Virtuelles Büro für Startups: Büromiete ohne Büro?

Ein Unternehmen hat sich neu gegründet und braucht nun einen Platz, von dem aus die Büroarbeit erledigt wird. Leider liegen gerade in den begehrten Bürogegenden die Mieten deutlich über dem Budget des Start-ups.

Virtuelles Büro als Lösung

Viele junge Unternehmer gehen davon aus, dass ein Büro längst überflüssig geworden ist. Schließlich gibt es doch Smartphones und Tablets, die von unterwegs ständig Zugriff auf die Geschäftsmail zulassen! Und Kundenbesuche sind auch kaum zu erwarten und wenn, könnte man sich doch in einem Café oder zum Essen treffen. Weit gefehlt, denn die Bedeutung der Geschäftsadresse ist groß und darf nicht vergessen werden. Denn: Lesen Kunden und Geschäftspartner die Büroadresse, gehen sie von einem florierenden Unternehmen oder einer Firma, die stramm in Richtung Insolvenz marschiert aus.

Die Geschäftsadresse ist auch schon für neu gegründete Firmen ein Aushängeschild und Kunden schließen aus der Adresse darauf, was von diesen jungen Unternehmen zu erwarten ist. Auch potenzielle Geschäftspartner und Unterstützer achten auf die Adresse. Leider sind die Immobilienpreise oft hoch oder es gibt in den begehrten Gebieten keine freien Büroräume. Die Lösung ist ein virtuelles Büro mit Geschäftsanschrift und Briefkasten, bei dem Sie eine Adresse ohne Räumlichkeiten mieten.

Neugründungen kontra Immobilienpreise

Nicht nur, dass die Innenstädte bei vielen Menschen als Wohngegenden immer beliebter werden und die Preise für die verschiedenen Wohnungen und Häuser munter steigen, wächst auch die Anzahl der Unternehmensgründungen. Klar, dass diese ein Büro haben wollen, in dem sie erreichbar sind. Doch Start-ups bringen das dafür nötige Budget meist nicht mit bzw. planen ihre Finanzen anders. Kleine und mittelständische Betriebe haben schon lange mit den steigenden Preisen zu kämpfen, da verwundert es nicht, dass es für Existenzgründer nahezu unmöglich ist, die hohen Mietkosten aufzubringen. Doch eine Lösung gibt es: Richten Sie ein virtuelles Büro ein!

Sie bekommen hier keine Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt, in denen Sie tatsächlich arbeiten können. Sie erhalten dafür eine Geschäftsadresse in einer repräsentativen Gegend und das Recht, diese auf all Ihren Geschäftsunterlagen zu nennen. Der Service kann sogar noch umfassender sein und beinhaltet zusätzlich einen Briefkasten sowie die Annahme von Anrufen. Nachrichten und Post werden an Sie weitergeleitet, sodass Ihnen keine Informationen oder Unterlagen verloren gehen. Die Post landet demnach bei der Vorzeigeadresse und wird dann weitergeschickt.

Virtuelles Büro: Keine kranken Mitarbeiter

Wer einmal erlebt hat, wie das halbe Unternehmen kopfsteht, weil die Sekretärin krank geworden ist, wird verstehen, warum ein virtuelles Büro mit all seinen Serviceleistungen zu attraktiv ist. Hier wird die Post durchgesehen, was wiederum nicht von der Arbeitszeit im Kerngeschäft abgerechnet werden muss. Es werden Telefonanrufe angenommen und an die entsprechenden Bearbeiter weitergeleitet bzw. werden Nachrichten erfasst und weitergetragen. Die eigene Sekretärin geht irgendwann in den Urlaub, wird krank oder fällt aus anderen Gründen aus – mit den Zusatzleistungen des virtuellen Büros passiert das nicht mehr. Hier ist jederzeit gegeben, dass das Firmenbüro besetzt ist, es gibt keine Ausfallzeiten oder Probleme dadurch.

Das Konzept der virtuellen Büros ist aber nicht neu, denn es existierte bereits in den 1990er Jahren. Doch so richtig zum Boomen kam es erst, als die Wirtschaftskrise in 2007 dafür sorgte, dass viele Menschen ihren Job verloren. Sie wurden selbstständig tätig und brauchten Büros. Diese wurden rasch knapp, also musste eine neue Lösung her. Ein virtuelles Büro war der Ausweg! Heute sind es vor allem die Zusatzdienste, die die virtuellen Büroräume so interessant machen, denn sie verschaffen einem Unternehmen deutlich mehr Zeit, um sich um das Kerngeschäft zu kümmern.

