Anrufbeantworter besprechen: Tipps für eine seriöse Bandansage

Sie haben den Start mit dem eigenen Unternehmen gewagt? Oder möchten als Privatperson Anrufern gegenüber besonders seriös erscheinen? Dann sollten Sie beim Besprechen des Anrufbeantworters darauf achten, dass der Spruch nicht monoton oder besonders witzig ist, sondern persönlich, freundlich, eher konservativ und allgemein passend. Ganz schön viele Anforderungen, die aber umzusetzen nicht allzu schwer ist.

Mit dem Anrufbeantworter eine Visitenkarte erstellen

Lassen Sie die Mailbox zu Ihrer digitalen Visitenkarte werden! Das ist ganz einfach, wenn Sie einige Dinge dazu beachten. Betrachten wir aber erst einmal eine Visitenkarte auf Papier.

Was ist darauf zu finden?
Ihr Name, Ihre Telefonnummer, Ihre Adresse sowie eine Internetseite bzw. eine E-Mail-Adresse werden genannt.
Vielleicht führen Sie auch Ihre üblichen Geschäftszeiten auf?

Kurzum: Alle Daten werden gegeben, die es dem Empfänger der Visitenkarte ermöglichen, Sie leicht zu erreichen. Genau dieses Ziel sollten Sie auch verfolgen, wenn Sie den Anrufbeantworter besprechen.

Ein Anrufer muss die Chance haben, Sie hier zu erreichen – auch wenn das momentan nicht persönlich möglich ist. Ihre Nummer hat er bereits, Ihren Namen sollten Sie allerdings noch einmal nennen. So kann der Anrufende sicher sein, die richtige Nummer gewählt zu haben. Ihre Adresse müssen Sie nicht nennen, stattdessen wird eine freundliche Begrüßung erwartet.
Interessant sind hingegen die Geschäftszeiten bzw. andere Zeiten, in denen Sie gut erreichbar sind. Reden Sie deutlich, damit keine Unklarheiten entstehen. Achten Sie auf Freundlichkeit in Ihrer Stimme, ansonsten verschrecken Sie den Anrufenden womöglich und er versucht es nicht mit einem erneuten Anruf oder wünscht sich gar, er hätte nie angerufen.
Achten Sie auch darauf, dass Sie keine witzigen Sprüche verwenden – wenn Sie den Anrufbeantworter besprechen, tun Sie dies auf seriöse Art und Weise. Von einer Firma erwartet niemand Witzigkeit, es sei denn, Sie sind als Kreativer in der Werbebranche bekannt. Dann können Sie sich auch kreative Sprüche einfallen lassen, diese wird niemand übel nehmen. Im Gegenteil, hier könnte das sogar zu Ihrem Aushängeschild werden. Für alle anderen gilt das aber als Fauxpas, der tunlichst vermieden werden sollte.

Lassen Sie die Mailbox zu Ihrer digitalen Visitenkarte werden! (#01)

Welche Fehler werden gern gemacht?

Wenn Sie den Anrufbeantworter besprechen, können Sie doch gar nichts falsch machen – oder? Leider gibt es einige Fehler, die immer wieder gemacht werden, die aber deshalb nicht weniger schlimm sind. Lockere Sprüche gehören wie bereits angesprochen dazu. Auch eine undeutliche Sprechweise ist nicht hinnehmbar.
Gern wird versucht, möglichst seriös, neutral und professionell zu klingen, was sich allerdings meist nach einer Tonbandansage anhört. Das übliche „Hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Signalton“ ist ebenfalls nicht zu empfehlen. Wann sollte der Anrufende denn sonst sprechen, wenn nicht nach dem Signalton? Vermeiden Sie es bitte, jemanden auf das Offensichtliche hinzuweisen, denn das ist einfach nicht nötig.
Ein langer Text für die Ansage ist ebenfalls nicht schön und hat schon so manchen Anrufer dazu gebracht, lieber wieder aufzulegen. Geduld ist nicht jedermanns Stärke und sollte daher nicht auf die Probe gestellt werden.

Tipps für gute Ansagen

Aus den genannten Fehlern lassen sich nun leicht Tipps für Ansagen ableiten, die als sehr gut einzustufen sind.

