung anfällt. Ganz ohne Aufwand geht es jedoch nicht.
Auch bei der einfachen Buchführung muss alles dokumentiert werden
Alle geschäftlichen Aktivitäten von kleinen und Kleinstunternehmen müssen ordentlich und nachvollziehbar dokumentiert werden. Es gelten ähnliche Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Belege und Korrespondenz wie für größere Firmen, also je nachdem sechs bzw. zehn Jahre. Eine Bilanzierungspflicht gilt in der Regel nicht, die einfache Buchführung muss aber dennoch durchgeführt werden, selbst wenn die Einnahmen sehr gering sind. Sie ist zudem für den Unternehmer hilfreich, um den Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens zu behalten. Generell können alle Selbständigen, Freiberufler und Gewerbetreibende beim Finanzamt die sogenannte Kleinunternehmerregelung beanspruchen.
Voraussetzung dafür ist jedoch die Einhaltung von Umsatzgrenzen:
- maximaler Jahresumsatz inkl. anfallender Umsatzsteuer von 17.500 Euro
- im Folgejahr: maximaler Jahresumsatz von 50.000 Euro
Alle geschäftlichen Aktivitäten von kleinen und Kleinstunternehmen müssen ordentlich und nachvollziehbar dokumentiert werden. Es gelten ähnliche Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Belege und Korrespondenz wie für größere Firmen, also je nachdem sechs bzw. zehn Jahre.(#03)
Einfache Buchführung endet mit dem Erreichen der Umsatzgrenze von 50.000 Euro
Bei Inanspruchnahme dieser Regelung darf der Unternehmer keinen Vorsteuerabzug vornehmen und die Umsatzsteuer auch nicht auf seinen Rechnungen ausweisen. Das hat für Unternehmer allerdings nicht nur Vorteile, da manche Geschäftspartner auf Rechnungen mit Ausweis der Mehrwertsteuer bestehen. Bei großen Investitionen (z. B. in Ausstattung und Maschinen) ist die Erstattung der Vorsteuer für viele Betriebe wichtig. Im Allgemeinen fahren Kleinunternehmer vor allem zu Beginn der Unternehmensgründung mit der Kleinunternehmerregelung jedoch besser.
In jedem Fall ist der Unternehmer zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet. Hier greifen dann die Vorteile der einfachen Buchführung: Im Rahmen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung werden einfach sämtliche Ausgaben von den Einnahmen abgezogen und in der Anlage zur Steuererklärung dem Finanzamt übermittelt. Die Pflicht zur sogenannten doppelten Buchführung entfällt somit. Bei Umsätzen, die die Grenze von 50.000 Euro pro Jahr überschreiten, ist die einfache Buchführung aber nicht mehr möglich, da automatisch die allgemeine Buchführungspflicht in Kraft tritt.
Achtung: Umsatz und Gewinn sind verschiedene Schuhe. Dann muss eine ordentliche Bilanz am Ende des Geschäftsjahres erstellt und eine Gewinn- und Verlustrechnung vorgenommen werden. Ausnahme: Freiberufler dürfen auch jenseits der 50.000 Euro bei der einfachen Buchführung bleiben. Nicht immer erkennen Finanzämter die freiberufliche Tätigkeit an. Voraussetzung ist neben der individuellen Beurteilung durch die Steuerbehörde jedoch, dass ein Freiberufler
- wissenschaftlich
- künstlerisch
- unterrichtend oder erzieherisch
selbständig tätig ist. Außerdem zählen dazu weitere Berufsgruppen wie z. B. Ärzte, Anwälte, Ingenieure, Architekten, Heilpraktiker, Journalisten und viele mehr. Ob man die Möglichkeit hat, als Freiberufler anerkannt zu werden, kann man vor Firmengründung beim Finanzamt erfragen. Tipp: Je nach Region entscheiden die Finanzbeamten teilweise unterschiedlich, wenn ein Ermessensspielraum vorgegeben ist.
Welche Unterlagen muss man für die einfache Buchführung einreichen?
