Es gibt viele Buchhaltungssoftware, wobei längst nicht alle gut sind. Doch auch unter den guten Softwares gibt es Unterschiede sowie Anbieter, die Jahr für Jahr in Tests überzeugen.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Buchhaltungsprogramme als unverzichtbarer Geschäftsbestandteil
Sicherlich können viele Unternehmer ihre Buchhaltung händisch erledigen. Sie erfassen Einnahmen und Ausgaben, buchen die Mehrwertsteuer separat. Zahlungen werden per manuellem Kontoabgleich überwacht. Angebote, Rechnungen und Zahlungen müssen abgeglichen werden. Dies alles ist zeitaufwendig und nur im kleinen Rahmen zu realisieren. Weitaus praktischer ist eine Buchhaltungssoftware, die es mittlerweile von vielen verschiedenen Anbietern gibt. Außerdem ist sie sowohl als Bezahlvariante als auch in der deutlich abgespeckten Freeware-Version erhältlich. Letztere ist nur wenig besser als die beschriebene manuelle Vorgehensweise.
Es gibt viele Buchhaltungssoftware, wobei längst nicht alle gut sind. ( Foto: Adobe Stock- Andrey Popov)
Wichtige Finanzfragen werden geklärt
Ein gutes Buchhaltungsprogramm bietet nicht nur einen stets aktuellen Überblick über die aktuelle Finanzlage des Unternehmens, sondern zeigt auch, wo es hakt. Sind alle Zahlen richtig, zeigt sich schnell, wo die Gründe für einen eventuellen Misserfolg liegen.
Daraus lassen sich die nötigen Schritte ableiten, um den aktuellen Status zu verändern. Online-Buchhaltungsprogramme sind dabei die beste Wahl, denn sie zeigen nach nur wenigen Klicks die aktuelle Finanzlage des Unternehmens.
Wichtig ist, dass die zur Auswertung nötigen Daten regelmäßig eingepflegt werden und dass Berichte in festgelegten Abständen die Finanzlage der Firma zeigen.
An dieser Stelle sei auf die beste Buchhaltungssoftware 2023, die sich in zahlreichen Tests unter anderem von CHIP, PC Magazin und PC Go als Testsieger erwiesen hat.
Eine gute Buchhaltungssoftware spart dem Unternehmen Zeit und Geld, ist leicht anzuwenden und bietet zahlreiche Funktionen, die nahezu automatisch ablaufen. ( Foto: Adobe Stock-Liubomir)
Die Vorteile einer guten Buchhaltungssoftware
Eine gute Buchhaltungssoftware spart dem Unternehmen Zeit und Geld, ist leicht anzuwenden und bietet zahlreiche Funktionen, die nahezu automatisch ablaufen. Sie ist bestenfalls ohne Vorkenntnisse zu bedienen und stellt alle Daten abrufbereit zusammen. Das Programm für die Buchhaltung bietet überdies die folgenden Vorzüge:
- Bereitstellung der Unterlagen für das Finanzamt
- einfache Datenübermittlung an den Steuerberater
- Berücksichtigung der aktuellen Gesetzeslage
- ständige Prüfung aller Eingaben
- Vermeidung von Fehlern durch entsprechende Hinweise bei der Eingabe
- niedrigere Kosten durch weniger Leistungen des Steuerberaters
Darum gibt es nur einen Testsieger: Das muss eine gute Buchhaltungssoftware
Was genau die Buchhaltungssoftware können muss, hängt von den eigenen Ansprüchen des Unternehmers ebenso ab wie von den Anforderungen, die durch Branchenzugehörigkeit und Unternehmensgröße gestellt werden. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Software einfach zu bedienen ist. Selbst Laien sollten mit der Eingabe der Daten sowie mit der Nutzung der Programmfeatures keine Probleme haben.
Die aktuell auf dem Markt befindlichen Freeware-Produkte bieten zwar auch eine gute Übersicht und sind leicht zu bedienen, das liegt aber vor allem an ihrem geringen Funktionsumfang. Wer nur auf die Mindestausstattung der Software setzen möchte, wird kein Problem haben, sich in die Funktionen der Freeware-Produkte einzufinden, denn sie sind selbsterklärend. Dies gilt allerdings auch für deutlich umfangreichere Softwares wie die des mittlerweile als „Platzhirsch“ bezeichneten Testsiegers Lexoffice. Er kann alles, was eine Buchhaltungssoftware können muss – und dazu noch viel mehr.
Die wichtigsten Funktionen des Testsiegers im Überblick
Wer darauf Wert legt, kann die Cloud-Funktion nutzen, was vor allem für die Selbstständigen interessant ist, die nicht nur im Büro sind, sondern von jedem Ort der Welt aus Zugriff auf die Buchhaltung des Unternehmens haben wollen.
Ohne jegliche Buchhaltungskenntnisse ist es möglich, den rechtlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchhaltung gerecht zu werden. Gleichzeitig liegt der Preis für die Nutzung der Software im mittleren Segment.
