Auslandsspesen: Außer Spesen nichts gewesen?

Reisekosten gehören für viele Arbeitnehmer im Außendienst oder auf Montage zu den Themen, mit denen sie sich regelmäßig beschäftigen müssen. Auslandsspesen sind besonders kompliziert, da die Spesensätze sich jedes Jahr ändern.

Die Tabelle für Auslandsspesen wird jedes Jahr angepasst

Der Pauschbetrag, nach dem man die Spesen und Reisekosten berechnet, schwankt mit den ortsüblichen Kosten, das gilt jedenfalls für Auslandsspesen. Natürlich gibt es einen Unterschied, ob man in Paris übernachtet oder in Albanien. Das weiß auch das Finanzamt. Da das Bundesfinanzministerium immer darauf bedacht ist, die Mittel für den Bundeshaushalt zu optimieren, wird die Liste für die Verpflegungspauschale für viele Reiseziele in aller Welt jedes Jahr aktualisiert. Für 2018 geschah das besonders früh, nämlich schon Anfang November 2017.

Vielleicht lag das an der verzögerten Regierungsbildung nach der Bundestagswahl. Da ein neuer Bundeshaushalt so bald nicht absehbar war, hatten die Beamten vielleicht mehr Zeit, sich um die Auslandsspesen zu kümmern. Für Geschäftsreisende ist eine frühzeitige Information natürlich immer gut. Der jeweilige Pauschbetrag für das Jahr 2018 gilt seit dem 1. Januar. Im Unterschied zu der vorigen Version gab es auch tatsächlich einige Änderungen.

Worum geht es bei der Verpflegungspauschale?

Der sogenannte Verpflegungsmehraufwand sorgt regelmäßig für Verwirrung, denn er bedeutet ausdrücklich nicht den kompletten Ersatz für anfallende Verpflegungskosten. Tatsächlich sollen lediglich die Mehraufwendungen abgedeckt werden, die bei einer Geschäftsreise entstehen. Nach der viel diskutierten Reisekostenreform gibt es grundsätzlich nur noch zwei relevante Pauschalen für den Spesensatz, nämlich die sogenannte kleine und große Pauschale.

Die große Pauschale gilt für volle Abwesenheitstage (konkret: ganztägige Abwesenheit über einen Zeitraum von 24 Stunden, gerechnet von 0 Uhr bis 24 Uhr).
Bei Geschäftsreisen, die mehr als acht jedoch weniger als 24 Stunden dauern, gilt die sogenannte kleine Verpflegungspauschale. Sie greift auch bei An- und Abreisetagen, sofern die Geschäftsreise über mehrere Tage hinweg andauert.

Video: Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwand Pendlerpauschale – Werbungskosten 2018 2017 2016 2015 2014

Wie wird berechnet?

Für die korrekte Berechnung der Reisekostenpauschalen sind die jeweiligen Kalendertage maßgeblich. Eine ganztägige Abwesenheit ist also tatsächlich nur dann gegeben, wenn der Betroffene auch wirklich den vollen Zeitraum von 0-24 Uhr am betreffenden Kalendertag abwesend ist (im Ausland ist die jeweilige Ortszeit anzuwenden). Beispiel: Verlässt der Geschäftsreisende morgens um zehn Uhr das Haus, bleibt für eine Übernachtung im Hotel und ist am Folgetag um sieben Uhr wieder zurück, ist das kein voller Kalendertag. Die Übernachtung alleine ist also nicht maßgeblich für die Einstufung.

Entgegen der landläufigen Meinung vieler Geschäftsreisender werden keine tatsächlichen Kosten bei In- und Auslandsspesen erstattet, die Vorlage der Belege ist insofern (jedenfalls gegenüber dem Finanzamt) nicht nötig. Nur bei Übernachtungen im Ausland, die bei der Steuererklärung berücksichtigt werden sollen, sind Belege notwendig. Wir erinnern uns: Es wird lediglich der Mehraufwand berücksichtigt, nicht die tatsächlich entstandenen Kosten. Der Pauschbetrag für Spesen wird zudem um die Beträge gekürzt, die der Geschäftsreisende nicht selbst für seine Verpflegung aufwendet.

Das ist beispielsweise der Fall, wenn der Arbeitgeber generell die Kosten für das Frühstück bei einer Übernachtung im Hotel übernimmt. Prinzipiell wird für Auslandsspesen die sogenannte Dreimonats-Regelung angewendet. Das bedeutet, dass die Auszahlung der Verpflegungspauschalen für Auslandsspesen und Inlandsspesen für eine Geschäftsreise maximal für einen Zeitraum der Abwesenheit von drei Monaten anerkannt wird. Bei Geschäftsreisen, die über mehr als drei Monate andauern, werden völlig andere Regeln durch das Finanzamt angewendet.

Das gilt allerdings nur, wenn keine Unterbrechungen von mehr als vier Wochen vorliegen. Dies können neben Urlaubstagen auch Krankheitstage oder andere kurze Unterbrechungen sein. Wichtig ist, dass die Dreimonats-Regel erst dann keine Anwendung findet, wenn sich alle Unterbrechungen auf insgesamt mehr als vier Wochen summieren. Außerdem muss natürlich tatsächlich eine Geschäftsreise vorliegen, was sich nach der sogenannten ersten Tätigkeitsstätte richtet.

