Checkliste Betriebsprüfung: Diese Unterlagen sollte man griffbereit haben!

Eine Betriebsprüfung steht an – was tun? Unsere Checkliste hilft Ihnen, im Fall der Betriebsprüfung durch das Finanzamt den Überblick zu behalten. Wer seine Rechte und Pflichten kennt, ist besonders bei der Betriebsprüfung im Vorteil.

Was ist eine Betriebsprüfung überhaupt?

Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann sowohl Selbstständige als auch Unternehmen oder Freiberufler treffen. Unabhängig von Größe und Betriebsform wählt das Finanzamt die zu prüfenden Betriebe aus. In der Regel werden größere Betriebe jedoch häufiger geprüft, als es bei kleineren der Fall ist. Ob das Finanzamt eine Betriebsprüfung anordnet, ist des Weiteren auch von anderen Dingen abhängig, die mit der Buchführung zu tun haben: Wenn das Finanzamt Steuern regelmäßig zu spät verbucht, die Gewinne eines Betriebs stark schwanken oder seine Steuererklärung nicht nachvollziehbar ist, dann sind dies ebenfalls Gründe für die Anberaumung einer Betriebsprüfung. Es gilt daher: Eine ordentliche Buchführung sowie fristgerechte Steuerzahlungen bzw. Einreichung der Jahresabschlüsse macht das Finanzamt weniger auf das eigene Unternehmen aufmerksam und hilft, den Überblick zu bewahren.

Die Betriebsprüfung oder Außenprüfung, wie es eigentlich richtig heißt, findet in den Räumen des Betriebes statt. Nach der Anmeldung, in der das Finanzamt eine Steuerprüfung ankündigt, hat ein Betrieb mindestens zwei Wochen Zeit, um sich auf die bevorstehende Betriebsprüfung vorzubereiten. Oftmals meldet sich der Prüfer des Finanzamtes bereits vorher, um einen Termin und einen Ort für die Steuerprüfung abzusprechen. Es gilt, die 14 Tage der Vorbereitung gut zu nutzen, um die Bücher und Zahlen bestmöglich aufzubereiten, damit der Prüfer schnell und ohne Komplikationen seine Aufgabe durchführen kann.

Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann sowohl Selbstständige als auch Unternehmen oder Freiberufler treffen. (#01)

Wie auf eine Betriebsprüfung reagieren?

Nachdem Sie vom Finanzamt kontaktiert wurden, ist es ratsam, sich an den Steuerberater zu wenden und die bevorstehende Außenprüfung und die dazugehörige Strategie zu besprechen. In aller Regel wird Sie der Steuerberater briefen, welche Belege, Unterlagen und Zahlen vonnöten sind, um dem Prüfer ein vollständiges Bild der eigenen Buchführung aushändigen zu können. Wer eine tadellose bzw. genaue Buchführung unterhält und sich nichts zuschulden hat kommen lassen, muss sich lediglich Gedanken machen, ob wirklich alle Unterlagen vorhanden sind und wie diese am besten aufbereitet werden sollen.

Wenn jedoch steuerlich nicht alles glatt gelaufen ist, gilt es den Steuerberater bzw. einen Steuerfachanwalt zu konsultieren. Allerdings haben Steuersünder nur bis zur Zustellung der Prüfungsanordnung die Möglichkeit, eine strafbefreiende Selbstanzeige einzureichen.

Die Prüfungsanordnung kontrollieren

Generell sollte eine Steuerprüfung nicht als Affront wahrgenommen werden. Vielmehr gilt es, sauber und sachlich mit dem Prüfer zusammenzuarbeiten, damit die Außenprüfung schnell und ohne große Komplikationen vonstattengehen kann. Dennoch ist es ratsam, nach der Zustellung der Prüfanordnung einige Dinge zu kontrollieren, damit diese auch wirklich rechtskräftig und für Sie sowie das Finanzamt verbindlich ist.

Sind die Angaben auf der Prüfungsanordnung richtig: Steuernummer, Anschrift und Co.
Sind die Namen der Steuerprüfer vonseiten des Finanzamtes genannt?
Handelt es sich um eine elektronische Außenprüfung oder nicht?

Ist der Bescheid fehlerhaft, bietet sich die Option, die Außenprüfung zu verlegen. Es kann ein Einspruch eingelegt werden. Ein kompetenter Steuerberater wird Sie entsprechend darauf hinweisen, was zu tun ist. In aller Regel ist es nicht förderlich einen Einspruch gegen die Prüfungsanordnung einzulegen, da dies beim Finanzamt nicht besonders gut ankommt. Ist jedoch ein Fehler auf der Prüfungsanordnung zu finden, sollte das zuständige Finanzamt in jedem Fall darauf hingewiesen werden – nicht immer ist ein Einspruch vonnöten.

Es gilt, alle buchhalterischen Belege auf die Vollständigkeit und die ordnungsgemäße Verbuchung zu überprüfen. (#02)

Welche Unterlagen sind wichtig?

