Selbstständige und Freiberufler sind oft mit der Problematik konfrontiert, ein konkretes Angebot abgeben zu müssen. Das erwarten Kunden und potenzielle Auftraggeber immer öfter. Für viele ist das Angebote schreiben ein Buch mit sieben Siegeln – wir öffnen diese mal.
Angebote schreiben erfordert Stilsicherheit und Kenntnis der Rechtslage
Es gibt wenig, das in Deutschland und der EU nicht durch irgendwelche Vorschriften geregelt ist. Das gilt für Selbstständige und Freiberufler umso mehr. Da die wenigsten Freelancer eine eigene Buchhaltung unterhalten, muss man die Angebote in der Regel selbst erstellen können. Was für normale Geschäftsbriefe vor allem eine Frage der Professionalität und des guten Stils ist, stellt beim Verfassen von Angeboten eine rechtliche Herausforderung dar. Denn ähnlich wie bei der korrekten Rechnungsstellung gibt es juristische Fallstricke, die man bei der Angebotsabgabe unbedingt vermeiden sollte.
Oft können Steuerberater bei der Erstellung einer korrekten Rechnungsvorlage helfen, von einer guten Angebotsvorlage verstehen sie aber nicht automatisch auch etwas. Natürlich könnte man zu einem Fachanwalt gehen und alles absegnen bzw. im Idealfall eine entsprechende Vorlage für Angebote, Geschäftsbriefe und Rechnungen anfertigen lassen, aber das kostet natürlich Geld. Einfacher ist es, wenn man sich das Angebote schreiben selbst beibringt. Damit keine Fehler passieren, haben wir eine kleine Checkliste mit den wichtigsten Rahmenfaktoren in diesen Artikel gepackt.
Video: Wie erstelle ich das perfekte Angebot? – Verkaufstrainer Oliver Schumacher
Welche Informationen muss ein Angebot in Deutschland enthalten?
Wer ein Angebot erstellen möchte, muss sich an bestimmte rechtliche Anforderungen halten, wenn es Gültigkeit erlangen soll. Gerade innerhalb von Vergabeverfahren der öffentlichen Hand ist die Nichteinhaltung der Regeln mit dem sofortigen Aus gleichzusetzen, man hat also keine Chance, den Auftrag zu bekommen. Abgabe- und Annahmefrist gehören dazu. Ähnliche Regeln wie der Staat setzen auch viele Unternehmen an, die bei der Einholung von Angeboten für Aufträge keine Fehler machen möchten. Die Bringschuld liegt also beim Unternehmer, seinen zukünftigen Auftraggebern ein einwandfreies Angebot zu schreiben.
Die Tatsache, dass für verschiedene Branchen und Dienstleistungen unterschiedliche Regeln und Anforderungen gelten, macht das nicht einfacher. Aufgrund der Komplexität können wir im Rahmen dieser kleinen Anleitung nur einen generellen Überblick ohne Anspruch auf Vollständigkeit geben. Für branchenspezifische Besonderheiten sollten Sie sich weitere Informationen besorgen. Eine der wichtigsten Regeln ist jedoch, dass die Erbringer einer Dienstleistung ihrem Auftraggeber unaufgefordert eine Reihe von Informationen bereitstellen müssen.
Wenn Sie ein Angebot abgeben, muss dieses mindestens die folgenden Informationen enthalten:
- konkrete Beschreibung der Dienstleistung bzw. des angebotenen Artikels. Diese Beschreibung ist der sogenannte Angebotsgegenstand
- verfügbare Varianten bzw. Optionen hinsichtlich Ausführung der Ware bzw. Umsetzung einer Dienstleistung im konkreten Fall
- Preise und sämtliche Zusatzkosten, die gegebenenfalls anfallen können
- mögliche Vergünstigungen wie Rabatte oder besondere Nachlässe anderer Art
- detaillierte Lieferbedingungen, insbesondere Informationen zu Lieferzeit und Versandoptionen
- Zahlungsmodalitäten
- ggf. Verpackungsoptionen
- konkreter Gültigkeitszeitraum für das jeweilige Angebot
- Gerichtsstand
Nicht alle Hinweise müssen unbedingt direkt im Angebotsschreiben zu finden sein. Allgemeingültige Versandbedingungen oder den Gerichtsstand für den Fall von juristischen Auseinandersetzungen, kann man auch im Rahmen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen übersenden. Wichtig ist, dass diese dann vollständig mit dem Angebot übermittelt werden und ein deutlicher, unmissverständlicher Hinweis auf die fraglichen Informationen in den AGB oder anderen Informationsmaterialien (z. B. Katalog) enthalten ist.
