Betriebsstätte: Formalitäten und Genehmigungen

Um eine Betriebsstätte zu eröffnen, müssen Genehmigungen eingeholt werden. Wo finden Unternehmer die zuständigen Behörden zur Gewerbeanmeldung und gibt es Steuertipps speziell für ausländische Investments? Erläutert wird darüber hinaus das Thema Anmeldung einer Zweigniederlassung.

Betriebsstätte: Bei der Gewerbeanmeldung alles richtig machen

Das örtliche Gewerbeamt ist die erste Adresse, an die sich Unternehmer vor einer Gewerbeanmeldung wenden müssen. Unabhängig von der Rechtsform oder ob es sich um eine stationäre Betriebsstätte (etwa als unselbständige Zweigniederlassung) oder ein fahrendes Reisegewerbe ohne eigentliches Büro und Geschäftseinrichtung handelt.

Am Anfang steht die Bürokratie: Wer sich an die zuständigen Stellen in Form einer Gewerbeanzeige wendet, wird zunächst an weitere Behörden gemeldet. In der Regel das Finanzamt, die IHK (Industrie- und Handelskammer), das stattliche Gewerbeaufsichtsamt, die Agentur für Arbeit oder Berufsgenossenschaften. Je nach Branche können auch Behörden für Lebensmittelüberwachung hinzukommen. Die Mitarbeiter informieren Gründer über die komplette Liste.

Betriebsstätte oder Zweigniederlassung: Tipps für Kaufleute

Wer expandieren will und eine Zweigniederlassung gründen will, muss mehr als Einträge bei Behörden nachweisen. Hier gilt es ganz genau zu beachten, ob man wirklich eine Zweigniederlassung oder „nur“ eine betrieblich genutzte Stätte eröffnen möchte. Da hier ein einheitlicher Geschäftsbetrieb an lediglich räumlich verschiedenen Stellen vorliegt, dürfen Filialen keine von der Hauptniederlassung abweichende eigene Firma führen.

Jede Betriebsstätte muss beim zuständigen Gewerbeamt angemeldet werden, es erfolgt aber keine Handelsregistereintragung. Sie weist keine Eigenständigkeit im Verhältnis zur Hauptniederlassung des Unternehmens auf. Als unselbstständige Betriebsstätte ist also lediglich dem Gewerbeamt bei der Gemeinde eine Gewerbeanzeige einzureichen (Gewerbeanmeldung)

IT-Sicherheit prüfen

Sind alle Formalitäten und Genehmigungen eingeholt, beginnt für Unternehmer das Abenteuer Betriebsstätte. Fast schon logisch, dass jede derartige Einrichtung auch mit neuester IT ausgestattet sein muss. Jetzt ist wichtig, mögliche Schatten-IT zu bekämpfen. Das sind alle Systeme, die nicht Bestand der eigenen IT-Abteilung sind, aber trotzdem in den Unternehmen zu finden sind. Gründer sollten schon von Anfang an darauf achten, zu verhindern, dass fremde Software unbeabsichtigt von Mitarbeitern heruntergeladen wird und im schlimmsten Falle der Zugriff auf sensible Daten des Unternehmens erfolgt.

Wo lauern Gefahren? Etwa bei Smartphones oder Tablets, welche von Mitarbeitern angeschafft wurden, aber auch bei extern gekauften Kopierern, welche im ungünstigen Falle von schadhafter Software betroffen sind. Ebenfalls problematisch kann der Einsatz von Cloud-Systemen sein. Wer also eine Zweigniederlassung oder Betriebsstätte gründet, sollte auch die IT-Sicherheit im Blick behalten. Sonst kann aus dem Traum der neuen Niederlassung schnell ein böses Erwachen folgen.

Wo liegen eigentlich Unterschiede zwischen Zweigniederlassung und Betriebsstätte?

Erstere ist eine langfristig von der Hauptniederlassung getrennter Teil. Sowohl räumlich als auch organisatorisch getrennt. Relevante Geschäfte dürfen in einer Zweigniederlassung selbständig getätigt werden. Auch wichtig: Nur Kaufleute und Handelsgesellschaften haben das Recht, eine solche Niederlassung zu gründen. Wer ein Unternehmen ohne Handelsregistereintragung betreibt, der kann hingegen nur eine Betriebsstätte eröffnen.