Hier sind einige Beispiele der nützlichen Funktionen, die von Lexoffice geboten werden:
- Chef-Übersicht
Geboten werden aktuelle Kontostände, versandte Angebote und offene Rechnungen. Auch die Umsatzsteuer-Zahllast ist direkt einsehbar, ebenso sind Einnahmen und Ausgaben im Vergleich dargestellt. Außerdem gibt es eine sehr praktische Kundenverwaltung, mit der sich alle Geschäftskontakte pflegen lassen. - Rechnungen schreiben
Nach Auftragsbearbeitung muss eine Rechnung geschrieben werden. Was meist als lästige Pflicht gilt, geht mit der Software besonders einfach, denn die nötigen Daten lassen sich beispielsweise aus dem Angebot oder der Auftragsbestätigung übernehmen.Die fertige Rechnung kann direkt per E-Mail verschickt werden, Zahlungsziele werden übersichtlich dargestellt und überwacht. Außerdem gibt es die Erinnerungsfunktion, mit der sichergestellt wird, dass keine offenen Rechnungen vergessen werden. - Belegerfassung
Ein- und Ausgangsrechnungen sind die Basis für die gesamte Buchhaltung. Mit der Software werden diese sekundenschnell verbucht und sind komplett digitalisiert. Belege, die sich noch auf Papier befinden, können abfotografiert und eingelesen werden, die intelligente Texterfassung dient der Erkennung der Daten. Außerdem erfolgt die automatische Zuordnung der Belege durch die integrierte Kategorisierung. - Jahresabschluss und Steuererklärung
Die EÜR, die für Freiberufler und Kleinunternehmer nötig ist, wird anhand der gespeicherten Daten automatisch bereitgestellt.Für Unternehmen, die zur Bilanzierung verpflichtet sind, wird die Gewinn-und-Verlust-Rechnung erstellt. Die Rechnungen können einfach an die zuständige Steuerkanzlei übermittelt werden. - Onlinebanking und Zahlungsabgleich
Das Onlinebanking ist integriert und erleichtert über den automatischen Zahlungsabgleich den Überblick über bereits getätigte Zahlungen oder noch offene Rechnungen. Das mühselige manuelle Vergleichen von Belegen und Kontoauszügen ist nicht mehr nötig.
Was genau die Buchhaltungssoftware können muss, hängt von den eigenen Ansprüchen des Unternehmers ebenso ab wie von den Anforderungen, die durch Branchenzugehörigkeit und Unternehmensgröße gestellt werden. ( Foto: Adobe Stock- ArtFamily)
Das Onlinebanking ist integriert und erleichtert über den automatischen Zahlungsabgleich den Überblick über bereits getätigte Zahlungen oder noch offene Rechnungen. ( Foto: Adobe Stock-Andrey Popov)
- Mobiles Arbeiten möglich
Die Buchhaltungssoftware kann stationär im Büro oder mobil verwendet werden. Unterwegs werden Angebote und Rechnungen erstellt, es lassen sich die Kundendaten verwalten und ein Überblick über die Finanzlage des Unternehmens gewinnen. - Zugang für den Steuerberater
Der Steuerberater kann über die DATEV-Schnittstelle Zugang erhalten, was die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen deutlich erleichtert und effizienter werden lässt. Digitale Belege sind ebenso zugänglich wie wichtige Auswertungen und Berichte. Der Steuerberater bekommt somit eine ideale Basis zur Vertretung und Betreuung des Unternehmens geboten, was für die Alltagstätigkeiten ebenso wichtig ist wie für eventuelle gerichtliche Vertretungen. - Lohn und Gehalt
Die Lohnabrechnung gehört ebenfalls zur Buchhaltung dazu, ist aber für viele Selbstständige ein nicht weniger leidiges Thema. Durch die Nutzung der Buchhaltungssoftware mit ihren praktischen Eingabehilfen ist es ganz einfach, alle wichtigen Meldungen rechtzeitig zu erstellen und zu verschicken sowie dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeiter pünktlich ihren Lohn und ihr Gehalt ausgezahlt bekommen. Besonders praktisch ist diese Funktion bei vielen verschiedenen Beschäftigen: Teil- und Vollzeit, Minijob oder Schüleraushilfe werden berücksichtigt und entsprechend entlohnt.
Die genannten Funktionen stellen eine Auswahl der Leistungen dar, die Lexoffice bieten kann. Durch verschiedene Tests ist ein klarer Testsieger ermittelt worden, der zusätzlich zu den oben genannten Services auch die Umsatzsteuervoranmeldung, das Onlinebanking oder die Shopify-Buchhaltung bietet.
Die Kosten im Blick
Bei der Nutzung einer Buchhaltungssoftware kommt es nicht nur darauf an, die Kosten, die im Laufe des Geschäftsjahres im Unternehmen entstehen und durch Zahlungseingänge ausgeglichen werden sollen, im Blick zu behalten.
Wichtig sind auch die Kosten, die für die Buchhaltungssoftware selbst anfallen. Der Testsieger 2023 überzeugt hier mit einem fairen Preis-Leistungs-Verhältnis. Dabei muss allen Nutzern klar sein, dass ein Plus an Funktionalität auch ein Plus an Kosten bedeutet.
Diese sind dementsprechend umso höher, je mehr Funktionen geboten werden. Lexoffice überrascht hier mit der Ansiedlung im mittleren Preissegment. Die gebotenen Funktionen sind für kleine und mittlere Unternehmen völlig ausreichend und auch für die Anwendung durch Freiberufler perfekt. Vor allem die automatische Erstellung der Jahresabschlussrechnungen sowie das einfache Erstellen der Rechnungen, die auf Angeboten und Auftragsbestätigungen basieren, sind Pluspunkte.
Die abgespeckten Freeware-Versionen kommen hier längst an ihre Grenzen und schaffen es im Test nicht, wirklich zu überzeugen. Sie eignen sich allemal als Einsteigerversionen, um die Vorzüge einer Buchhaltungssoftware kennenzulernen. Wer diese aber einmal erfahren hat, wird eher auf mehr denn auf weniger Funktionen setzen.