Potenzielle Kunden benötigen in der Regel konkrete Preise und die Gültigkeitsdauer des Angebots. (#01)
Kalkulieren Sie Ihr Angebot nicht zu knapp!
Wer ein Angebot schreiben möchte, könnte insbesondere als unabhängiger Freelancer dazu verführt sein, ein übermäßig günstiges Angebot abzugeben, um einen Auftrag zu erhalten. Hierzu muss man wissen, dass ein abgegebenes Angebot verbindlich ist, was Preise und Gültigkeitsdauer angeht. Was sie hier versprechen, müssen Sie auch einhalten. Potenzielle Kunden benötigen in der Regel konkrete Preise und die Gültigkeitsdauer des Angebots. Achten Sie darauf, dies deutlich zu formulieren, denn ohne eine solche Einschränkung gilt Ihr Angebot sonst unbefristet. In diesem Fall könnte ein Kunde noch lange Zeit später einen Auftrag zu den Bedingungen erteilen, die sich möglicherweise inzwischen längst geändert haben.
Bei Faktoren, die nicht im Moment der Angebotsabgabe verbindlich festgelegt werden können, sollten unbedingt entsprechende Freistellungsklauseln eingebaut sein, die Zusätze wie „unverbindlich“ oder „ohne Gewähr“ enthalten. Allerdings können selbst diese Formulierungen manchmal von Wettbewerbshütern kassiert werden. Wenn Sie kein rechtsverbindliches Angebot schreiben können oder möchten, kann ein Kostenvoranschlag die Lösung sein, sofern der potenzielle Auftraggeber dies akzeptiert. Die dort aufgeführten Kosten dürften dann maximal um 20 Prozent überschritten werden.
Nimmt der Kunde Ihr Angebot in der abgegebenen Form an und erteilt den Auftrag, ist übrigens keine gesonderte Auftragsbestätigung erforderlich. Die ist nur dann anzuraten, wenn der Kunde bei der Bestellung bzw. Beauftragung vom Angebot abweicht oder dieses als unverbindlich gekennzeichnet war. Wer darauf achtet, vermeidet Unklarheiten und mögliche Missverständnisse.
Sehr oft werden Angebote nur im Hinblick auf die Rahmenbedingungen wie Anforderungen, Preise, Lieferzeiten erstellt. Aber man darf niemals vergessen, dass die Angebotserstellung für ein Unternehmen quasi eine Bewerbung beim Kunden um einen Auftrag ist – und da geht es den meisten Auftraggebern um mehr als nur ein günstiges Geschäft.(#02)
Ein Angebot zu schreiben ist eine Bewerbung beim Kunden
Sehr oft werden Angebote nur im Hinblick auf die Rahmenbedingungen wie Anforderungen, Preise, Lieferzeiten erstellt. Aber man darf niemals vergessen, dass die Angebotserstellung für ein Unternehmen quasi eine Bewerbung beim Kunden um einen Auftrag ist – und da geht es den meisten Auftraggebern um mehr als nur ein günstiges Geschäft. Qualität, Vertrauen und andere Faktoren lassen sich in Zahlen nicht ausdrücken. Der Gesamteindruck muss stimmen, weswegen Sie beim Angebot schreiben immer darauf achten müssen, Kompetenz und Sachkenntnis zu vermitteln. Freundlichkeit und Kulanz sind andere Faktoren, die eine Angebotserstellung zu weit mehr als zu der reinen Formalität machen, als die sie viel zu häufig angesehen wird. Immerhin vergleichen die Auftraggeber in der Regel mehrere Angebote, die auf dem Tisch liegen.