Das betrifft etwa Kleingewerbebetriebe oder GbR-Firmen). Gemeldet werden muss diese Betriebsstätte zwar beim Gewerbeamt, doch da sie überhaupt keine eigenständige Handlungsbefugnis im Verhältnis zur Zentrale aufweist, ist auch die Eintragung ins Handelsregister unnötig.

Übrigens: Auch die Zweigniederlassung hat organisatorische und rechtliche Grenzen. Letztendlich bleibt sie trotz größerer Handelsfreiheiten ein Teil des Hauptunternehmens, welche für die Rechte und Pflichten verantwortlich ist. Damit erfolgt auch eine Abgrenzung zur weitgehend selbständig agierenden Tochtergesellschaft. Auch bei dieser Unternehmensform bleibt eine Abhängigkeit zur Muttergesellschaft bestehen. Und es erfolgt eine Kontrolle über die „Tochter“. Etwa im Bereich von Verträgen, wie viele Gewinne dem Mutterkonzern zufließen.

Definition Zweigniederlassung zur Betriebsstätte

Konkrete Beispiele, wie sich eine Zweigniederlassung von einer unselbständigen Betriebsstätte unterscheidet:

• Die räumliche Trennung zur Hauptniederlassung muss gegeben sein. Obwohl sich diese im selben Ort oder Handelsregisterbezirk befinden darf. Wie erwähnt muss der Betrieb auf Dauer angelegt sein, die Betriebsstätte kann ohne größere Probleme öffnen oder wieder geschlossen werden.
• Eine Zweigniederlassung ist eben nicht einfach nur eine Stelle, wo Hilfstätigkeiten für die Zentrale getätigt werden (wie so oft bei der Betriebsstätte). Sondern das grundsätzliche Geschäft unterscheidet sich nicht von der Zentrale. Auch die Unternehmensziele der Zweigniederlassung müssen der Hauptniederlassung dienen. Aber: Sie hat einen selbständigen Charakter und darf auch vom Umsatz bedeutender und relevanter für das gesamte Geschäft sein.
• Die größere Freiheit gilt auch sachlich und personell. Das bedeutet: Auch falls die Zentrale wegfällt, kann eine Zweigniederlassung als ein eigenständiges Unternehmen fortgeführt werden. Mit eigenen Betriebsmitteln, einer gesonderten Buchführung sowie eigenem Bankkonto. Beim Personal ist wichtig, dass ein Leiter vorhanden ist, welcher über Prokura oder eine Handlungsvollmacht verfügt. Er muss also selbständig Geschäfte abschließen dürfen, welche nur mit der Zweigniederlassung verbunden sind.

Vereinfacht kann man sagen: Jede Zweigniederlassung ist damit natürlich auch eine Betriebsstätte. Umgekehrt ist das aber nicht so, weil bei Letzterer eine komplette Abhängigkeit zum Mutterunternehmen besteht. Auch Rechnungen werden beispielsweise von der Zentrale ausgestellt.

Betriebsstätte und Steuertipps: Clever im Ausland gründen

Es kann von Vorteil sein, im Ausland eine solche Stätte zu eröffnen und einen Teil des Unternehmensgewinn dort zu versteuern. Das ist für den Teil möglich, welcher im Ausland erwirtschaftet wurde. Aber Vorsicht: Es lohnt sich nur, wenn diese Erträge niedriger versteuert werden als in Deutschland und gleichzeitig ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) vorliegt, das über eine „Freistellungsmethode“ verfügt.

Liegt eine solche Entlastung bei der Doppelbesteuerung vor, kann mit den Einkünften der ausländischen Niederlassung das steuerliche Niveau des Betriebsstättenstaates erreicht werden. Tipp: Unternehmer sollten aber immer prüfen, wie die komplette Versteuerung der Beträge ausfallen würde. Da helfen auch Anwälte, die sich auf internationales Steuerrecht spezialisiert haben.

Vorschriften zum Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) beachten

Aber: Es bringt Unternehmern nicht nur Vorzüge, über solche Steuertipps eine betriebliche Stätte im Ausland zu führen. Der Grund: Es gibt Regeln zur Gewinnermittlung und Gewinnabgrenzung. Diese sollen verhindern, dass ein zu großer Teil der Gewinne in die ausländische Niederlassung verlagert wird.

So besagen aktuelle DBA-Vorschriften, dass auch solche Gewinne zur Berechnung herangezogen werden, welche die Betriebsstätte „hätte erzielen können, wenn sie eine gleiche oder ähnliche Tätigkeit unter gleichen oder ähnlichen Bedingungen als selbstständiges Unternehmen ausgeübt hätte und im Verkehr mit dem Unternehmen, dessen Betriebsstätte sie ist, völlig unabhängig gewesen wäre“.

