Etwas einfaches wie einen Geschäftsbrief zu schreiben stellt gerade junge Unternehmen und Einzelunternehmer oft vor große Probleme. Schließlich ist ein Geschäftsbrief viel mehr als nur ein Kommunikationsmittel. Er stellt auch eine Bewerbung des eigenen Unternehmens dar und muss deshalb sowohl in Sachen Inhalt als auch Design stimmig sein.
Geschäftsbrief schreiben nach Norm
Einen Geschäftsbrief schreiben ist in Deutschland keine Frage von persönlichen Vorlieben, es gibt tatsächlich eine Norm dafür. DIN 5008 regelt genau, wie ein solches Anschreiben auszusehen hat, vom Briefkopf bis zur Grußformel.
Die Seitenränder müssen demnach folgendermaßen ausfallen:
- Oberer Seitenrand: 4,5 cm
- unterer Seitenrand: 2,5 cm
- Seitenrand unten: 2,5 cm
- Seitenrand oben: 2 cm
Des Weiteren ist geregelt, dass der Betreff zwei Zeilen unter dem Datum folgt, die Anrede zwei Zeilen unter dem Betreff und die Grußformel eine Leerzeile nach dem Textende. Für die Unterschrift sind drei leere Zeilen einzuplanen und am Briefende folgt stets das Anlagenverzeichnis. Die Schriftart ist auf 12 Punkt festgelegt. 11 Punkt sind erlaubt, wenn dadurch ein Schreiben eben noch auf eine einzelne Seite passt. Schriftgrößen darunter sind aber tabu, um die Lesbarkeit für den Empfänger zu garantieren. Keine feste Vorgabe gibt es für die Schriftart, hier haben sich vor allem Times New Roman und Arial etabliert.
Tipps für den richtigen Inhalt
Die richtige Form eines Geschäftsbriefs kann leicht mit Vorlagen erreicht werden, entsprechende Dateien für alle gängigen Textverarbeitungsprogramme sind im Internet leicht zu finden. Viel wichtiger ist aber der passende Inhalt. Hier hilft es, sich an einige einfache Tipps zu halten, um für einen guten Eindruck zu sorgen. Wichtig ist zum Beispiel, sich möglichst kurz zu halten und auf den Punkt zu kommen. Zeit ist schließlich Geld, also sollten Geschäftspartner nicht mit mehr Informationen als nötig bedacht werden.
Ebenfalls sehr wichtig ist eine gute Betreffszeile. Das Anliegen in einem Geschäftsbrief muss mit wenigen Worten klar formuliert werden, damit sofort klar ist, worum es geht. Beim Geschäftsbrief schreiben sollten Unternehmer weiterhin das Wichtigste zuerst nennen. Nebensächlichkeiten gehören, wenn überhaupt, an das Ende des Textes.
Bei der Anrede ist stets die persönliche Variante zu empfehlen, sofern der Empfänger bekannt ist. Das klassische „Sehr geehrte Damen und Herren“ wirkt unpersönlich und beliebig. Wer den Namen des Empfängers kennt, wählt beim Geschäftsbrief schreiben die Variante „Sehr geehrte/r Frau/Herr …“. Zuweilen sind auch Anreden wie „Guten Tag, Frau/Herr“ in Ordnung, allerdings nur, wenn der Empfänger schon etwas besser bekannt ist.
Erst denken, dann schreiben!
Einen Geschäftsbrief schreiben ist grundsätzlich kein Hexenwerk. Die genaue Strukturierung bedarf gewiss etwas Eingewöhnung, es stellt sich hier aber schnell eine Routine ein. Beim Brieftext empfiehlt es sich, sich einfach einige Gedanken zu machen. Der Brief sollte so formuliert werden, dass er gerne gelesen wird, also möglichst positiv. Selbst wenn der Anlass für das Schreiben mal nicht allzu positiv sein sollte, helfen gut gemeinte Formulierungen, dem Empfänger ein gutes Gefühl zu vermitteln. Mit einer persönlichen Note lässt sich auch jeder Geschäftsbrief etwas auflockern. Dabei kann es sich um eine spezielle Grußformel halten.
Ein Modedesigner könnte sich beispielsweise „mit modischen Grüßen“ verabschieden. Wer beim Geschäftsbrief schreiben auch etwas Werbung für sich oder seine Webseite machen möchte, nutzt dafür am besten das PS. Die zusätzliche Zeile fällt immer ins Auge und bleibt besonders gut im Gedächtnis. Sie sollte aber nie aus mehr als einem Satz bestehen.
Auch bei einer Mail nicht auf einen guten Eindruck verzichten!
Abgesehen von der Form gelten alle genannten Tipps auch für das Verfassen einer Geschäftsmail. Auch hier ist die richtige Anrede wichtig sowie das Zusammenfassen von Informationen auf möglichst kurze und knackige Sätze. Nicht zuletzt ist immer auch auf eine gute Rechtschreibung zu achten. Wer gerade hier seine Probleme hat, sollte unbedingt eine entsprechende Software benutzen.
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