Virtuelles Büro: Vorteile über Vorteile

Der wohl einzige Nachteil eines virtuellen Büros besteht darin, dass Sie sich unter der Adresse nicht mit Ihren Kunden oder Geschäftspartnern treffen können. Doch vor allem für kleine Unternehmen ist das irrelevant, bei ihnen kommt es hauptsächlich auf die Erreichbarkeit und auf den guten Namen der Ortslage an.

Zusätzlich bringt ein virtuelles Büro folgende Vorteile mit:

• deutlich geringere Festkosten als ein normales Büro
• kurzfristige Verträge möglich
• keine Verwendung der privaten Adresse als Firmensitz
• repräsentative Adresse in oft heiß begehrten Geschäftszentren
• eigene Postanschrift für sämtliche Geschäftsunterlagen
• Angabe einer lokalen Telefonnummer möglich
• ständige Erreichbarkeit bei Buchen von Zusatzleistungen
• Annahme und Weiterleitung der Telefonate
• individuelle Services möglich

Virtuelles Büro: Darauf sollten Sie achten

Inzwischen ist die Zahl der Anbieter für virtuelle Büros wahrlich in die Höhe geschnellt. Darunter finden sich nicht nur diejenigen, die tatsächlich lediglich eine Geschäftsadresse anbieten, sondern auch die, die Zusatzleistungen wie die Telefonannahme und die Postbearbeitung anbieten. Die Höhe der Mieten, die pro Monat für die Adresse sowie für Zusatzleistungen anfallen, sind verschieden und hängen unter anderem von der Lage der virtuellen Büros ab.

Junge Unternehmen müssen sich in der Anfangszeit ihrer Firma meist vorrangig um das Kerngeschäft kümmern. Die Verwaltungsaufgaben folgen dann am Abend oder werden gern einmal völlig außer Acht gelassen. Durch die Zusatzservices des virtuellen Büros ist das nicht mehr nötig, denn der Sekretariatsservice sorgt dafür, dass Telefonanrufe angenommen und weitergeleitet werden und dass für derartige Dinge keine Zeit aufgewendet werden muss.

Achten Sie bei der Auswahl des Anbieters nicht nur auf die Kosten, sondern auch auf den Umfang der gebotenen Zusatzleistungen sowie darauf, ob die Adresse vielleicht mehrfach vergeben wird. Denn: Auch in dieser Branche gibt es schwarze Schafe, die sich an den monatlichen Mietkosten bereichern und das vereinbarte Angebot nicht erfüllen können. Buchen Sie am besten bei namhaften Anbietern, die darüber hinaus eine gewisse Erfahrung mitbringen und wissen, welche Zusatzleistungen sie erbringen können und wobei es sich um leere Versprechungen handeln würde.

Alternative: Coworking Spaces

Wer als Selbstständiger oder Freiberufler durchstarten möchte, muss nicht nur auf sein Geschäftskonzept achten und das Kerngeschäft erfüllen, sondern braucht auch ein Büro. Ist das nicht vorhanden, ist ein virtuelles Büro die Lösung. Oder Sie setzen auf Coworking Spaces! Dabei handelt es sich um ein Bürokonzept, bei dem sich mehrere Nutzer ein Büroobjekt teilen. Die Idee kam aus den USA und orientierte sich an den dort verbreiteten Großraumbüros.

Coworking Spaces bestechen durch großzügige Räumlichkeiten, die oft ein innovatives Innendesign aufweisen und die für Start-ups, Freiberufler und Digitalnomaden die richtige Wahl sind. Alle diejenigen, die nicht in ein eigenes Büro investieren wollen oder sich eine solche Investition gar nicht leisten können, sind mit Coworking Spaces gut beraten. Die Nutzer sparen enorme Kosten, wenn sie sich die Räumlichkeiten teilen, denn die Gebühren und Kosten werden auf alle Nutzer umgelegt. Außerdem ist von Vorteil, dass sich hier Menschen unterschiedlicher Branchen austauschen können. Nicht selten entstehen gemeinsame Projekte, die weiterentwickelt werden und rasch zum Erfolg führen.

Die Kosten für Coworking Spaces sind immer überschaubar, denn bezahlt wird nur die Zeit, die auch tatsächlich am Schreibtisch verbracht wird. Daraus ergibt sich eine völlig unverbindliche und flexible Nutzung, die eine hohe Kostenersparnis mit sich bringt. Denn die Mieter teilen sich auch die Bürogeräte wie Scanner und Drucker, Kopierer und Telefon. Sie können Besprechungsräume nutzen, ohne einen eigenen Konferenzraum einrichten zu müssen. Sie können auch das Netzwerk verwenden, was ebenfalls zur Kostenersparnis beiträgt.