Die Verantwortlichen müssen also ausrechnen, was steuerlich bei geänderten Rahmenbedingungen herausgekommen wäre. Etwa wenn die betriebliche Stätte als Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung tätig gewesen wäre.

Eigene Buchführung im Ausland Pflicht

Was ist zu tun? Für die Betriebsstätte im Ausland muss eine eigene Buchführung erstellt werden. Dazu müssen Steuererklärung nach ausländischem Recht (in welchem Staat sich die Niederlassung befindet) angefertigt werden und die dort tätigen Arbeitnehmer müssen sich für die Lohnabrechnung mit der landesüblichen Lohnsteuer anmelden. Auch die Kapitalausstattung der betrieblichen Stätte, das sogenannte Dotationskapital spielt eine Rolle. Es müssen Darlehen und Zinseinnahmen genau dieser ausländischen Zweigstelle zugeordnet werden. Falls zum Beispiel Wirtschaftsgüter aus dem Inland in die ausländische betriebliche Stätte überführt werden, muss das ebenfalls gemeldet werden.

Es gilt also einiges in Sachen Steuern und Finanzen zu erledigen. Bevor Gewinne korrekt abgeführt werden können, müssen alle Vor- und Nachteile bekannt sein. Egal, ob man im Handwerk sein Geschäftsfeld betreiben möchte oder sich auf Dienstleistungen beziehungsweise im Bau engagieren will. Je mehr Tipps ein junger oder erfahrener Unternehmer einholt, umso besser.

Planung der Steuereinnahmen von großer Bedeutung

Aus diesen Gründen ist es unumgänglich, vor jeder Aktivität im Ausland und vor der Gründung einer in dieser Form geplanten ausländischen Niederlassung eine ausführliche Steuerplanung vorzunehmen. Viele Gründer sind dann überrascht, wenn aus den geplanten Steuertipps und der Senkung von zu zahlenden Abgaben am Ende ein Minusgeschäft die Folge ist.

Denn es ist klar, dass man als Unternehmen nicht „mal eben“ eine weitere Arbeitsstätte eröffnen kann. Unabhängig von den Regelungen zum Doppelbesteuerungsabkommen sind Investitionen nötig. Von der Anmietung von Büros oder Werkstätten bis hin zur Ausstattung der Büros, bei Anstellung von einem Vertreter oder für eventuell benötigte Firmen-PKWs.

Vorsicht vor Betriebsstätten wider Willen

Kurios: Manchmal entstehen auch zufällig Betriebsstätten, ohne dass dies beabsichtigt war. Ärgerlich vor allem in Ländern mit höherer Besteuerung als in Deutschland. Wie kann das passieren? Schon bei kleinsten Änderungen im Auslandsgeschäft. Wenn etwa ein unabhängig tätiger Vertreter des Unternehmens durch den eigenen Arbeitnehmer ersetzt wird. Mitunter greifen dann sofort die steuerrechtlichen Folgen.

Auch Bauarbeiten oder Montagen im Ausland, welche über den vom DBA festgelegten Zeitrahmen hinausgehen, können steuerrechtliche Konsequenzen haben. Das betrifft im Zweifel auch reine Privatwohnungen von deutschen Unternehmern im Ausland. Nämlich dann, wenn sie intensiv genutzt wird und so zu einer „Geschäftsleitungsbetriebsstätte“ wird.

Es ist schon vorgekommen, dass der Bundesfinanzhof einen reinen Server als betrieblich genutzte Arbeitsstätte gewertet wird. Jedenfalls dann, wenn dieser mehr als 6 Monate irgendwo im Ausland installiert ist und der tätige deutsche Unternehmer über diesen Server eine Verfügungsvollmacht besitzt. Wenn also dieser Server entweder gekauft oder gemietet wurde.

Fazit:

Eine Betriebsstätte zu gründen, kann eine sinnvolle Entscheidung sein, wenn man als Unternehmer expandieren will und trotzdem seine volle unternehmerische Freiheit behalten will, die bei der Rechtsform einer Zweigniederlassung in dieser Form nicht mehr gegeben ist. Jeder sollte aber auf Details im Steuerrecht achten. Gerade wenn es um die Besteuerung einer im Ausland geplanten Niederlassung geht.

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