Was man beim Finanzamt einreichen muss, hängt davon ab, ob man der Pflicht zur doppelten oder einfachen Buchführung unterliegt. Sofern Umsatzsteuer-Voranmeldung und Umsatzsteuererklärung erforderlich sind, müssen diese unabhängig von der Rechtsform dem Finanzamt vorgelegt werden. Bei der Gewinnermittlung am Jahresende gibt es hingegen Besonderheiten bei den verschiedenen Rechtsformen. Bei GmbH und AG ist ein Jahresabschluss (also eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) inklusive Anhang einzureichen.
Bei Unternehmen mittlerer Größe und bei Großunternehmen kommt der Lagebericht hinzu. Rechnungslegungsbezogene Informationen von Kapitalgesellschaften müssen außerdem im Bundesanzeiger veröffentlicht werden. Bei Klein- und Kleinstunternehmen ist dies in der Regel nicht von Bedeutung, da es sich meistens um Personengesellschaften handelt, die nicht der Publizitätspflicht unterliegen und statt eines Jahresabschlusses inklusive Bilanz und GuV nur die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen müssen.
Einen guten Steuerberater sollte man aber auch dann haben, wenn man der einfachen Buchhaltung unterliegt. (#04)
Sollte der Steuerberater die Buchhaltung übernehmen?
Bei der Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist die einfache Buchführung von großem Vorteil. Generell kann man diese mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel selbst erstellen. Problematisch ist dabei jedoch die Fehleranfälligkeit sowie die Gefahr, die gesetzlichen Bestimmungen nicht einzuhalten. Wer dies dennoch auf eigene Faust versucht, sollte zumindest eine geeignete Geschäftsvorlage verwenden, um Programmierfehler zu eliminieren. Einfacher ist es jedoch, eine gute Buchhaltungssoftware zu verwenden, die allen gesetzlichen Vorgaben entspricht und im Idealfall auch die Datensicherung auf externen Servern ermöglicht.
Sollte man später in die Pflicht kommen, die doppelte Buchführung anwenden zu müssen, kann die Buchhaltungssoftware in der Regel die entsprechende Umstellung vornehmen und eine GuV erstellen. Einen guten Steuerberater sollte man aber auch dann haben, wenn man der einfachen Buchhaltung unterliegt. Auch die beste Software kann die individuelle Beratung nicht ersetzen. Kleinunternehmer benötigen dabei häufig nur eine begrenzte Beratung, die sich auf die Gründung des Unternehmens und einige Prozeduren im weiteren Verlauf bezieht.
Verzichten kann man auf die umfangreichen Dienstleistungen von Steuerberatern, wenn die einfache Buchführung genügt. Dann kann man neben der Inanspruchnahme der gelegentlichen Beratung den Großteil der Arbeit über eine gute Buchhaltungssoftware bereits selbst erledigen, was viele Kosten spart. Gerade bei der Einhaltung von Pflichten oder der Inanspruchnahme steuerlicher Vorteile ist der Rat des Steuerberaters aber zu empfehlen. Gerade Selbständige machen bei der Abgabe der Einkommensteuererklärung oft Fehler, insbesondere dann, wenn es sich um eine Nebentätigkeit handelt. Es gilt: Je unschärfer die Grenze zwischen Privat und Firma, desto größer das Potenzial für Fehler.
Fazit: Die einfache Buchführung ist im Regelfall vorzuziehen
Wer nicht von Beginn an mit großen Umsätzen hantiert und keinen Wert auf den Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuer legt (der im Einzelfall bei großen Investitionen sinnvoll sein kann), sollte die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Bis zum Erreichen der festgelegten Umsatzgrenzen (unabhängig vom Gewinn) von 17.500 Euro im ersten Jahr (50.000 im Folgejahr) ist dann die Durchführung der einfachen Buchführung ausreichend. Für Freiberufler ist sie sogar jenseits dieser Umsatzgrenzen möglich.
In jedem Fall sollte eine vernünftige Buchhaltungssoftware verwendet werden, die allen gesetzlichen Bestimmungen genügt. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn das Unternehmen irgendwann in die Pflicht der doppelten Buchführung hineinwächst. Ein Steuerberater ist vor allem zu Beginn und bei der Prüfung von Einkommenssteuererklärungen zu empfehlen – den umfangreichen Voll-Service, der bei doppelter Buchführung für alle zu empfehlen ist, die sich mit Buchhaltung nicht wirklich gut auskennen, ist für die einfache Buchführung jedoch verzichtbar.
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