Lassen Sie die Ansage auf dem Band lebendig klingen und versuchen Sie nicht, besonders ernsthaft oder professionell zu klingen. Sie verstellen damit Ihre Stimme, was selten von Vorteil ist.
Sprechen Sie alle Informationen auf das Band, die von einem Anrufer benötigt werden, falls er es mit einem erneuten Anruf versuchen möchte.
Vergessen Sie nicht, einen Rückruf anzubieten, denn viele Kunden oder Geschäftspartner werden nicht noch einmal versuchen, Sie zu erreichen.
Begrüßen Sie den Anrufenden mit einem netten „Guten Tag“ und beenden Sie die Ansage mit einem freundlichen „Vielen Dank“. An dieser Stelle können Sie gern konservativ bleiben, moderne Begrüßungen und Verabschiedungen wirken unseriös und teilweise sogar abschreckend.
Sollten Sie im Urlaub sein, erwähnen Sie dies – aber nur, wenn Sie als Unternehmer den Anrufbeantworter besprechen. Als Privatperson ist dies nicht zu empfehlen, denn gerade in der Haupturlaubszeit finden potenzielle Einbrecher damit leichter ihre Opfer.
Bieten Sie eine alternative Erreichbarkeit, andere Kontakte oder Zeiten für die Erreichbarkeit an.
Wenn Sie auf dem Anrufbeantworter einen Rückruf versprechen, halten Sie sich bitte auch an dieses Versprechen!

Musteransage in deutsch und englisch

Was sollten Sie beim Besprechen des Anrufbeantworters noch beachten?

Wenn Sie den Anrufbeantworter besprechen, sollten Sie sich dafür ausreichend Zeit nehmen. Nicht an jedem Tag ist das möglich, suchen Sie sich daher eine ruhige Minute, wenn Sie gerade nichts Dringendes zu erledigen haben. Denn in den meisten Fällen hören Anrufende es der Stimme auf dem AB an, wenn dieser gehetzt ist und unter Stress steht. Beherzigen Sie daher bitte die folgenden Tipps:

Wählen Sie als Ort für die Aufnahme einen ruhigen Raum, in dem Sie nicht abgelenkt oder gestört werden.
Achten Sie darauf, dass keine Hintergrundgeräusche vorhanden sind. Sperren Sie durch das Schließen der Fenster auch das ansonsten sehr harmonische Vogelzwitschern aus.
Notieren Sie sich vorab, was Sie sagen wollen. So kommen Sie nicht in die Situation, nach Worten suchen zu müssen, denn diese sind dann oft auf unerklärliche Art und Weise nicht greifbar. Die schriftliche Notiz hat noch einen weiteren Vorteil: Sie sind ruhiger und nicht so nervös. Bedenken Sie aber, dass Sie dennoch lebendig erscheinen sollen. Reden Sie nicht zu monoton.
Bleiben Sie sachlich und schweifen Sie nicht ab. Geben Sie nur die wichtigsten Informationen!
Erwähnen Sie folgende Daten: Name der Firma, eigener Vor- und Zuname, mögliche Erreichbarkeit. Bitten Sie um das Hinterlassen einer Nachricht und bedanken Sie sich. Bieten Sie einen raschen Rückruf an!
Verwenden Sie keine Floskeln, die scheinbar auf allen Anrufbeantwortern zu hören sind.
Weisen Sie nicht darauf hin, dass es sich hierbei um einen AB handelt – das ist offensichtlich.
Erwähnen Sie nicht den berühmten Piepton!
Halten Sie sich kurz und bringen Sie keine langen Texte auf den AB.
Sprechen Sie laut, deutlich und ruhig – möglichst dialektfrei und gut verständlich.
Stellen Sie sich beim Besprechen des Anrufbeantworters aufrecht hin. Wenn Sie sitzen, ist das Zwerchfell eingeklemmt, die Stimme hört sich gedrückter an. Ihre Stimme braucht aber Platz, um Volumen zu entwickeln!
Lächeln Sie beim Aufsprechen des Textes, dies hört der Anrufende deutlich.
Verzichten Sie auf die Erwähnung, dass Sie gerade nicht erreichbar sind. Das hat der Anrufende gerade selbst gemerkt.

Noch ein Tipp zur Länge

Die Länge des Ansagetextes ist von großer Bedeutung. Versetzen Sie sich dazu in die Lage des Anrufenden. Dieser hat sich schon zurecht gelegt, was er Ihnen sagen möchte und weiß genau, welches Anliegen er hat. Und dann? Sind Sie einfach nicht da oder gehen nicht ans Telefon! Stattdessen bekommt der Anrufende einen langen Text zu hören, in dessen Verlauf er zunehmend ärgerlich wird.
Wer will schon lange Texte hören, wenn er doch sein Anliegen vortragen und eine Lösung haben möchte?

Sie sollten sich daher kurz fassen und mit Ihrer AB-Ansage bereits versuchen, den Anrufenden zu besänftigen.

Bleiben Sie dabei aber immer freundlich und verfallen Sie nicht in den Ton eines Generals – der Befehlston auf dem AB ist unerwünscht und führt nur zu noch größerer Verärgerung.
Gehen Sie immer davon aus, was Sie selbst anstelle des Anrufenden erwarten würden. In den meisten Fällen wird das der baldige Rückruf sein. Bieten Sie diesen also auch selbst an und halten Sie sich daran. Hören Sie den AB daher häufiger am Tage ab und kümmern Sie sich um alle Anrufe direkt.