Sind die Zahlen nahezu identisch und alle anderen Faktoren ebenfalls, entscheidet letztlich das Bauchgefühl: Stimmen Sympathie und Erwartungen an eine gute Zusammenarbeit? Oft genug bewerten Auftraggeber die reibungslose Abwicklung als wichtiger als den Kampf um den niedrigsten Preis. Gute Angebote sind also nicht zwangsläufig immer die billigsten. Vermitteln Sie dem Kunden, dass Sie sich seinen Input jederzeit zu Herzen nehmen und seine Wünsche so gut und schnell wie möglich umsetzen können. Hohe Qualität, die Erfüllung der Bedürfnisse der Kundschaft, individuelle Flexibilität und der Preis bilden ein komplexes Gefüge.
Die wichtigsten Tipps im Überblick:
- Zeigen Sie Kulanz durch Nachlässe oder problemlose Abwicklung, die über das Vereinbarte hinausgeht
- Strukturieren Sie das Angebot klar und vermitteln Sie alle relevanten Informationen übersichtlich und verständlich
- Persönlicher Kontakt und persönliche Anrede gehören zusammen. Das schafft Vertrauen und individuelle Bindung
- Reagieren Sie immer zeitnah auf eine Angebotsanfrage. Wer wartet, den bestraft die Konkurrenz.
Video: Bessere Angebote schreiben: Tipp 1 Sprachbasierte Webanalyse
Musterschreiben für eine Angebotsvorlage
Absender und Empfänger sollten wie bei einer Rechnungsvorlage oder für Geschäftsbriefe gestaltet sein. Wichtig dabei: Benennen Sie einen klaren Ansprechpartner beim Kunden (in der Regel denjenigen, der das Angebot angefordert hat). Im Gegensatz zur Rechnung schreiben Sie aber weder Rechnungsdatum noch Rechnungsnummer in die Ecke, sondern Angebotsdatum und Angebotsnummer sowie gegebenenfalls die Kundennummer. Schon hier sollte unbedingt der Hinweis auf die Gültigkeitsdauer des Angebots zu finden sein. Auch der Name des Ansprechpartners (also Sie selbst) sollte auf einen Blick zu finden sein. Informationen zu AGB und Gerichtsstand müssen ebenfalls deutlich hervorgehoben bzw. ein Hinweis auf anderes Informationsmaterial gegeben sein.
Hier nun die beiden Beispieltexte. Der erste ist formal gehalten und eignet sich für die konkrete Beantwortung einer direkten Anfrage:
[HINWEIS VOM TEXTER: Tabulatoren und Blocksatz-Definitionen werden vom TB-Editor nicht unterstützt; druckfertige Vorlage inkl. DIN-gültige Briefköpfe etc. nicht umsetzbar.]
Beispiel Nr. 1:
Angebot / Ihre Anfrage vom…
Sehr geehrter Herr Musterberg,
haben Sie besten Dank für Ihre Anfrage. Wir freuen uns, dass Sie sich für unser Produkt interessieren und können Ihnen folgendes Angebot unterbreiten:
Leistung: Einheit: Preis/Einheit: USt. % Gesamtpreis:
Musterprodukt 10 Stck. 10,00 Euro/Stck. 19 % USt. 119,00
Einbau u. Anschluss 02 Stunden 50,00 Euro/Stunde 19 % USt. 119,00
Rechnungssumme: 238,00 EUR
Nettobetrag: 200,00 EUR
USt.: 38,00 EUR
Dieses Angebot ist gültig bis einschließlich 31.3.2019, alle Angebote ohne Gewähr und solange der Vorrat reicht. Es gelten unsere Allgemeinen Geschäfts- und Lieferbedingungen. Bei Fragen oder besonderen Wünschen kontaktieren Sie uns gerne direkt unter der oben angegebenen Telefonnummer oder per E-Mail an: musteradresse@musterjob.mu
Da sich sowohl eine Rechnung als auch ein Angebot aus rechtlichen Gründen je nach Branche und spezifischen Anforderungen unterscheiden, sind diese Vorlagen nur als Beispiel und Anregung zu sehen, die Sie Ihren eigenen Vorstellungen anpassen sollten. Insbesondere können wir keine Haftung für Korrektheit und Vollständigkeit der Anleitung übernehmen.