Für den Spesensatz bei Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands hat sich im Jahr 2018 nichts geändert, es gelten also nach wie vor die alten Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand. (#01)

Auslandsspesen haben sich geändert: Im Inland bleibt alles wie es war

Für den Spesensatz bei Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands hat sich im Jahr 2018 nichts geändert, es gelten also nach wie vor die alten Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand. Für die große Pauschale werden 24 Euro angesetzt, für die kleine Pauschale die Hälfte, also 12 Euro. Neben dem Mehraufwand für Verpflegungen gibt es außerdem die Übernachtungspauschale. Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden vom Arbeitsplatz können im Inland 20 Euro pro Nacht angesetzt werden.

Das ist nicht besonders viel, aber damit soll vermutlich seitens der Finanzbehörden sichergestellt sein, dass der Bundeshaushalt nicht durch den möglichen Missbrauch der Übernachtungspauschale übermäßig belastet wird. Auslandsspesen werden hingegen großzügiger berücksichtigt, die Tabellen sind bei den meisten Ländern hinsichtlich der Übernachtungen sogar relativ realistisch gehalten. Die aktuell gültigen Beträge für insgesamt 180 Länder finden Sie übrigens auf der Seite des Bundesfinanzministeriums jedes Jahr neu zum Download als PDF-Datei:

Was hat sich bei den Auslandsspesen geändert?

Während bei den Spesen für Geschäftsreisen im Inland mehr oder weniger alles beim Alten geblieben ist, haben die Finanzbehörden die Beträge für Auslandsspesen zum Teil erheblich geändert. Für Geschäftsreisende, die regelmäßig in verschiedene Länder reisen müssen, ist dies also wichtig zu wissen. Insgesamt wurden die Spesensätze in der aktuellen Aufstellung für 33 Länder geändert. Bei den Übernachtungskosten werden teilweise sogar Unterschiede in verschiedenen Landesteilen, Regionen oder auch nur bestimmten Großstädten berücksichtigt.

Die gute Nachricht: Bei den meisten Ländern wurden die Auslandsspesen nach oben korrigiert. Bei einigen gab es aber auch Korrekturen nach unten beim Pauschbetrag.

Änderungen gab es bei den folgenden Ländern:

Ägypten
Australien
Belgien
Brasilien
Chile
Dänemark
Dominikanische Republik
Dschibuti
Finnland
Frankreich
Georgien
Guinea
Haiti
Iran
Japan
Kanada
Kuba
Laos
Luxemburg
Madagaskar
Malediven
Mauritius
Mazedonien
Mongolei
Neuseeland
Niger
Norwegen
Paraguay
Portugal
Sri Lanka
Tonga
Tschad
Tunesien
Venezuela
Weißrussland

Video: Reisekostenrecht: Mehr Geld für Arbeitnehmer

Anpassungen in beide Richtungen

Wer also in einem dieser Länder auf Geschäftsreise ist, sollte die veränderten Pauschbeträge in der Liste des Bundesfinanzministeriums ansehen. Manche Änderungen betreffen nur bestimmte Regionen oder Städte, nicht das gesamte Land. So wurden für Japan nur die Sätze für Auslandsspesen der Hauptstadt Tokio erhöht, nicht aber für das restliche Land. Dafür fällt die Änderung besonders hoch aus (Erhöhung von 53 auf 66 Euro für den Tagessatz; An- und Abreisetag bzw. Aufenthalt ab acht Stunden: Erhöhung von 36 auf 44 Euro).

Für Kanada wurden die Sätze fast für das ganze Land nach oben angepasst, lediglich in Toronto sinkt die Pauschale. Ansonsten fallen die Änderungen in der Regel gering aus, mal nach oben und mal nach unten. So wirken sich gesunkene Preise in Dänemark, Kuba und Frankreich auch negativ auf die Höhe der Pauschalen aus. Genauere Details entnehmen Sie bitte der Tabelle.

Es kann natürlich auch vorkommen, dass eine Geschäftsreise in ein Land erfolgt, das sich nicht unter den 180 aufgelisteten Ländern befindet. In dem Fall wird grundsätzlich der für Luxemburg gültige Betrag angesetzt. Reist man in Überseegebiete oder Kolonien, gelten analog die Beträge, die auch im jeweiligen Mutterland berücksichtigt würden.

Gut ist, dass die Finanzämter in den meisten Ländern die realistischen Kosten für die Auslandsspesen ansetzen und entsprechend auch die Preisentwicklung berücksichtigen. Das würde sich manch Geschäftsreisender auch für Aufwendungen im Inland wünschen, wo nach wie vor nur der relativ geringe Betrag von 20 Euro für Übernachtungen angesetzt wird. (#03)

Fazit: Bei den Auslandsspesen hat sich einiges geändert

Abrechnen kann der Arbeitnehmer die Verpflegungsmehraufwendungen übrigens meist direkt über den Arbeitgeber, der sie entsprechend erstattet. Ist dies im Einzelfall nicht möglich oder vorgesehen, können die Beträge über die Steuererklärung geltend gemacht werden – aber natürlich nicht beides.

Achtung: Bei Übernachtungskosten müssen für die Steuererklärung ggf. konkrete Belege vorgelegt werden, bei Verpflegungspauschalen hingegen nicht. Übrigens hat man nicht automatisch einen gesetzlichen Anspruch auf Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber. Nur, wenn dies über konkrete Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag festgehalten ist, kann man die Kosten geltend machen.

Häufig kann man diese Frage auch im Rahmen von Gehaltsverhandlungen ansprechen, wenn die Firma die Pauschalen bislang nicht auszahlt. Da der Chef diese Kosten selbst gegenüber dem Finanzamt geltend machen kann, entstehen diesem unter dem Strich keine höheren Aufwendungen und es senkt den Aufwand für den Arbeitnehmer, der sich dann nicht selbst darum kümmern muss.