Diese Coworking Spaces sind derzeit angesagt

Die Vorteile der Nutzung von Coworking Spaces sind längst erkannt und stehen als Alternative für ein virtuelles Büro zur Verfügung. Nun gibt es aber einige Hotspots für Coworking Spaces, die sich großer Beliebtheit erfreuen und die Raum für das Ausführen der eigenen Geschäfte ebenso bieten wie für die Zusammenarbeit und Projektentwicklung mit anderen Nutzern.

Die folgenden Top-Coworking Spaces sind in Deutschland zu finden:

• Berlin
  Ob am Alex, am Gendarmenmarkt, am Kudamm oder in der Friedrichstraße: Wer als Start-up eine bekannte Geschäftsadresse braucht, ist hier goldrichtig. Die gebotenen Adressen gehören zu den beliebtesten überhaupt und hinterlassen in jedem Fall einen positiven Eindruck bei Geschäftspartnern und Kunden. Wer diese Adresse liest, wird sich denken, dass es sich dieses junge Unternehmen wohl leisten kann, dort ein Büro zu unterhalten!
• München
  Die Coworking Spaces in München zeichnen sich vor allem durch ihre Lage und ihre gute Geschäftsanbindung aus. Sie sind beispielsweise in der Maximilianstraße zu finden, auch am Königsplatz oder in der Leopoldstraße gibt es derartige Büros. Angesichts der Tatsache, dass Immobilien in München extrem teuer sind und die Mieten von kaum einem Start-up bezahlt werden können, sind die Coworking Spaces hier eine sehr gute Wahl für alle, die eine ideale Geschäftsadresse (und vor allem eine repräsentative Adresse) vorweisen wollen.
• Hamburg
  In der Liste der Coworking Spaces darf Hamburg natürlich nicht fehlen. Vor allem das Chilehaus und die HafenCity stehen auf der Beliebtheitsskala der Büroadressen ganz weit oben. Die Arbeitsräume und Konferenzzimmer stehen in verschiedenen berühmten Gebäuden zur Verfügung und zeigen sich als historisch wertvoll oder ausgefallen. Kunden und Geschäftspartner lassen sich mit einer solchen Adresse durchaus beeindrucken!
• Frankfurt am Main
  Die Stadt gehört zu den wichtigsten und bedeutsamsten Finanzplätzen der Welt und ist für Meetings mit Kunden nahezu ideal. Gut, wenn Sie hier eine Geschäftsadresse vorweisen können, die nicht nur wie ein virtuelles Büro auf dem Papier besteht, sondern unter der auch Konferenzräume genutzt werden können. Die Coworking Spaces in Frankfurt am Main werden auch gern und häufig von Unternehmern genutzt, die sich nur für wenige Stunden in der Stadt aufhalten, dafür aber nicht eigens ein Büro dauerhaft gemietet haben müssen. Die Büros können im Rahmen der Coworking Spaces kurzfristig gemietet werden, was in Frankfurt am Main besonders häufig genutzt wird. Die Räumlichkeiten befinden sich beispielsweise im Messeturm, im Bankenviertel oder in der Nähe des Flughafens. Damit ist die sehr gute Verkehrsanbindung schon einmal gegeben!
• Köln
  Verschiedene Adressen mit sehr gutem Renommee stehen in Köln zur Verfügung, beispielsweise im Zollhafen oder in der Innenstadt. Die Kunden werden beeindruckt sein und dem Start-up gute Erfolgsaussichten und sehr viel Vertrauenswürdigkeit bescheinigen, wenn Sie hier eine Adresse vorzuweisen haben. Damit das Arbeiten wirklich entspannt ist, sind die Verkehrsanbindungen besonders hervorzuheben, denn verkehrstechnisch lässt es sich in Frankfurt am Main an nichts kritisieren.
• Düsseldorf
  In Düsseldorf sind in der Innenstadt sogar Coworking Spaces zu mieten, die über große Arbeitsräume und Konferenzzimmer verfügen und die sich vor allem durch ihre Größe auszeichnen. Selbst große Teams mit vielen Mitgliedern finden hier Platz und können die Vorteile des Coworking-Konzepts nutzen. Zusätzlich gibt es verschiedene Leistungen wie den Rezeptionsdienst oder die Postannahme, was junge Unternehmen nach der Gründung besonders unter die Arme greifen dürfte.

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