Möchten Sie hingegen auf eine Ausschreibung und nicht auf eine konkrete Angebotsanfrage reagieren, sollten Sie Ihre Korrespondenz entsprechend anpassen. Achten Sie darauf, dass nicht nur die Angebotsgültigkeit wichtig ist, sondern auch ggf. eine Annahmefrist durch den Auftraggeber Bestandteil des Angebots sein kann. Hier ein Beispiel für die fiktive Ausschreibung für ein bestimmtes Projekt (formale Ausarbeitung von Briefkopf etc. bleibt identisch; Angebote sind ggf. über mehrere Seiten auszufertigen, sofern nötig).
Speziell für Freiberufler möchten wir noch eine Checkliste an die Hand geben, welche die wichtigsten Rahmendaten ins Gedächtnis rufen soll, wenn sie ein Angebot schreiben. (#03)
Beispiel Nr. 2:
Angebot und Konditionen für Ausschreibung 47-11 (Bau einer Eisenbahntrasse auf Lummerland)
Sehr geehrte Frau Beispielich,
gerne möchten wir uns auf diesem Wege bei Ihnen vorstellen und ein Angebot für den Bau einer Eisenbahntrasse auf Lummerland unterbreiten.
Für die Ausführung Ihres Projektes machen wir Ihnen folgendes Angebot:
Dienstleistung: Anzahl Stunden: Preis/Stunde: USt. % Gesamt:
Streckenplanung 06 20 EUR 19 % 142,80
Schienenverlegung 10 20 EUR 19 % 238,00
Lieferung Material 10 20 EUR 19 % 238,00
Material: Stückzahl: Preis/Stck. USt. % Gesamt:
Eisenbahnschwellen 2000 05 EUR 19 % 11.900,00
Stahlschienen 7000 10 EUR 19 % 83.300,00
Rechnungssumme gesamt: 95.818,80
Betrag netto: 80.520,40
Umsatzsteuer: 15.298,40
Wir weisen darauf hin, dass dieses Angebot bis einschließlich 31.12.2020 Gültigkeit besitzt. Sämtliche Bestandteile des Angebots bleiben ohne Gewähr. Nachträgliche Änderungen der Ausschreibung bedürfen der Zustimmung beider Seiten. Es gelten unsere AGB inkl. Zahlungs- und Lieferbedingungen in der aktuellen Fassung, die wir Ihnen im Anhang mit weiteren Informationen zusenden.
Mit freundlichen Grüßen
Barnabas Beispiel
Video: 5 Gründe, professionelle Angebote zu schreiben
Was gibt es sonst noch zu beachten?
Das reine Angebotsschreiben ist, wie man anhand der Beispiele sehen kann, einer Rechnung nicht unähnlich. Wenn Sie bereits eine Buchhaltungssoftware mit Rechnungsvorlage verwenden, können Sie in der Regel problemlos Änderungen für eine Angebotsvorlage vornehmen. Wenn Sie das Angebot schreiben und sich damit gleichzeitig zum ersten Mal bei einem Kunden vorstellen möchten, sollten Sie vielleicht noch weiteres Informationsmaterial mitschicken, wie etwa ein Vorstellungsschreiben oder Prospekte, Kataloge und Referenzen. Wir haben in dem Beispiel auch die Steuer berücksichtigt, die man in unterschiedlicher Art und Weise aufführen kann.
Je nach Dienstleistung und Produkt können natürlich unterschiedliche Steuersätze anfallen. Befragen Sie hierzu am besten Ihren Steuerberater, wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Sätze Anwendung finden. Eine Buchhaltungssoftware kann damit in speziellen Fällen überfragt sein. Denken Sie auch daran, eventuelle Nachlässe oder Rabatte direkt in das Angebot einzubeziehen – achten Sie aber darauf, dass diese dann zum verbindlichen Bestandteil des Angebots werden.