Da das Finanzamt bei einer Außenprüfung Ihre Buchführung auf Herz und Nieren prüft, ist es wichtig, die Vorbereitungszeit gut zu nutzen. Es gilt, alle buchhalterischen Belege auf die Vollständigkeit und die ordnungsgemäße Verbuchung zu überprüfen. Zu diesen Belegen gehören:

Betriebsausgaben mit entsprechenden Nachweisen
Ausgangsrechnungen und Nachweise über die Zahlungseingänge
Kontoauszüge, die den Zahlungsverkehr bestätigen
Gewinnermittlung nachvollziehen und überprüfen
Fahrtenbuch auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen

Wer hier richtig vorgearbeitet hat, hat es einfacher: Sind alle Belege abgeheftet und verbucht, dann reicht ein einfacher Griff zum Ordner bzw. zum Scanner. Wurden die Bücher nachvollziehbar und vorschriftsgemäß geführt, muss niemand Sorge haben. Gleichermaßen gilt es, den Jahresabschluss vom Steuerberater (pünktlich!) testieren zu lassen, um eventuelle Probleme bei der Betriebsprüfung zu vermeiden.

Ablauf der Betriebsprüfung

Der Ablauf der Betriebsprüfung variiert von Unternehmen zu Unternehmen und von Prüfer zu Prüfer. Generell gilt, dass der Mitarbeiter vom Finanzamt alle Details für die Auswertung der Steuerprüfung nutzen darf, die ihm im Laufe der Prüfung zugetragen werden. Ein unverbindlicher Plausch mit den Mitarbeitern ist dabei ebenso relevant für den Prüfer wie die Zahlen selbst.

Bei einer Außenprüfung durch das Finanzamt ist es also ratsam, wenn sich lediglich die offiziellen Ansprechpartner mit dem Prüfer unterhalten.

Die übrigen Mitarbeiter sollten für diese Situation sensibilisiert und dazu angehalten werden, keine Gespräche mit dem Prüfer zu führen. Gleichzeitig ist es sinnvoll, den Ort der Prüfung in ein Büro zu verlegen, in dem kein reger Durchgangsverkehr herrscht.

Ebenso sollten sich in diesem Raum wirklich nur Dinge befinden, die der Prüfer für seine Arbeit braucht. Andere Aufzeichnungen, Dokumente sowie Notizen sollten entfernt werden. Es empfiehlt sich, den Ort der Außenprüfung entsprechend vorzubereiten und gleichzeitig die Belege, Fahrtenbuch und Co. ordentlich aufzubereiten. Ist in einem Betrieb absolut kein Platz für die Außenprüfung durch das Finanzamt, kann ein Antrag auf die Verlegung der Prüfung gestellt werden. Jedoch sollte dieser durchdacht und begründet sein, sodass das Finanzamt keinen Anlass sieht, den Antrag abzulehnen.

Ebenso sollten sich in diesem Raum wirklich nur Dinge befinden, die der Prüfer für seine Arbeit braucht. (#03)

Wann wird die Betriebsprüfung verschoben?

Sind bestimmte Voraussetzungen erfüllt, dann kann die angeordnete Betriebsprüfung auch verschoben werden. Folgende Situationen erlauben die Vertagung der Außenprüfung durch das Finanzamt:

Der Betriebsinhaber ist erkrankt und kann die Fragen des Prüfers nicht beantworten
Der Steuerberater ist erkrankt und kann Sie nicht bei der Beantwortung der Fragen und Vorbereitungen unterstützen
Ein wichtiger Mitarbeiter, der für die Außenprüfung hinzugezogen werden soll, ist erkrankt, im Urlaub oder auf Dienstreise

Wie bereits oben erwähnt, gilt es auch hier, mit dem Finanzamt kooperativ zu agieren. Werden fadenscheinige Gründe aufgeworfen oder eine mangelnde Kooperation wahrgenommen, kann dies die Stimmung bereits vorab negativ färben.

Nach der Betriebsprüfung

Nach der Betriebsprüfung, wenn der Prüfer all seine Fragen gestellt und beantwortet bekommen hat sowie die Belege und weitere buchhalterische Dinge geprüft hat, gilt es abzuwarten. Bei einem Abschlussgespräch können dann offene Fragen geklärt werden. Nach der Betriebsprüfung entscheidet sich dann, ob die bisherigen Steuerbescheide geändert werden oder ob eine Steuernachforderung vonseiten des Finanzamts gestellt wird.

Die untenstehende Checkliste fasst die wichtigsten Punkte noch einmal zusammen und zeigt auf einen Blick, welche Schritte zu tun sind und welche Belege geordnet und auf Vollständigkeit überprüft werden müssen. Auf dem Infoportal des Softwareherstellers Lexware gibt es noch mehr Informationen rund um das Thema Betriebsprüfung. Generell gilt: Je besser Sie vorbereitet sind, desto positiver verläuft die Außenprüfung durch das Finanzamt. Eine tadellose Buchführung und eine sorgfältige Aufbewahrung aller Unterlagen ist dabei bereits die halbe Miete.

Checkliste Betriebsprüfung:

Steuerberater kontaktieren und Strategie für das weitere Handeln ausarbeiten
Kontrollieren, ob die Anordnung der Steuerprüfung rechtsgültig ist
Bücher ordnen und kontrollieren (Belege, Ausgangsrechnungen, Fahrtenbuch, Kontoauszüge)
Zahlen, Belege und weitere Inhalte für den Prüfer aufbereiten