Der Datenschutz gilt als einer der wichtigsten Verantwortungsbereiche eines Geschäftsführers – und wird doch leider allzu oft vernachlässigt. Vor allem Existenzgründer gehen die Sache eher lax an und setzen sich kaum mit diesem Thema auseinander. Dabei ist es gerade in der Gründungsphase eines Unternehmens deutlich einfacher, die entsprechenden Prozesse zur Sicherung der Daten einzubinden.
Datenschutz: Wie haftet der Geschäftsführer?
Leider gilt hier: In den meisten Fällen haftet der Geschäftsführer persönlich und mit seinem gesamten Vermögen bei Zuwiderhandlungen gegen den Datenschutz. Er muss dabei gegenüber der GmbH und auch gegenüber dritten Personen in Haftung gehen und gegebenenfalls Schadenersatz leisten. Im Bereich der GmbH wird dies als Innenhaftung bezeichnet, muss außerhalb der Gesellschaft gehaftet werden, gilt dies als Außenhaftung.
Der Geschäftsführer ist dazu verpflichtet, die „Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes“ walten zu lassen, was in § 43 Abs. 1 des GmbH-Gesetzes derart geregelt wird. Das Strafgesetzbuch sieht sogar eine Gefängnis- und Geldstrafe vor, wenn gegen den Datenschutz verstoßen wird. Dabei drohen Strafen von bis zu fünf Jahren, wenn die sogenannten Treuepflichten durch den Geschäftsführer verletzt werden.
Der Geschäftsführer trägt hier also alle Verantwortung – gegenüber den Mitarbeitern, den Kunden und im Bereich der IT-Sicherheit.
Datenschutz klären: Am besten schon in der Startphase
Die Implementierung des Datenschutzes ist in der Startphase besonders einfach und birgt einen noch sehr geringen Aufwand. Auch mit einem niedrigen Budget sind die nötigen Vorgänge durchzuführen, es müssen noch keine festgefahrenen und eingespielten Prozesse durchbrochen werden. Geklärt werden muss in dem Zusammenhang etwa, welche Daten von Kunden erhoben werden und wer Zugriff auf diese Daten bekommt.
Welche Art der Profilerstellung ist datenschutzkonform? Können Cookies eingesetzt werden und was passiert, wenn es eine Lücke im Datenschutz gibt? All diese und viele weitere Fragen sollte sich ein Gründer vorab beantworten, ehe er allzu sorglos einen Onlineshop erstellt oder seinen Mitarbeitern freien Zugriff auf sämtliche Daten der Kunden und Geschäftspartner gewährt.
Da ein junges Unternehmen durch geeignete Marketingmaßnahmen dafür sorgen muss, dass es einen Wettbewerbsvorteil erlangt, bietet sich hier der Datenschutz an. Denn wer diesen vernachlässigt, wird schon bald – nicht nur von den Kunden – abgestraft. Wird der Schutz persönlicher Daten aber großgeschrieben, honorieren das nicht wenige Kunden durch ein großes Vertrauen – was im Einzelfall sogar dafür sorgt, dass höhere Preise akzeptiert werden.
Imageschäden sind vorprogrammiert, wenn bekannt wird, dass der Datenschutz nicht eingehalten wurde – und diese Schäden sind in der Regel irreparabel und haben schon für viele Unternehmen ins Aus geführt.
An dieser Stelle ist der Geschäftsführer gefragt, sofern es denn beim Start des Unternehmens einen solchen gibt und nicht Gründer und Geschäftsführer eine Person sind. In jedem Fall muss er die Verantwortung für das Handeln des Unternehmens tragen und dies bezieht sich auch auf den Bereich des Datenschutzes.
Datenschutz: Beratung ist wichtig
Wer den Schritt in die Selbstständigkeit wagt, sollte sich zwingend zum Thema Datenschutz beraten lassen. Dabei ist es sinnvoll, spezialisierte Fachanwälte aufzusuchen, die zu verschiedenen Themen beraten.
Diese kennen sich mit sämtlichen Fragen rund um das Datenschutzrecht aus, können Verfahrensverzeichnisse erstellen und datenschutzrechtlich relevante Einzelmaßnahmen prüfen. Sie beraten zum Beispiel auch zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten und zur Auftragsdatenverarbeitung, die im Rahmen von Büroservices vorgenommen wird.
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