Überzeugen Sie den Kunden, dass Sie den Auftrag unbedingt haben und planmäßig erfüllen können. (#04)
Unsere Checkliste für die Angebotserstellung
Speziell für Freiberufler möchten wir noch eine Checkliste an die Hand geben, welche die wichtigsten Rahmendaten ins Gedächtnis rufen soll, wenn sie ein Angebot schreiben. Sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, aber die dort enthaltenen Punkte sollten als Minimalstandard immer aufgeführt bzw. berücksichtigt sein. Bitte beachten Sie auch bei der Checkliste, dass wir keine Garantie oder Haftung für Vollständigkeit und Korrektheit der jeweiligen Bestimmungen geben können, da sich insbesondere die rechtlichen Vorgaben jederzeit ändern können.
Diese Liste dient lediglich als Orientierungshilfe für Ihre Angebote. Letztlich müssen Sie zudem noch die speziellen Erfordernisse der jeweiligen Branche bzw. besondere Kundenanforderungen in die Korrespondenz miteinbeziehen.
Daran sollten Sie immer denken:
- Sind alle Dienstleistungen und Produkte bzw. Waren korrekt aufgelistet?
- Ist die Umsetzung gemäß der Auftragsbeschreibung gewährleistet?
- Haben Sie alle Preise inkl. Zusatzkosten berücksichtigt und aufgeführt?
- Falls vorgesehen: Sind Rabatte und Nachlässe aufgeführt?
- Haben Sie die Liefer- und Geschäftsbedingungen benannt bzw. klar darauf verwiesen und entsprechende Informationen mitgeliefert?
- Sind die Zahlungsmodalitäten geklärt?
- Sind Liefer-, Verpackungs- und Transportkosten berücksichtigt?
- Ist der Gültigkeitszeitraum des Angebots deutlich angegeben?
- Wird der Gerichtsstand angegeben?
- Überzeugt die Präsentation Ihrer Firma und der gewünschten Dienstleistung?
- Haben sie alle Wünsche des Kunden bzw. die Anforderungen der Ausschreibung berücksichtigt?
- Weisen Sie auf die Qualität und ggf. Referenzen Ihrer Dienstleistung bzw. Produkte hin
- Überzeugen Sie den Kunden, dass Sie den Auftrag unbedingt haben und planmäßig erfüllen können.
Potenzielle Kunden benötigen in der Regel konkrete Preise und die Gültigkeitsdauer des Angebots. Achten Sie darauf, dies deutlich zu formulieren, denn ohne eine solche Einschränkung gilt Ihr Angebot sonst unbefristet. In diesem Fall könnte ein Kunde noch lange Zeit später einen Auftrag zu den Bedingungen erteilen, die sich möglicherweise inzwischen längst geändert haben.(#05)
Fazit: Angebote schreiben ist kein Hexenwerk, aber man darf sich keine Fehler leisten
Wie viele andere Dinge lässt sich auch das Angebote schreiben lernen, keine Frage. Wenn Sie eine Vorlage verwenden, prüfen Sie, ob diese Ihren Anforderungen und spezifischen Gegebenheiten der Branche bzw. Ihres Unternehmens entspricht. Insbesondere Freelancer machen hierbei oft Fehler. Fragen Sie ggf. den Steuerberater nach Vorgaben für die Buchhaltung und Rechnungsstellung, die auch im Angebotstext korrekt aufgeführt sein sollten. Denken Sie bei aller Einhaltung von Formalitäten auch daran, dass jedes Angebot eine Bewerbung beim Auftraggeber ist. Wenn Sie ihn nicht überzeugen können, bekommt ein anderer den Auftrag – und das hängt nicht immer mit dem günstigsten Preis zusammen.
Qualifikation, Qualität der Arbeit sowie der angebotenen Produkte und entsprechende Referenzen sollten zumindest bei der Erstabgabe eines Angebots bei potenziellen Neukunden enthalten sein. Bringen Sie auch Rabatte und Nachlässe zum Einsatz, wenn es hilft, den Kunden zu überzeugen. Bedenken Sie aber, dass ein Angebot stets verbindlich ist und von daher korrekt kalkuliert sein sollte. Deswegen sollte es auch immer in seiner Gültigkeit begrenzt sein – Preise und Konditionen können sich je nach Branche schließlich sehr rasch ändern.
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